Zamówienia do pokoju w jedno popołudnie: checklista

Uruchomienie zamówień do pokoju brzmi jak projekt ze spotkaniami, dostawcą i tygodniem szkoleń. W pensjonacie lub małym hotelu wystarczy jednak jedno popołudnie skupionej pracy. Potrzebujesz listy pokoi, krótkiego menu, kilku zdjęć z telefonu, wydrukowanych kodów QR i pracownika, który wie, co zrobić, gdy przyjdzie pierwsze zamówienie.

Ta checklista zakłada obiekt od 10 do 60 pokoi, istniejące śniadania lub małą kuchnię (albo partnera, który gotuje) i jedną osobę, która wszystko skonfiguruje. Godziny to przykładowy plan na spokojne popołudnie, powiedzmy od 13:00 do 18:00.

Zanim zaczniesz: zdecyduj o trzech rzeczach

Poświęć na nie 15 minut, zanim otworzysz jakikolwiek program. Od nich zależy cała reszta.

1. Co goście mogą zamówić? Śniadanie do pokoju, przekąski i napoje, proste dania na ciepło, prośby do housekeepingu (ręczniki, dodatkowa poduszka, sprzątanie). Zacznij od tego, co już serwujesz.
2. Kiedy? Zapisz godziny dla każdej kategorii. Na przykład: śniadanie 7:00-10:30, kuchnia 12:00-21:00, napoje i przekąski do 23:00, prośby całą dobę.
3. Kto przyjmuje, a kto dostarcza? W małym obiekcie często recepcja przyjmuje zamówienie, a kuchnia lub portier nocny je dostarcza. Jedno nazwisko na zmianę, a nie "ktokolwiek akurat jest wolny".

13:00 - Pokoje i ustawienia podstawowe (30 minut)

• Utwórz obiekt, ustaw walutę, strefę czasową i główny język.
• Dodaj pokoje dokładnie tak, jak są ponumerowane na drzwiach. Uwzględnij apartamenty, pokoje w dobudówce i studia. Pokój, którego brakuje na liście, to gość, który nie może nic zamówić.
• Pogrupuj pokoje według pięter lub budynków, jeśli od tego zależy trasa dostawy.
• Zdecyduj, czy od pierwszego dnia chcesz weryfikację zameldowania (recepcja wpisuje nazwisko gościa, a zamówienie przechodzi tylko przy zgodnym nazwisku). W małym pensjonacie można spokojnie zacząć bez niej i włączyć ją później.

13:30 - Napisz krótkie menu (60 minut)

Najczęstszy błąd przy starcie to skopiowanie całej karty restauracji. Room service potrzebuje mniej pozycji, które dobrze znoszą transport.

• Zacznij od 15 do 30 pozycji. Pięć pozycji śniadaniowych, pięć do ośmiu dań na ciepło lub przekąsek, napoje i pięć próśb do housekeepingu w zupełności wystarczy.
• Użyj kategorii zrozumiałych dla gości: Śniadanie, Dania na ciepło, Przekąski, Napoje, Prośby.
• Napisz jednozdaniowe opisy z głównymi składnikami i wielkością porcji. "Rosół z makaronem, 350 ml" działa lepiej niż "Zupa babuni".
• Oznacz alergeny przy każdym daniu. Jeśli nie masz pewności, zapytaj kuchnię teraz, a nie dopiero wtedy, gdy zapyta pierwszy gość.
• Ustal ceny razem z ewentualną opłatą za dostawę, jeśli chcesz ją pobierać. Opłata ma być widoczna, a nie niespodzianką na rachunku.
• Dodaj godziny dostępności do każdej kategorii, żeby nic nie dało się zamówić, gdy kuchnia jest zamknięta.

Najpierw napisz menu w głównym języku. Potem przetłumacz je na języki, którymi faktycznie mówią twoi goście, zwykle angielski i dwa lub trzy inne. Jeśli to możliwe, poproś native speakera, żeby rzucił okiem na nazwy dań.

14:30 - Zdjęcia telefonem (45 minut)

Fotograf nie jest potrzebny. Poproś kuchnię, żeby raz wydała 8 do 10 najważniejszych dań, zanieś je do okna i sfotografuj telefonem.

• Światło dzienne, bez lampy błyskowej, ujęcie pod kątem około 45 stopni.
• Proste tło: drewniana deska, biały talerz, neutralna taca.
• Ten sam kąt i to samo tło dla wszystkich dań, żeby menu wyglądało spójnie.
• Wodę, standardowe napoje i prośby pomiń. Wystarczy tekst.

Jeśli chcesz więcej szczegółów, napisaliśmy osobny poradnik o zdjęciach menu telefonem. Personel może potem zjeść te dania, co jest miłym dodatkiem w dniu startu.

15:15 - Wygeneruj i wydrukuj kody QR (45 minut)

• Wygeneruj jeden kod QR na pokój. Każdy kod musi otwierać menu już przypisane do tego pokoju, żeby gość nie wpisywał numeru pokoju.
• Najpierw wydrukuj stronę testową i zeskanuj ją z około 40 cm dwoma różnymi telefonami: starszym Androidem i iPhone'em.
• Wydrukowany kod o szerokości co najmniej 3 do 4 cm to rozsądne minimum do skanowania z odległości wyciągniętej ręki.
• Wybierz uchwyt, który przetrwa sprzątanie: zalaminowaną kartę, stojak z akrylu albo naklejkę na twardej powierzchni. Unikaj błyszczącego papieru pod lampką na biurku, bo odbija światło.
• Na odwrocie każdej karty napisz małym drukiem numer pokoju, żeby housekeeping położył ją we właściwym pokoju.

Obok kodu dodaj jedno krótkie zdanie w dwóch lub trzech językach, na przykład "Zamów śniadanie i room service. Zeskanuj aparatem w telefonie." oraz "Doliczane do rachunku za pokój".

16:00 - Podłącz i przeszkol personel (40 minut)

• Ustaw ekran zamówień na tablecie w recepcji lub w kuchni. Podłącz go na stałe do ładowarki i wyłącz automatyczną blokadę.
• Podłącz telefony personelu do powiadomień w Telegramie, żeby nowe zamówienie było słychać nawet wtedy, gdy nikt nie patrzy na tablet.
• Pokaż każdej osobie na zmianie pełny cykl: przychodzi nowe zamówienie, przyjęcie jednym dotknięciem, przygotowanie, dostawa, oznaczenie jako dostarczone.
• Ustalcie czasy reakcji. Na przykład: przyjęcie w ciągu 3 minut, podanie gościowi realnego czasu dostawy.
• Wyjaśnij, jak kwoty trafiają na rachunek za pokój i kto je sprawdza przy wymeldowaniu.
• Napisz notatkę na pół strony dla zmiany nocnej i przyklej ją obok tabletu.

16:40 - Rozłóż kody w pokojach (30 minut)

Housekeeping może to zrobić podczas popołudniowego obchodu. Połóż kod tam, gdzie goście siedzą lub leżą: na biurku albo na stoliku nocnym, a nie w szufladzie czy na wewnętrznej stronie drzwi. Na początek wystarczy jeden kod na pokój.

17:10 - Zamówienia testowe (30 minut)

Ten krok najczęściej się pomija, a to on ratuje pierwszy wieczór.

• Zeskanuj kod w dwóch lub trzech różnych pokojach, po jednym na każdym piętrze.
• Złóż z każdego prawdziwe zamówienie: jedno śniadanie na jutro, jedno danie na ciepło, jedną prośbę o ręczniki.
• Sprawdź, czy zamówienie pokazuje właściwy pokój, właściwe pozycje i właściwy język dla personelu.
• Przyjmij je na tablecie, sprawdź wiadomość w Telegramie, dostarcz do pokoju, zamknij zamówienie.
• Sprawdź, czy kwota trafiła na rachunek właściwego pokoju.
• Spróbuj zamówić coś z zamkniętej kategorii. Powinno to być zablokowane.

Popraw to, co znajdziesz, i przetestuj jeszcze raz.

17:40 - Powiedz gościom

• Recepcja wspomina o tym przy zameldowaniu jednym zdaniem: "Śniadanie i napoje może Pan zamówić z telefonu, kod leży na biurku."
• Dodaj jedno zdanie do e-maila przed przyjazdem i do karty powitalnej.
• Policz zamówienia z pierwszego tygodnia i zapytaj dwóch lub trzech gości, co było dla nich niejasne.

Checklista na dzień startu

Jeśli wahasz się między menu QR a drukowaną kartą, nasze porównanie menu QR i papierowego menu omawia zalety i wady obu rozwiązań.

Roomtray powstał właśnie z myślą o takim starcie w jedno popołudnie. Darmowy plan obejmuje do 15 pokoi, a Pro kosztuje 19 € miesięcznie za maksymalnie 200 pokoi, z pierwszym miesiącem gratis i bez podawania karty. Możesz założyć konto i przejść przez tę checklistę jeszcze tego samego dnia.