Menu QR czy papierowe w pokoju hotelu: uczciwe porównanie

Wybór między menu QR a menu papierowym w pokojach hotelowych wygląda na kwestię projektu graficznego, ale chodzi głównie o pieniądze i czas. Kto aktualizuje ceny, jak często trzeba dodrukowywać, ilu gości rezygnuje, bo nie rozumie menu, i ile telefonów odbiera z tego powodu recepcja. Ten artykuł porównuje obie opcje w punktach ważnych dla małego hotelu i pokazuje, kiedy drukowane menu nadal jest właściwym wyborem.

Ile naprawdę kosztuje drukowane menu w pokoju

Rachunek z drukarni to część widoczna. Skórzana albo skóropodobna okładka do każdego pokoju, wkłady na dobrym papierze, laminowanie albo koszulki ochronne i grafik do przygotowania układu. W hotelu na 40 pokoi to za pierwszym razem kilkaset euro, więcej przy wysokiej jakości okładkach.

Część ukryta przychodzi później:

• Każda zmiana ceny oznacza dodruk. Dostawcy podnoszą ceny, dodajesz danie, zmienia się VAT. Albo drukujesz od nowa wszystkie 40 wkładów, albo żyjesz z przekreślonymi cenami.
• Zużycie i straty. Okładki plamią się kawą, rogi się zaginają, wkłady znikają w walizkach.
• Czas personelu. Housekeeping sprawdza, czy menu jest w pokoju, poprawia je, wymienia zniszczone egzemplarze.
• Języki. Pełne menu w trzech lub czterech językach zamienia się w broszurę. Wiele hoteli drukuje tylko język lokalny i angielski, a każdy inny gość musi zgadywać.

Nic z tego nie jest dramatyczne w skali tygodnia. W skali roku to się sumuje, a efektem jest zwykle menu, które przez większość czasu jest trochę nieaktualne.

Ile kosztuje menu QR

Menu QR wymaga systemu do menu (w niektórych narzędziach bezpłatnego dla małych hoteli, w innych z miesięczną opłatą), wydrukowanych kart QR lub naklejek do każdego pokoju i kilku godzin na wprowadzenie menu i zdjęć. Potem zmiana ceny to kilka kliknięć i od razu działa we wszystkich pokojach.

Dodatkowe koszty są innego rodzaju: ktoś musi pilnować poprawności menu online, kody QR muszą być umieszczone tak, żeby goście je znaleźli, a goście potrzebują działającego połączenia. O rozmieszczeniu piszemy w artykule o tym, gdzie umieścić kody QR w pokojach.

Porównanie obok siebie

Aktualizacje: tu papier przegrywa najbardziej

W kuchni małego hotelu menu zmienia się częściej, niż się wydaje. Sezonowa zupa, dostawca, któremu skończył się łosoś, pozycja śniadaniowa, której nie warto trzymać. Przy papierze takie zmiany docierają do gościa z opóźnieniem albo wcale. Gość zamawia łososia, recepcja oddzwania dziesięć minut później z informacją, że go nie ma, i wieczór zaczyna się źle.

W cyfrowym menu możesz ukryć danie na wieczór, zmienić cenę przed śniadaniem albo otwierać sekcję nocną tylko w weekendy. Liczą się też godziny działania kategorii: gość o 23:00 widzi tylko to, co rzeczywiście da się podać o 23:00.

Higiena i housekeeping

Niektórzy goście wolą nie dotykać wspólnych przedmiotów w pokoju, a wielu przyzwyczaiło się do tego w czasie pandemii. Okładka menu przechodzi przez wiele rąk i rzadko jest porządnie czyszczona. Jeśli zostajesz przy papierze, używaj zmywalnych okładek i dodaj je do listy kontrolnej housekeepingu. Karta QR albo naklejka na biurku lub stoliku nocnym łatwiej się przeciera i tanio wymienia, gdy się zniszczy.

Doświadczenie gościa: język i zamawianie

To najmocniejszy argument za menu QR w hotelu miejskim z międzynarodowymi gośćmi. Gość otwiera menu w swoim języku na własnym telefonie, widzi, co jest w każdym daniu i jakie zawiera alergeny, i zamawia bez telefonowania. Dla polskiej pary w praskim hotelu albo ukraińskiej rodziny w Wiedniu to usuwa główny powód, dla którego w ogóle by nie zamówili.

Papier też może być przyjazny: jest widoczny, nie potrzebuje baterii, a niektórzy goście po prostu lubią trzymać menu w ręku. Ładna drukowana karta na biurku nadal zachęca do zamawiania.

Kiedy papier nadal ma sens

Drukowane menu wciąż jest dobrym wyborem w takich przypadkach:

• Bardzo małe pensjonaty ze stałym menu śniadaniowym, które zmienia się raz w roku.
• Goście głównie w starszym wieku, którzy gorzej radzą sobie ze smartfonami, na przykład w niektórych hotelach uzdrowiskowych.
• Pokoje ze słabym zasięgiem sieci komórkowej i Wi-Fi, na przykład w kamiennych budynkach albo w górach. Sposoby obejścia znajdziesz w artykule o menu QR przy wolnym Wi-Fi.
• Jako rezerwa, gdy bateria telefonu jest rozładowana albo gość nie chce niczego skanować.

Rozwiązanie hybrydowe, które działa w większości hoteli

W większości małych i średnich hoteli praktyczna odpowiedź brzmi: jedno i drugie, ale z różnymi zadaniami:

1. Mała drukowana karta lub stojak w każdym pokoju z kodem QR, nazwą i hasłem Wi-Fi, numerem recepcji i trzema lub czterema bestsellerami z cenami.
2. Pełne menu, w kilku językach, z alergenami i aktualną dostępnością, za kodem QR.
3. Jedno lub dwa pełne drukowane menu na recepcji dla gości, którzy o nie poproszą.

To utrzymuje niskie koszty druku, aktualność pełnego menu i nikogo nie wyklucza.

Lista kontrolna przejścia na menu QR

• Wprowadź wszystkie dania z krótkimi opisami, cenami i alergenami.
• Ustaw godziny działania dla każdej kategorii (śniadanie, cały dzień, nocne menu).
• Przetłumacz menu na języki, którymi naprawdę mówią Twoi goście.
• Wydrukuj karty QR z jasnym hasłem, na przykład "Zeskanuj i zamów do pokoju".
• Umieść kartę tam, gdzie goście siedzą lub leżą: na stoliku nocnym lub biurku, nie w szufladzie.
• Przetestuj z trzech pokoi na danych mobilnych i na hotelowym Wi-Fi.
• Przy zameldowaniu powiedz gościom, że mogą zamawiać przez kod QR.

Jak robi to Roomtray

W Roomtray każdy pokój dostaje własny kod QR, który otwiera menu od razu powiązane z tym pokojem. Gość wybiera język, zamawia, a kwota trafia na rachunek pokoju. Ceny, ukrywanie dań i godziny działania zmieniasz w panelu administracyjnym, a zmiana działa natychmiast. Wielojęzyczne menu jest dostępne w bezpłatnym planie dla maksymalnie 15 pokoi.