Menu QR ou menu em papel no quarto: comparação honesta
Menu QR ou menu impresso no quarto do hotel: custos reais, atualização de preços, higiene, línguas, experiência do hóspede e quando o papel faz sentido.
Pela equipa Roomtray 6 min de leitura
Escolher entre um menu QR e um menu em papel nos quartos do hotel parece uma questão de design, mas é sobretudo uma questão de dinheiro e de tempo. Quem atualiza os preços, com que frequência reimprime, quantos hóspedes desistem porque não conseguem ler o menu e quantas chamadas a receção atende por causa disso. Este artigo compara as duas opções nos pontos que importam a um hotel pequeno e mostra quando um menu impresso continua a ser a escolha certa.
Quanto custa realmente um menu impresso no quarto
A fatura da gráfica é a parte visível. Uma capa de pele ou de imitação de pele para cada quarto, folhas em papel de qualidade, plastificação ou bolsas protetoras e um designer para a paginação. Para um hotel de 40 quartos, são algumas centenas de euros da primeira vez, mais se escolher capas de qualidade.
A parte escondida vem depois:
- Cada mudança de preço obriga a reimprimir. Os fornecedores sobem os preços, acrescenta um prato, o IVA muda. Ou reimprime as 40 folhas ou vive com preços riscados.
- Desgaste e perdas. As capas ficam manchadas de café, os cantos dobram, as folhas desaparecem nas malas.
- Tempo da equipa. A equipa de limpeza verifica que o menu está no quarto, arruma-o e substitui os exemplares estragados.
- Línguas. Um menu completo em três ou quatro línguas transforma-se num livrinho. Muitos hotéis imprimem só a língua local e o inglês, e todos os outros hóspedes têm de adivinhar.
Nada disto é dramático numa semana. Ao longo de um ano soma-se, e o resultado costuma ser um menu ligeiramente desatualizado na maior parte do tempo.
Quanto custa um menu QR
Um menu QR precisa de um sistema de menus (gratuito para hotéis pequenos em algumas ferramentas, com mensalidade noutras), de cartões QR ou autocolantes impressos para cada quarto e de algumas horas para introduzir o menu e as fotografias. A partir daí, uma mudança de preço são alguns cliques e fica ativa em todos os quartos ao mesmo tempo.
Os custos extra são de outro tipo: alguém tem de manter o menu online correto, os códigos QR têm de estar colocados de forma a que os hóspedes os encontrem e os hóspedes precisam de uma ligação que funcione. Tratamos a colocação no nosso artigo sobre onde pôr os códigos QR nos quartos.
Lado a lado
| Menu impresso | Menu QR | |
|---|---|---|
| Custo inicial | Capas, impressão, design | Tempo de configuração, cartões QR |
| Mudança de preço | Reimprimir todos os exemplares | Editar uma vez, ativo em todo o lado |
| Prato esgotado | O hóspede encomenda, a cozinha diz que não | Ocultar o prato em segundos |
| Línguas | Normalmente 1 a 2 | Tantas quantas traduzir |
| Alergénios | Muitas vezes uma nota de rodapé ou nada | Mostrados por prato, com filtro |
| Fotografias | Caras de imprimir bem | Fáceis de acrescentar e mudar |
| Pedidos | O hóspede liga para a receção | O hóspede encomenda na página |
| Higiene | Objeto partilhado, tem de ser limpo | O hóspede usa o próprio telemóvel |
| Funciona sem telemóvel nem internet | Sim | Não |
| Conforto para hóspedes mais velhos | Elevado | Depende do hóspede |
Atualizações: onde o papel perde mais
Na cozinha de um hotel pequeno, o menu muda mais vezes do que se pensa. Uma sopa da época, um fornecedor que ficou sem salmão, um artigo do pequeno-almoço que não compensa manter. Com papel, estas mudanças chegam tarde ao hóspede ou nunca chegam. Um hóspede pede o salmão, a receção liga dez minutos depois a dizer que não há, e a noite começa mal.
Com um menu digital pode ocultar um prato durante a noite, mudar um preço antes do pequeno-almoço ou abrir a secção da noite só ao fim de semana. Os horários por categoria também contam: um hóspede às 23:00 vê apenas o que pode mesmo ser servido às 23:00.
Higiene e limpeza dos quartos
Alguns hóspedes preferem não tocar em objetos partilhados no quarto, e muitos habituaram-se a isso durante a pandemia. Uma capa de menu passa por muitas mãos e raramente é bem limpa. Se mantiver o papel, use capas laváveis e acrescente-as à lista de verificação da limpeza. Um cartão QR ou um autocolante na secretária ou na mesa de cabeceira é mais fácil de limpar e barato de substituir quando se estraga.
Experiência do hóspede: língua e pedidos
Este é o argumento mais forte a favor de um menu QR num hotel de cidade com hóspedes internacionais. O hóspede abre o menu na sua língua, no seu telemóvel, vê o que leva cada prato e que alergénios contém, e encomenda sem telefonar. Para um casal polaco num hotel de Praga ou uma família ucraniana em Viena, isto elimina o principal motivo pelo qual não encomendariam nada.
O papel também pode ser simpático: está à vista, não precisa de bateria e alguns hóspedes simplesmente gostam de ter um menu na mão. Um cartão impresso bonito na secretária continua a convidar a encomendar.
Quando o papel ainda faz sentido
Um menu impresso continua a ser uma boa escolha nestes casos:
- Alojamentos muito pequenos com um menu de pequeno-almoço fixo que muda uma vez por ano.
- Hóspedes sobretudo mais velhos e menos à vontade com smartphones, por exemplo em alguns hotéis termais.
- Quartos com má cobertura móvel e de Wi-Fi, como edifícios de pedra ou locais de montanha. Veja o nosso artigo sobre menus QR com Wi-Fi lento para soluções.
- Como alternativa quando a bateria do telemóvel acabou ou o hóspede não quer ler nenhum código.
A solução mista que funciona para a maioria dos hotéis
Para a maioria dos hotéis pequenos e médios, a resposta prática são os dois, com funções diferentes:
- Um pequeno cartão impresso ou cartão em tenda em cada quarto, com um código QR, o nome e a palavra-passe do Wi-Fi, o número da receção e três ou quatro pratos mais vendidos com preços.
- O menu completo, em várias línguas, com alergénios e disponibilidade atual, por trás do código QR.
- Um ou dois menus completos impressos na receção para os hóspedes que os pedirem.
Assim mantém os custos de impressão baixos, o menu completo atualizado e não exclui ninguém.
Lista de verificação para passar a um menu QR
- Introduza todos os pratos com descrições curtas, preços e alergénios.
- Defina horários por categoria (pequeno-almoço, todo o dia, noite).
- Traduza para as línguas que os seus hóspedes realmente falam.
- Imprima cartões QR com uma frase clara, por exemplo "Leia o código para encomendar para o quarto".
- Coloque o cartão onde os hóspedes estão sentados ou deitados: mesa de cabeceira ou secretária, não dentro de uma gaveta.
- Teste a partir de três quartos com dados móveis e com o Wi-Fi do hotel.
- Diga aos hóspedes no check-in que podem encomendar através do código QR.
Como o Roomtray resolve isto
No Roomtray, cada quarto tem o seu próprio código QR, que abre o menu já ligado a esse quarto. O hóspede escolhe a língua, encomenda e o valor vai para a conta do quarto. Pode mudar preços, ocultar pratos e definir horários no painel de administração, e a alteração fica ativa de imediato. O menu multilingue está incluído no plano gratuito até 15 quartos.
