Política de privacidade

Quem somos e qual o nosso papel

O Roomtray é um software para hotéis: os hóspedes pedem comida e serviços a partir de um código QR no quarto, e a equipa do hotel trata os pedidos.

Para as contas de proprietários, gerentes e equipa do hotel, somos o responsável pelo tratamento.

Para os pedidos dos hóspedes, atuamos como subcontratante em nome do hotel, nos termos do artigo 28.º do RGPD. O hotel é o responsável pelo tratamento e decide que dados recolhe dos hóspedes. O acordo de tratamento de dados faz parte dos nossos termos de serviço e é aceite no registo.

Que dados tratamos

• Contas da equipa do hotel: nome, endereço de email, palavra-passe (guardada apenas como hash), língua da interface, definições de autenticação em dois passos, horas de início de sessão e o endereço IP desses inícios de sessão.
• Pedidos dos hóspedes: número do quarto, artigos pedidos, comentário, hora do pedido, língua do menu, número de pessoas e o apelido do hóspede, se o hotel o pedir.
• Verificação do check-in, se o hotel a ativar: o apelido que a receção introduz no check-in e a hora de check-in e check-out do quarto.
• Proteção contra spam: um identificador de dispositivo e um endereço IP, ambos em hash. Guardamos o hash, não o próprio endereço.
• Estatísticas do menu para o hotel: leituras de QR, visualizações do menu e dos pratos, passos do carrinho e pedidos, com o quarto, a língua do menu e a hora. Cada registo tem apenas um código curto que muda todos os dias, por isso é possível contar os hóspedes, mas não segui-los de um dia para o outro. Sem endereço IP, sem dados do navegador, sem dados pessoais. Os registos são apagados após 400 dias.
• Telegram: o ID e o nome do chat da equipa que o hotel liga.
• Estatísticas do site, apenas com o seu consentimento: ver a secção sobre cookies e estatísticas.

Os hóspedes não criam contas. Não pedimos aos hóspedes endereço de email, número de telefone nem cartão de pagamento.

Porque os tratamos

• Para prestar o serviço ao hotel ao abrigo do contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD).
• Para a segurança, a proteção contra spam e o registo de atividade, com base no nosso interesse legítimo num serviço seguro (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD).
• Para as estatísticas do site, com base no seu consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD), que pode retirar a qualquer momento.
• Para faturas e contabilidade, porque a lei o exige (artigo 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD).

Não vendemos dados, não mostramos publicidade e não usamos os dados dos hóspedes para fins próprios.

Onde e durante quanto tempo os guardamos

Todos os dados ficam guardados em servidores de centros de dados na União Europeia. As cópias de segurança são cifradas e também ficam na UE.

Por predefinição, os pedidos dos hóspedes são anonimizados automaticamente após 90 dias: o apelido, o comentário e os hashes do dispositivo são removidos, enquanto os artigos e os valores ficam para os relatórios do hotel. O hotel pode encurtar ou prolongar este prazo nas definições.

As contas dos hotéis são apagadas no prazo de 30 dias após o fim do contrato. As faturas são conservadas durante 7 anos, como exige a lei fiscal austríaca.

Cookies e estatísticas

Os menus dos hóspedes, o quadro de pedidos da equipa e os painéis de administração não usam análises de terceiros. O menu do hóspede conta as visitas de forma anónima nos nossos próprios servidores (ver acima), sem qualquer cookie adicional. Definem apenas os cookies necessários ao funcionamento: a sessão, o dispositivo, o carrinho e a língua escolhida.

Este site e as páginas de início de sessão e de registo usam o Google Analytics 4, mas só depois de aceitar no aviso de cookies. Até lá, nenhum script de análise é carregado e nenhum cookie de estatísticas é definido. Usamos o Consent Mode v2 com todos os sinais de publicidade desativados e não usamos os dados para publicidade.

A sua escolha fica guardada no seu navegador (localStorage) e pode ser alterada a qualquer momento através da ligação "Definições de cookies" no fundo de cada página. Se retirar o consentimento, apagamos os cookies do Google Analytics (_ga, _ga_*).

Além disso, contamos nós próprios as visitas a este site, nos nossos servidores e sem cookies: a página, de onde veio, o país, o tipo de dispositivo, o navegador, o tempo na página, o deslocamento e os cliques. Nada é guardado no seu navegador e o seu endereço IP não é armazenado, por isso não é necessário consentimento. As visitas só podem ser distinguidas dentro de um mesmo dia através de um código anónimo que muda todos os dias. O fundamento jurídico é o nosso interesse legítimo em saber que páginas são úteis (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD). Estes registos são apagados ao fim de 90 dias.

Este site guarda ainda um cookie com a língua escolhida (rf_lang) durante um ano.

Prestadores de serviços

• Alojamento e cópias de segurança: centros de dados na UE.
• Envio de emails com códigos de acesso e convites: um prestador na UE.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): apenas neste site e nas páginas de início de sessão e de registo, e apenas com consentimento. A Google pode transferir dados para os EUA ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA.
• Telegram: apenas se o hotel o ligar. As notificações para a equipa contêm o número do quarto e o pedido. O Telegram pode tratar dados fora da UE, por isso cabe ao hotel decidir se o usa.
• Tradução automática do menu: recebe apenas textos do menu, nunca dados dos hóspedes.

Enviamos a lista atual de prestadores mediante pedido.

Os seus direitos

Tem o direito de aceder aos seus dados, de os retificar e apagar, de limitar ou se opor ao tratamento e de receber os seus dados num formato portável.

Os hóspedes devem contactar primeiro o hotel, porque é o hotel o responsável pelo tratamento dos dados dos pedidos. Ajudamos o hotel a responder a cada pedido no prazo de 30 dias.

Pode também apresentar reclamação a uma autoridade de proteção de dados, na Áustria a Datenschutzbehörde, ou à autoridade do seu país, em Portugal a CNPD.

Segurança

Todas as ligações usam TLS. As palavras-passe são guardadas como hash. Proprietários e gerentes têm de usar autenticação em dois passos. Cada hotel vê apenas os seus próprios dados, e as ações importantes ficam registadas num registo de atividade.

Alterações a esta política

Se alterarmos esta política de forma relevante, informamos os hotéis por email com pelo menos 30 dias de antecedência. Questões: [email protected].