Політика конфіденційності

Хто ми і яка наша роль

Roomtray - програма для готелів: гості замовляють їжу та послуги через QR-код у номері, а команда готелю обробляє замовлення.

Щодо акаунтів власників, менеджерів і персоналу готелю ми є контролером даних.

Щодо замовлень гостей ми діємо як обробник від імені готелю відповідно до статті 28 GDPR. Контролер - готель, і саме він вирішує, які дані збирати від гостей. Договір про обробку даних є частиною умов користування і приймається під час реєстрації.

Які дані ми обробляємо

• Акаунти команди готелю: ім'я, email, пароль (лише у вигляді хешу), мова інтерфейсу, налаштування двофакторного входу, час і IP-адреса входів.
• Замовлення гостей: номер кімнати, позиції, коментар, час замовлення, мова меню, кількість осіб і прізвище гостя, якщо готель його запитує.
• Перевірка за заселенням, якщо готель її ввімкнув: прізвище, яке рецепція вводить під час заселення, а також час заселення й виїзду з номера.
• Захист від спаму: хеш ідентифікатора пристрою та хеш IP-адреси. Ми зберігаємо хеш, а не саму адресу.
• Статистика меню для готелю: скани QR, перегляди меню і страв, кроки кошика та замовлення, з номером кімнати, мовою меню і часом. Кожен запис має лише короткий код, який змінюється щодня, тож гостей можна порахувати, але не простежити від дня до дня. Без IP-адреси, без даних браузера, без персональних даних. Записи видаляються через 400 днів.
• Telegram: ID і назва чату персоналу, який підключає готель.
• Статистика сайту, лише з вашої згоди: див. розділ про cookies і статистику.

Гості не створюють акаунтів. Ми не просимо в гостей email, телефон чи платіжну картку.

Навіщо ми їх обробляємо

• Щоб надавати послугу готелю за договором (стаття 6(1)(b) GDPR).
• Для безпеки, захисту від спаму та журналу дій, на підставі законного інтересу в безпечному сервісі (стаття 6(1)(f) GDPR).
• Для статистики сайту, на підставі вашої згоди (стаття 6(1)(a) GDPR), яку можна відкликати будь-коли.
• Для рахунків і бухгалтерії, бо цього вимагає закон (стаття 6(1)(c) GDPR).

Ми не продаємо дані, не показуємо рекламу і не використовуємо дані гостей для власних цілей.

Де і як довго зберігаємо

Усі дані зберігаються на серверах у дата-центрах Європейського Союзу. Резервні копії зашифровані й також лишаються в ЄС.

За замовчуванням замовлення гостей автоматично знеособлюються через 90 днів: прізвище, коментар і хеші пристрою видаляються, а позиції та суми лишаються для звітів готелю. Готель може скоротити або подовжити цей строк у налаштуваннях.

Акаунти готелю видаляються протягом 30 днів після завершення договору. Рахунки зберігаються 7 років, як вимагає податкове законодавство Австрії.

Cookies і статистика

Меню гостя, дошка замовлень персоналу та адмінки не використовують сторонньої аналітики. Меню гостя анонімно рахує відвідування на наших власних серверах (див. вище) без додаткових cookies. Вони ставлять лише cookies, потрібні для роботи: сесію, пристрій, кошик і вибрану мову.

Цей сайт, а також сторінки входу й реєстрації використовують Google Analytics 4, але лише після вашої згоди в банері cookies. До того скрипт аналітики не завантажується і жодна статистична cookie не ставиться. Ми використовуємо Consent Mode v2 з вимкненими рекламними сигналами і не використовуємо ці дані для реклами.

Ваш вибір зберігається у вашому браузері (localStorage), і його можна змінити будь-коли за посиланням «Налаштування cookies» внизу кожної сторінки. Якщо ви відкличете згоду, ми видалимо cookies Google Analytics (_ga, _ga_*).

Ще ми самі рахуємо відвідування цього сайту на своїх серверах і без cookie: сторінку, звідки ви прийшли, країну, тип пристрою, браузер, час на сторінці, прокрутку і натискання. У вашому браузері нічого не зберігається, а IP-адреса не записується, тому згода не потрібна. Відвідування можна розрізнити лише в межах одного дня за анонімним кодом, який змінюється щодня. Правова підстава - наш законний інтерес знати, які сторінки корисні (стаття 6(1)(f) GDPR). Ці записи видаляються через 90 днів.

Крім того, цей сайт зберігає одну cookie з вибраною мовою (rf_lang) на рік.

Постачальники послуг

• Хостинг і резервні копії: дата-центри в ЄС.
• Надсилання листів з кодами входу та запрошеннями: постачальник в ЄС.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): лише на цьому сайті та на сторінках входу й реєстрації і лише за згодою. Google може передавати дані до США в межах EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: лише якщо готель його підключить. Сповіщення персоналу містять номер кімнати та замовлення. Telegram може обробляти дані поза ЄС, тому рішення про використання ухвалює готель.
• Машинний переклад меню: отримує лише тексти меню, ніколи не дані гостей.

Актуальний список постачальників надішлемо на запит.

Ваші права

Ви маєте право на доступ до своїх даних, їх виправлення та видалення, на обмеження обробки чи заперечення проти неї, а також на отримання даних у переносному форматі.

Гостям варто спершу звертатися до готелю, бо саме він є контролером даних замовлень. Ми допомагаємо готелю відповісти на кожен запит протягом 30 днів.

Ви також можете подати скаргу до органу захисту даних, в Австрії це Datenschutzbehörde, або до відповідного органу у вашій країні.

Безпека

Усі з'єднання захищені TLS. Паролі зберігаються як хеші. Власники й менеджери зобов'язані використовувати двофакторний вхід. Кожен готель бачить лише свої дані, а важливі дії записуються в журнал.

Зміни цієї політики

Якщо ми суттєво змінимо політику, повідомимо готелі листом щонайменше за 30 днів. Питання: [email protected].