Politica de confidențialitate

Cine suntem și ce rol avem

Roomtray este un software pentru hoteluri: oaspeții comandă mâncare și servicii printr-un cod QR din cameră, iar echipa hotelului se ocupă de comenzi.

Pentru conturile proprietarilor, managerilor și personalului hotelului suntem operator de date.

Pentru comenzile oaspeților acționăm ca persoană împuternicită în numele hotelului, conform articolului 28 din GDPR. Hotelul este operatorul și decide ce date colectează de la oaspeți. Acordul de prelucrare a datelor face parte din termenii și condițiile noastre și se acceptă la înregistrare.

Ce date prelucrăm

• Conturile echipei hotelului: nume, adresă de email, parolă (stocată doar ca hash), limba interfeței, setările de autentificare în doi pași, orele de autentificare și adresa IP a autentificărilor.
• Comenzile oaspeților: numărul camerei, produsele comandate, comentariul, ora comenzii, limba meniului, numărul de persoane și numele de familie al oaspetelui, dacă hotelul îl cere.
• Verificarea la check-in, dacă hotelul o activează: numele de familie pe care recepția îl introduce la check-in și ora de check-in și check-out a camerei.
• Protecția împotriva spamului: un identificator de dispozitiv sub formă de hash și o adresă IP sub formă de hash. Păstrăm hash-ul, nu adresa propriu-zisă.
• Statistici de meniu pentru hotel: scanări QR, vizualizări ale meniului și ale preparatelor, pașii din coș și comenzile, cu camera, limba meniului și ora. Fiecare înregistrare are doar un cod scurt care se schimbă zilnic, astfel încât oaspeții pot fi numărați, dar nu urmăriți de la o zi la alta. Fără adresă IP, fără detalii despre browser, fără date personale. Înregistrările sunt șterse după 400 de zile.
• Telegram: ID-ul și numele chatului de personal pe care îl conectează hotelul.
• Statisticile site-ului, doar cu acordul dumneavoastră: vedeți secțiunea despre cookie-uri și statistici.

Oaspeții nu își creează conturi. Nu le cerem oaspeților adresă de email, număr de telefon sau card de plată.

De ce le prelucrăm

• Pentru a furniza serviciul hotelului în baza contractului (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).
• Pentru securitate, protecție împotriva spamului și jurnalul de activitate, pe baza interesului nostru legitim pentru un serviciu sigur (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR).
• Pentru statisticile site-ului, pe baza consimțământului dumneavoastră (articolul 6 alineatul (1) litera (a) din GDPR), pe care îl puteți retrage oricând.
• Pentru facturi și contabilitate, pentru că legea o cere (articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR).

Nu vindem date, nu afișăm reclame și nu folosim datele oaspeților în niciun scop propriu.

Unde și cât timp le păstrăm

Toate datele sunt stocate pe servere din centre de date din Uniunea Europeană. Copiile de rezervă sunt criptate și rămân tot în UE.

Comenzile oaspeților sunt anonimizate automat după 90 de zile, implicit: numele de familie, comentariul și hash-urile dispozitivului sunt șterse, iar produsele și sumele rămân pentru rapoartele hotelului. Hotelul poate scurta sau prelungi această perioadă din setări.

Conturile hotelurilor sunt șterse în termen de 30 de zile de la încetarea contractului. Facturile sunt păstrate 7 ani, așa cum cere legislația fiscală austriacă.

Cookie-uri și statistici

Meniurile pentru oaspeți, panoul de comenzi al personalului și panourile de administrare nu folosesc analiză de la terți. Meniul oaspetelui numără vizitele anonim, pe serverele noastre (vedeți mai sus), fără niciun cookie suplimentar. Ele setează doar cookie-urile necesare funcționării: sesiunea, dispozitivul, coșul și limba aleasă.

Acest site și paginile de autentificare și înregistrare folosesc Google Analytics 4, dar numai după ce vă dați acordul în bannerul de cookie-uri. Până atunci nu se încarcă niciun script de analiză și nu se setează niciun cookie de statistică. Folosim Consent Mode v2 cu toate semnalele de publicitate dezactivate și nu folosim datele pentru publicitate.

Alegerea dumneavoastră este salvată în browser (localStorage) și poate fi schimbată oricând prin linkul „Setări cookie-uri” din partea de jos a fiecărei pagini. Dacă vă retrageți acordul, ștergem cookie-urile Google Analytics (_ga, _ga_*).

În plus, numărăm singuri vizitele pe acest site, pe serverele noastre și fără cookie-uri: pagina, de unde ați venit, țara, tipul de dispozitiv, browserul, timpul petrecut pe pagină, derularea și clicurile. Nu se salvează nimic în browserul dumneavoastră, iar adresa IP nu este stocată, așa că nu este nevoie de consimțământ. Vizitele pot fi deosebite doar în cadrul unei singure zile, după un cod anonim care se schimbă zilnic. Temeiul juridic este interesul nostru legitim de a ști ce pagini sunt utile (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR). Aceste înregistrări se șterg după 90 de zile.

Acest site mai stochează un cookie cu limba aleasă (rf_lang), timp de un an.

Furnizori de servicii

• Găzduire și copii de rezervă: centre de date din UE.
• Trimiterea emailurilor pentru codurile de autentificare și invitații: un furnizor din UE.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): doar pe acest site și pe paginile de autentificare și înregistrare, și doar cu acord. Google poate transfera date în SUA în baza Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor (EU-US Data Privacy Framework).
• Telegram: doar dacă hotelul îl conectează. Notificările către personal conțin numărul camerei și comanda. Telegram poate prelucra date în afara UE, așa că hotelul decide dacă îl folosește.
• Traducerea automată a meniului: primește doar textele meniului, niciodată date ale oaspeților.

La cerere vă trimitem lista actuală a furnizorilor.

Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, de rectificare și de ștergere a datelor, dreptul de a restricționa prelucrarea sau de a vă opune acesteia și dreptul de a primi datele într-un format portabil.

Oaspeții ar trebui să contacteze mai întâi hotelul, pentru că hotelul este operatorul datelor din comenzi. Ajutăm hotelul să răspundă la fiecare cerere în 30 de zile.

Puteți depune și o plângere la o autoritate de protecție a datelor, în Austria la Datenschutzbehörde, sau la autoritatea din țara dumneavoastră.

Securitate

Toate conexiunile folosesc TLS. Parolele sunt stocate ca hash-uri. Proprietarii și managerii trebuie să folosească autentificarea în doi pași. Fiecare hotel își vede doar propriile date, iar acțiunile importante sunt înregistrate într-un jurnal de activitate.

Modificări ale acestei politici

Dacă modificăm această politică într-un mod important, informăm hotelurile prin email cu cel puțin 30 de zile înainte. Întrebări: [email protected].