Personvernerklæring

Hvem vi er og vår rolle

Roomtray er programvare for hoteller: gjester bestiller mat og tjenester via en QR-kode på rommet, og hotellets team håndterer bestillingene.

For kontoene til hotelleiere, ledere og personale er vi behandlingsansvarlig.

For gjestenes bestillinger er vi databehandler på vegne av hotellet etter artikkel 28 i GDPR. Hotellet er behandlingsansvarlig og bestemmer hvilke data det samler inn fra gjestene. Databehandleravtalen er en del av brukervilkårene våre og godtas ved registrering.

Hvilke data vi behandler

• Kontoer for hotellets team: navn, e-postadresse, passord (lagres bare som hash), språk i grensesnittet, innstillinger for tofaktorinnlogging, tidspunkter for innlogging og IP-adressen ved innlogging.
• Gjestenes bestillinger: romnummer, bestilte varer, kommentar, tidspunkt, menyspråk, antall personer og gjestens etternavn hvis hotellet ber om det.
• Innsjekkingskontroll, hvis hotellet slår den på: etternavnet resepsjonen skriver inn ved innsjekking, og tidspunktet for rommets innsjekking og utsjekking.
• Beskyttelse mot spam: en hashet enhets-ID og en hashet IP-adresse. Vi lagrer hashen, ikke selve adressen.
• Menystatistikk for hotellet: QR-skanninger, visninger av menyen og rettene, steg i handlekurven og bestillinger, med rom, menyspråk og tidspunkt. Hver post har bare en kort kode som endres hver dag, slik at gjester kan telles, men ikke følges fra dag til dag. Ingen IP-adresse, ingen nettleserdetaljer, ingen personopplysninger. Postene slettes etter 400 dager.
• Telegram: chat-ID og navn på personalchatten som hotellet kobler til.
• Statistikk for nettstedet, bare med ditt samtykke: se avsnittet om informasjonskapsler og statistikk.

Gjester oppretter ikke kontoer. Vi ber ikke gjester om e-postadresse, telefonnummer eller betalingskort.

Hvorfor vi behandler dem

• For å levere tjenesten til hotellet etter avtalen (artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR).
• For sikkerhet, spambeskyttelse og aktivitetslogg, basert på vår berettigede interesse i en sikker tjeneste (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR).
• For statistikk på nettstedet, basert på ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR), som du kan trekke tilbake når som helst.
• For fakturaer og regnskap, fordi loven krever det (artikkel 6 nr. 1 bokstav c i GDPR).

Vi selger ikke data, viser ikke reklame og bruker ikke gjestedata til egne formål.

Hvor og hvor lenge vi lagrer dem

Alle data lagres på servere i datasentre i Den europeiske union. Sikkerhetskopier er kryptert og blir også i EU.

Gjestenes bestillinger anonymiseres automatisk etter 90 dager som standard: etternavn, kommentar og enhetshasher fjernes, mens varer og beløp blir værende for hotellets rapporter. Hotellet kan forkorte eller forlenge perioden i innstillingene.

Hotellkontoer slettes innen 30 dager etter at avtalen opphører. Fakturaer oppbevares i 7 år slik østerriksk skattelovgivning krever.

Informasjonskapsler og statistikk

Gjestemenyer, ordretavlen for personalet og administrasjonspanelene bruker ingen analyseverktøy fra tredjeparter. Gjestemenyen teller besøk anonymt på våre egne servere (se over) uten ekstra informasjonskapsler. De setter bare informasjonskapslene som trengs for at alt skal fungere: økt, enhet, handlekurv og valgt språk.

Dette nettstedet og sidene for innlogging og registrering bruker Google Analytics 4, men bare etter at du har sagt ja i banneret for informasjonskapsler. Før det lastes ikke noe analyseskript, og ingen statistikkapsel settes. Vi bruker Consent Mode v2 med alle reklamesignaler slått av, og vi bruker ikke dataene til reklame.

Valget ditt lagres i nettleseren din (localStorage) og kan endres når som helst via lenken "Innstillinger for informasjonskapsler" nederst på hver side. Hvis du trekker samtykket tilbake, sletter vi Google Analytics-kapslene (_ga, _ga_*).

Vi teller også selv besøk på dette nettstedet, på våre egne servere og uten informasjonskapsler: siden, hvor du kom fra, land, enhetstype, nettleser, tid på siden, rulling og klikk. Ingenting lagres i nettleseren din, og IP-adressen din lagres ikke, derfor trengs det ikke samtykke. Besøk kan bare skilles fra hverandre innenfor én dag ved hjelp av en anonym kode som endres hver dag. Rettslig grunnlag er vår berettigede interesse i å vite hvilke sider som er nyttige (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR). Disse dataene slettes etter 90 dager.

Dette nettstedet lagrer i tillegg én informasjonskapsel med valgt språk (rf_lang) i ett år.

Tjenesteleverandører

• Drift og sikkerhetskopier: datasentre i EU.
• Utsending av e-post med innloggingskoder og invitasjoner: en leverandør i EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): bare på dette nettstedet og sidene for innlogging og registrering, og bare med samtykke. Google kan overføre data til USA under EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: bare hvis hotellet kobler det til. Varsler til personalet inneholder romnummer og bestilling. Telegram kan behandle data utenfor EU, så hotellet bestemmer selv om det vil bruke det.
• Maskinoversettelse av menyen: mottar bare menytekster, aldri gjestedata.

Vi sender den gjeldende listen over leverandører på forespørsel.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting og sletting av dine data, til å begrense eller protestere mot behandlingen og til å motta dataene dine i et format som kan overføres.

Gjester bør først kontakte hotellet, fordi hotellet er behandlingsansvarlig for bestillingsdata. Vi hjelper hotellet med å svare på hver henvendelse innen 30 dager.

Du kan også klage til en datatilsynsmyndighet, i Østerrike Datenschutzbehörde, eller myndigheten i ditt land, i Norge Datatilsynet.

Sikkerhet

Alle forbindelser bruker TLS. Passord lagres som hasher. Eiere og ledere må bruke tofaktorinnlogging. Hvert hotell ser bare sine egne data, og viktige handlinger skrives i en aktivitetslogg.

Endringer i denne erklæringen

Hvis vi endrer erklæringen på en måte som har betydning, informerer vi hotellene på e-post minst 30 dager i forveien. Spørsmål: [email protected].