Ochrana osobných údajov

Kto sme a aká je naša úloha

Roomtray je softvér pre hotely: hostia si cez QR kód v izbe objednávajú jedlo a služby a tím hotela objednávky vybavuje.

Pri účtoch majiteľov, manažérov a personálu hotelov sme prevádzkovateľom.

Pri objednávkach hostí konáme ako sprostredkovateľ v mene hotela podľa článku 28 GDPR. Prevádzkovateľom je hotel a ten rozhoduje, aké údaje od hostí zbiera. Zmluva o spracúvaní osobných údajov je súčasťou našich obchodných podmienok a prijíma sa pri registrácii.

Aké údaje spracúvame

• Účty tímu hotela: meno, e-mailová adresa, heslo (uložené len ako hash), jazyk rozhrania, nastavenia dvojfaktorového overenia, časy prihlásení a IP adresa prihlásení.
• Objednávky hostí: číslo izby, objednané položky, poznámka, čas objednávky, jazyk menu, počet osôb a priezvisko hosťa, ak ho hotel vyžaduje.
• Overenie ubytovania, ak ho hotel zapne: priezvisko, ktoré recepcia zadá pri príchode, a čas príchodu a odchodu z izby.
• Ochrana proti spamu: hashovaný identifikátor zariadenia a hashovaná IP adresa. Uchovávame hash, nie samotnú adresu.
• Štatistiky menu pre hotel: skenovania QR kódu, zobrazenia menu a jedál, kroky v košíku a objednávky, s izbou, jazykom menu a časom. Každý záznam nesie len krátky kód, ktorý sa mení každý deň, takže hostí možno spočítať, ale nie sledovať zo dňa na deň. Žiadna IP adresa, žiadne údaje o prehliadači, žiadne osobné údaje. Záznamy sa mažú po 400 dňoch.
• Telegram: ID a názov chatu personálu, ktorý hotel pripojí.
• Štatistiky webu, len s vaším súhlasom: pozrite časť o cookies a štatistikách.

Hostia si nezakladajú účty. Od hostí nežiadame e-mailovú adresu, telefónne číslo ani platobnú kartu.

Prečo ich spracúvame

• Aby sme hotelu poskytli službu podľa zmluvy (článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Pre bezpečnosť, ochranu proti spamu a záznam aktivít, na základe nášho oprávneného záujmu na bezpečnej službe (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Pre štatistiky webu, na základe vášho súhlasu (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý môžete kedykoľvek odvolať.
• Pre faktúry a účtovníctvo, pretože to vyžaduje zákon (článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR).

Údaje nepredávame, nezobrazujeme reklamu a údaje hostí nepoužívame na žiadne vlastné účely.

Kde a ako dlho ich uchovávame

Všetky údaje sú uložené na serveroch v dátových centrách v Európskej únii. Zálohy sú šifrované a tiež zostávajú v EÚ.

Objednávky hostí sa predvolene automaticky anonymizujú po 90 dňoch: priezvisko, poznámka a hashe zariadenia sa odstránia, položky a sumy zostanú pre prehľady hotela. Hotel môže túto lehotu v nastaveniach skrátiť alebo predĺžiť.

Účty hotelov sa vymažú do 30 dní po skončení zmluvy. Faktúry uchovávame 7 rokov, ako to vyžadujú rakúske daňové predpisy.

Cookies a štatistiky

Menu pre hostí, tabuľa objednávok a administrácia nepoužívajú analytiku tretích strán. Menu pre hostí počíta návštevy anonymne na našich vlastných serveroch (pozrite vyššie) bez akejkoľvek ďalšej cookie. Nastavujú len cookies potrebné na fungovanie: reláciu, zariadenie, košík a zvolený jazyk.

Tento web a stránky prihlásenia a registrácie používajú Google Analytics 4, ale až potom, čo súhlasíte v lište cookies. Dovtedy sa nenačíta žiadny analytický skript a nenastaví sa žiadna štatistická cookie. Používame Consent Mode v2 so všetkými reklamnými signálmi vypnutými a údaje nepoužívame na reklamu.

Vaša voľba sa ukladá vo vašom prehliadači (localStorage) a môžete ju kedykoľvek zmeniť cez odkaz „Nastavenia cookies“ na konci každej stránky. Ak súhlas odvoláte, cookies Google Analytics (_ga, _ga_*) vymažeme.

Návštevy tohto webu navyše počítame sami na vlastných serveroch a bez cookies: stránku, odkiaľ ste prišli, krajinu, typ zariadenia, prehliadač, čas na stránke, posúvanie a kliknutia. Vo vašom prehliadači sa nič neukladá a vaša IP adresa sa nezaznamenáva, preto nie je potrebný súhlas. Návštevy možno rozlíšiť len v rámci jedného dňa podľa anonymného kódu, ktorý sa každý deň mení. Právnym základom je náš oprávnený záujem vedieť, ktoré stránky sú užitočné (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Tieto záznamy sa mažú po 90 dňoch.

Tento web tiež na jeden rok ukladá jednu cookie so zvoleným jazykom (rf_lang).

Poskytovatelia služieb

• Hosting a zálohy: dátové centrá v EÚ.
• Doručovanie e-mailov s prihlasovacími kódmi a pozvánkami: poskytovateľ v EÚ.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): len na tomto webe a na stránkach prihlásenia a registrácie, a len so súhlasom. Google môže prenášať údaje do USA v rámci EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: len ak ho hotel pripojí. Upozornenia pre personál obsahujú číslo izby a objednávku. Telegram môže spracúvať údaje mimo EÚ, preto o jeho použití rozhoduje hotel.
• Strojový preklad menu: dostáva len texty menu, nikdy nie údaje hostí.

Aktuálny zoznam poskytovateľov vám na požiadanie pošleme.

Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim údajom, ich opravu a vymazanie, na obmedzenie spracúvania alebo námietku proti nemu a na získanie údajov v prenosnom formáte.

Hostia by sa mali najprv obrátiť na hotel, pretože hotel je prevádzkovateľom údajov o objednávkach. Hotelu pomáhame vybaviť každú žiadosť do 30 dní.

Môžete sa tiež obrátiť so sťažnosťou na dozorný orgán pre ochranu údajov, v Rakúsku na Datenschutzbehörde, alebo na úrad vo vašej krajine, na Slovensku na Úrad na ochranu osobných údajov SR.

Bezpečnosť

Všetky spojenia používajú TLS. Heslá sú uložené ako hashe. Majitelia a manažéri musia používať dvojfaktorové prihlásenie. Každý hotel vidí len svoje údaje a dôležité akcie sa zapisujú do záznamu aktivít.

Zmeny týchto zásad

Ak tieto zásady zmeníme podstatným spôsobom, informujeme hotely e-mailom najmenej 30 dní vopred. Otázky: [email protected].