Tietosuojaseloste

Keitä olemme ja mikä on roolimme

Roomtray on ohjelmisto hotelleille: vieraat tilaavat ruokaa ja palveluja huoneen QR-koodin kautta, ja hotellin tiimi käsittelee tilaukset.

Hotellien omistajien, esihenkilöiden ja henkilökunnan käyttäjätilien osalta olemme rekisterinpitäjä.

Vieraiden tilausten osalta toimimme hotellin lukuun henkilötietojen käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti. Hotelli on rekisterinpitäjä ja päättää, mitä tietoja se kerää vierailta. Tietojenkäsittelysopimus on osa käyttöehtojamme, ja se hyväksytään rekisteröitymisen yhteydessä.

Mitä tietoja käsittelemme

• Hotellin tiimin käyttäjätilit: nimi, sähköpostiosoite, salasana (tallennetaan vain tiivisteenä), käyttöliittymän kieli, kaksivaiheisen kirjautumisen asetukset, kirjautumisajat ja kirjautumisten IP-osoite.
• Vieraiden tilaukset: huoneen numero, tilatut tuotteet, kommentti, tilausaika, ruokalistan kieli, henkilömäärä ja vieraan sukunimi, jos hotelli pyytää sitä.
• Sisäänkirjautumisen tarkistus, jos hotelli ottaa sen käyttöön: sukunimi, jonka vastaanotto kirjoittaa sisäänkirjautumisen yhteydessä, sekä huoneen sisään- ja uloskirjautumisen ajankohdat.
• Roskapostisuojaus: laitetunnisteen tiiviste ja IP-osoitteen tiiviste. Säilytämme tiivisteen, emme itse osoitetta.
• Ruokalistan tilastot hotellille: QR-skannaukset, ruokalistan ja annosten katselut, ostoskorin vaiheet ja tilaukset sekä huone, ruokalistan kieli ja ajankohta. Jokaisessa merkinnässä on vain lyhyt koodi, joka vaihtuu päivittäin, joten vieraita voidaan laskea mutta ei seurata päivästä toiseen. Ei IP-osoitetta, ei selaintietoja, ei henkilötietoja. Merkinnät poistetaan 400 päivän jälkeen.
• Telegram: hotellin yhdistämän henkilökunnan keskustelun tunniste ja nimi.
• Verkkosivuston tilastot, vain suostumuksellasi: katso kohta evästeet ja tilastot.

Vieraat eivät luo käyttäjätilejä. Emme kysy vierailta sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa tai maksukorttia.

Miksi käsittelemme tietoja

• Palvelun tarjoamiseksi hotellille sopimuksen perusteella (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Turvallisuutta, roskapostisuojausta ja toimintalokia varten oikeutetun etumme perusteella turvallisen palvelun ylläpitämiseksi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Verkkosivuston tilastoja varten suostumuksesi perusteella (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka voit perua milloin tahansa.
• Laskuja ja kirjanpitoa varten, koska laki sitä edellyttää (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Emme myy tietoja, emme näytä mainoksia emmekä käytä vieraiden tietoja omiin tarkoituksiimme.

Missä ja kuinka kauan säilytämme tietoja

Kaikki tiedot säilytetään palvelimilla Euroopan unionin alueella sijaitsevissa datakeskuksissa. Varmuuskopiot on salattu, ja nekin pysyvät EU:ssa.

Vieraiden tilaukset anonymisoidaan oletuksena automaattisesti 90 päivän jälkeen: sukunimi, kommentti ja laitetiivisteet poistetaan, kun taas tuotteet ja summat jäävät hotellin raportteja varten. Hotelli voi lyhentää tai pidentää aikaa asetuksissaan.

Hotellien käyttäjätilit poistetaan 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Laskut säilytetään 7 vuotta Itävallan verolainsäädännön mukaisesti.

Evästeet ja tilastot

Vieraiden ruokalistat, henkilökunnan tilaustaulu ja hallintapaneelit eivät käytä kolmannen osapuolen analytiikkaa. Vieraan ruokalista laskee käynnit anonyymisti omilla palvelimillamme (katso yllä) ilman lisäevästeitä. Ne asettavat vain toiminnan kannalta välttämättömät evästeet: istunto, laite, ostoskori ja valittu kieli.

Tämä verkkosivusto sekä kirjautumis- ja rekisteröitymissivut käyttävät Google Analytics 4:ää, mutta vasta kun olet hyväksynyt sen evästebannerissa. Sitä ennen analytiikkaskriptiä ei ladata eikä tilastoevästettä aseteta. Käytämme Consent Mode v2:ta kaikki mainossignaalit pois päältä, emmekä käytä tietoja mainontaan.

Valintasi tallennetaan selaimeesi (localStorage), ja voit muuttaa sitä milloin tahansa jokaisen sivun alareunan linkistä "Evästeasetukset". Jos perut suostumuksesi, poistamme Google Analyticsin evästeet (_ga, _ga_*).

Lisäksi laskemme itse käynnit tällä verkkosivustolla omilla palvelimillamme ja ilman evästeitä: sivun, mistä tulit, maan, laitetyypin, selaimen, sivulla vietetyn ajan, vierityksen ja klikkaukset. Selaimeesi ei tallenneta mitään eikä IP-osoitettasi säilytetä, joten suostumusta ei tarvita. Käynnit voidaan erottaa toisistaan vain yhden päivän sisällä nimettömän koodin avulla, joka vaihtuu joka päivä. Oikeusperuste on oikeutettu etumme tietää, mitkä sivut ovat hyödyllisiä (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Nämä tiedot poistetaan 90 päivän kuluttua.

Lisäksi tämä verkkosivusto tallentaa yhden evästeen valitsemastasi kielestä (rf_lang) vuoden ajaksi.

Palveluntarjoajat

• Palvelinympäristö ja varmuuskopiot: datakeskukset EU:ssa.
• Kirjautumiskoodien ja kutsujen sähköpostitoimitus: palveluntarjoaja EU:ssa.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): vain tällä verkkosivustolla sekä kirjautumis- ja rekisteröitymissivuilla, ja vain suostumuksella. Google voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (Data Privacy Framework) perusteella.
• Telegram: vain jos hotelli yhdistää sen. Henkilökunnalle lähtevät ilmoitukset sisältävät huoneen numeron ja tilauksen. Telegram voi käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella, joten hotelli päättää, käyttääkö se palvelua.
• Ruokalistan konekäännös: saa vain ruokalistan tekstejä, ei koskaan vieraiden tietoja.

Lähetämme ajantasaisen luettelon palveluntarjoajista pyynnöstä.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista ja poistaa ne, rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä sekä saada tietosi siirrettävässä muodossa.

Vieraiden kannattaa ottaa ensin yhteyttä hotelliin, koska hotelli on tilaustietojen rekisterinpitäjä. Autamme hotellia vastaamaan jokaiseen pyyntöön 30 päivän kuluessa.

Voit myös tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle, Itävallassa Datenschutzbehördelle, tai oman maasi viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Turvallisuus

Kaikki yhteydet käyttävät TLS-salausta. Salasanat tallennetaan tiivisteinä. Omistajien ja esihenkilöiden on käytettävä kaksivaiheista kirjautumista. Jokainen hotelli näkee vain omat tietonsa, ja tärkeät toimet kirjataan toimintalokiin.

Muutokset tähän selosteeseen

Jos muutamme selostetta merkittävällä tavalla, ilmoitamme hotelleille sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen. Kysymykset: [email protected].