Datenschutzerklärung

Wer wir sind und welche Rolle wir haben

Roomtray ist Software für Hotels: Gäste bestellen Speisen und Services über einen QR-Code im Zimmer, und das Hotelteam bearbeitet die Bestellungen.

Für die Konten von Inhabern, Leitung und Mitarbeitenden des Hotels sind wir Verantwortlicher.

Für Gästebestellungen handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Hotels nach Artikel 28 DSGVO. Verantwortlich ist das Hotel, es entscheidet, welche Daten es von Gästen erhebt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil unserer Nutzungsbedingungen und wird bei der Registrierung akzeptiert.

Welche Daten wir verarbeiten

• Konten des Hotelteams: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Sprache der Oberfläche, Zwei-Faktor-Einstellungen, Anmeldezeiten und IP-Adresse der Anmeldungen.
• Gästebestellungen: Zimmernummer, bestellte Artikel, Kommentar, Bestellzeit, Sprache der Speisekarte, Personenzahl und der Nachname des Gastes, wenn das Hotel ihn abfragt.
• Prüfung beim Check-in, wenn das Hotel sie aktiviert: der Nachname, den die Rezeption beim Check-in einträgt, sowie Check-in- und Check-out-Zeit des Zimmers.
• Schutz vor Spam: ein Hash der Gerätekennung und ein Hash der IP-Adresse. Wir speichern den Hash, nicht die Adresse selbst.
• Menüstatistik für das Hotel: QR-Scans, Aufrufe der Speisekarte und der Gerichte, Schritte im Warenkorb und Bestellungen, mit Zimmernummer, Menüsprache und Uhrzeit. Jeder Eintrag trägt nur einen kurzen Code, der sich täglich ändert: Gäste lassen sich zählen, aber nicht von Tag zu Tag verfolgen. Keine IP-Adresse, keine Browserdaten, keine personenbezogenen Daten. Einträge werden nach 400 Tagen gelöscht.
• Telegram: Chat-ID und Name des Team-Chats, den das Hotel verbindet.
• Statistik dieser Website, nur mit Ihrer Einwilligung: siehe den Abschnitt zu Cookies und Statistik.

Gäste legen kein Konto an. Wir fragen Gäste weder nach E-Mail-Adresse noch nach Telefonnummer oder Zahlungskarte.

Warum wir sie verarbeiten

• Um den Dienst für das Hotel nach dem Vertrag zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Für Sicherheit, Spamschutz und das Aktivitätsprotokoll, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Für die Statistik dieser Website, auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.
• Für Rechnungen und Buchhaltung, weil das Gesetz es verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und nutzen Gästedaten für keine eigenen Zwecke.

Wo und wie lange wir sie speichern

Alle Daten liegen auf Servern in Rechenzentren der Europäischen Union. Backups sind verschlüsselt und bleiben ebenfalls in der EU.

Gästebestellungen werden standardmäßig nach 90 Tagen automatisch anonymisiert: Nachname, Kommentar und Geräte-Hashes werden gelöscht, Artikel und Beträge bleiben für die Auswertungen des Hotels. Das Hotel kann diese Frist in den Einstellungen verkürzen oder verlängern.

Hotelkonten werden innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht. Rechnungen bewahren wir 7 Jahre auf, wie es das österreichische Steuerrecht verlangt.

Cookies und Statistik

Gästekarten, die Bestelltafel des Teams und die Admin-Bereiche verwenden keine Analyse von Drittanbietern. Die Gästekarte zählt Besuche anonym auf unseren eigenen Servern (siehe oben), ohne zusätzliches Cookie. Sie setzen nur die Cookies, die für den Betrieb nötig sind: Sitzung, Gerät, Warenkorb und gewählte Sprache.

Diese Website sowie die Anmelde- und Registrierungsseiten verwenden Google Analytics 4, aber erst nachdem Sie im Cookie-Hinweis zugestimmt haben. Vorher wird kein Analyse-Skript geladen und kein Statistik-Cookie gesetzt. Wir nutzen den Consent Mode v2 mit abgeschalteten Werbesignalen und verwenden die Daten nicht für Werbung.

Ihre Wahl wird in Ihrem Browser gespeichert (localStorage) und lässt sich jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" unten auf jeder Seite ändern. Widerrufen Sie die Einwilligung, löschen wir die Google-Analytics-Cookies (_ga, _ga_*).

Außerdem zählen wir Besuche dieser Website selbst, auf unseren eigenen Servern und ohne Cookies: die Seite, woher Sie kamen, Land, Gerätetyp, Browser, Zeit auf der Seite, Scrollen und Klicks. In Ihrem Browser wird nichts gespeichert und Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert, daher ist keine Einwilligung nötig. Besuche lassen sich nur innerhalb eines Tages über einen anonymen Code unterscheiden, der sich täglich ändert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse zu wissen, welche Seiten nützlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nach 90 Tagen gelöscht.

Außerdem speichert diese Website ein Cookie mit Ihrer gewählten Sprache (rf_lang) für ein Jahr.

Dienstleister

• Hosting und Backups: Rechenzentren in der EU.
• Versand von E-Mails mit Anmeldecodes und Einladungen: ein Anbieter in der EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): nur auf dieser Website und den Anmelde- und Registrierungsseiten und nur mit Einwilligung. Google kann Daten im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework in die USA übermitteln.
• Telegram: nur wenn das Hotel es verbindet. Benachrichtigungen an das Team enthalten Zimmernummer und Bestellung. Telegram kann Daten außerhalb der EU verarbeiten, daher entscheidet das Hotel über die Nutzung.
• Maschinelle Übersetzung der Speisekarte: erhält nur Texte der Speisekarte, niemals Gästedaten.

Die aktuelle Liste der Dienstleister senden wir auf Anfrage.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch und auf Datenübertragbarkeit.

Gäste wenden sich zuerst an das Hotel, weil es für die Bestelldaten verantwortlich ist. Wir helfen dem Hotel, jede Anfrage innerhalb von 30 Tagen zu beantworten.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzbehörde beschweren, in Österreich bei der Datenschutzbehörde in Wien, oder bei der Behörde in Ihrem Land.

Sicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Passwörter werden als Hash gespeichert. Inhaber und Leitung müssen die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen. Jedes Hotel sieht nur seine eigenen Daten, wichtige Aktionen werden protokolliert.

Änderungen dieser Erklärung

Ändern wir diese Erklärung wesentlich, informieren wir Hotels mindestens 30 Tage vorher per E-Mail. Fragen: [email protected].