Adatvédelmi tájékoztató

Kik vagyunk és mi a szerepünk

A Roomtray szállodáknak készült szoftver: a vendégek a szobában lévő QR-kódon keresztül rendelnek ételt és szolgáltatásokat, a szálloda csapata pedig kezeli a rendeléseket.

A szállodatulajdonosok, menedzserek és munkatársak fiókjai tekintetében mi vagyunk az adatkezelő.

A vendégrendelések esetében a GDPR 28. cikke alapján adatfeldolgozóként járunk el a szálloda nevében. Az adatkezelő a szálloda, és ő dönti el, milyen adatokat gyűjt a vendégektől. Az adatfeldolgozási megállapodás az általános szerződési feltételeink része, és a regisztrációval elfogadásra kerül.

Milyen adatokat kezelünk

• A szálloda csapatának fiókjai: név, e-mail-cím, jelszó (csak hash formában tárolva), a felület nyelve, a kétlépcsős azonosítás beállításai, a belépések időpontja és IP-címe.
• Vendégrendelések: szobaszám, rendelt tételek, megjegyzés, a rendelés időpontja, az étlap nyelve, a személyek száma és a vendég vezetékneve, ha a szálloda kéri.
• Bejelentkezés ellenőrzése, ha a szálloda bekapcsolja: a vezetéknév, amelyet a recepció bejelentkezéskor beír, valamint a szoba bejelentkezési és kijelentkezési ideje.
• Spam elleni védelem: az eszközazonosító és az IP-cím hash értéke. A hash-t tároljuk, magát a címet nem.
• Étlapstatisztika a szálloda számára: QR-beolvasások, étlap- és ételmegtekintések, a kosár lépései és a rendelések, a szobával, az étlap nyelvével és az időponttal. Minden rekord csak egy naponta változó rövid kódot tartalmaz, így a vendégek megszámolhatók, de napról napra nem követhetők. Nincs IP-cím, nincsenek böngészőadatok, nincsenek személyes adatok. A rekordokat 400 nap után töröljük.
• Telegram: a szálloda által csatlakoztatott személyzeti csevegés azonosítója és neve.
• Weboldal-statisztika, csak az Ön hozzájárulásával: lásd a sütikről és statisztikáról szóló részt.

A vendégek nem hoznak létre fiókot. Nem kérünk a vendégektől e-mail-címet, telefonszámot vagy bankkártyát.

Miért kezeljük az adatokat

• A szolgáltatás nyújtásához a szálloda számára a szerződés alapján (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).
• A biztonság, a spam elleni védelem és a tevékenységnapló céljából, a biztonságos szolgáltatáshoz fűződő jogos érdekünk alapján (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
• Weboldal-statisztikához az Ön hozzájárulása alapján (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), amelyet bármikor visszavonhat.
• Számlázáshoz és könyveléshez, mert ezt jogszabály írja elő (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont).

Nem adunk el adatokat, nem jelenítünk meg hirdetéseket, és a vendégadatokat semmilyen saját célra nem használjuk.

Hol és meddig tároljuk

Minden adatot az Európai Unióban található adatközpontok szerverein tárolunk. A biztonsági mentések titkosítottak, és szintén az EU-ban maradnak.

A vendégrendeléseket alapértelmezés szerint 90 nap után automatikusan anonimizáljuk: a vezetéknév, a megjegyzés és az eszköz hash értékei törlődnek, a tételek és az összegek pedig megmaradnak a szálloda kimutatásaihoz. A szálloda a beállításokban rövidítheti vagy meghosszabbíthatja ezt az időszakot.

A szállodai fiókokat a szerződés megszűnése után 30 napon belül töröljük. A számlákat az osztrák adójog előírásai szerint 7 évig őrizzük.

Sütik és statisztika

A vendégmenük, a személyzet rendelési táblája és az adminfelületek nem használnak külső analitikát. A vendégmenü a látogatásokat anonim módon, saját szervereinken számolja (lásd fent), külön süti nélkül. Csak a működéshez szükséges sütiket állítják be: munkamenet, eszköz, kosár és a választott nyelv.

Ez a weboldal, valamint a belépési és regisztrációs oldalak a Google Analytics 4-et használják, de csak azután, hogy Ön a sütibannerben hozzájárult. Addig semmilyen analitikai szkript nem töltődik be, és statisztikai süti sem kerül beállításra. A Consent Mode v2-t használjuk minden hirdetési jelzés kikapcsolásával, és az adatokat nem használjuk hirdetésre.

A választása a böngészőjében (localStorage) tárolódik, és bármikor módosítható minden oldal alján a „Sütibeállítások” hivatkozással. Ha visszavonja a hozzájárulását, töröljük a Google Analytics sütiket (_ga, _ga_*).

Ezen felül a weboldal látogatásait mi magunk is számoljuk, saját szervereinken és sütik nélkül: az oldalt, honnan érkezett, az országot, az eszköz típusát, a böngészőt, az oldalon töltött időt, a görgetést és a kattintásokat. Az Ön böngészőjében semmit nem tárolunk, és az IP-címét nem mentjük, ezért nincs szükség hozzájárulásra. A látogatások csak egy napon belül különböztethetők meg egy névtelen kód alapján, amely naponta változik. A jogalap a jogos érdekünk, hogy tudjuk, mely oldalak hasznosak (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Ezeket az adatokat 90 nap után töröljük.

Ez a weboldal egy sütit is tárol a választott nyelvvel (rf_lang) egy évig.

Szolgáltatók

• Tárhely és biztonsági mentések: adatközpontok az EU-ban.
• A belépési kódokat és meghívókat tartalmazó e-mailek kézbesítése: uniós szolgáltató.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): csak ezen a weboldalon és a belépési, regisztrációs oldalakon, és csak hozzájárulással. A Google az EU-USA adatvédelmi keretrendszer alapján továbbíthat adatokat az Egyesült Államokba.
• Telegram: csak ha a szálloda csatlakoztatja. A személyzetnek küldött értesítések a szobaszámot és a rendelést tartalmazzák. A Telegram az EU-n kívül is kezelhet adatokat, ezért a szálloda dönti el, használja-e.
• Az étlap gépi fordítása: csak az étlap szövegeit kapja meg, vendégadatokat soha.

A szolgáltatók aktuális listáját kérésre elküldjük.

Az Ön jogai

Önnek joga van az adataihoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez és törléséhez, az adatkezelés korlátozásához vagy az ellene való tiltakozáshoz, valamint ahhoz, hogy adatait hordozható formában megkapja.

A vendégek először a szállodához forduljanak, mert a rendelési adatok kezelője a szálloda. Minden kérés megválaszolásában 30 napon belül segítünk a szállodának.

Panaszt tehet egy adatvédelmi hatóságnál is: Ausztriában ez a Datenschutzbehörde, Magyarországon a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), illetve a saját országa hatósága.

Biztonság

Minden kapcsolat TLS-t használ. A jelszavakat hash formában tároljuk. A tulajdonosoknak és a menedzsereknek kötelező a kétlépcsős belépés. Minden szálloda csak a saját adatait látja, a fontos műveleteket pedig tevékenységnapló rögzíti.

A tájékoztató módosítása

Ha a tájékoztatót lényegesen módosítjuk, legalább 30 nappal előre e-mailben értesítjük a szállodákat. Kérdések: [email protected].