Política de privacidad

Quiénes somos y cuál es nuestro papel

Roomtray es software para hoteles: los huéspedes piden comida y servicios desde un código QR en la habitación y el equipo del hotel gestiona los pedidos.

Para las cuentas de propietarios, responsables y personal del hotel somos el responsable del tratamiento.

Para los pedidos de los huéspedes actuamos como encargado del tratamiento en nombre del hotel, conforme al artículo 28 del RGPD. El hotel es el responsable y decide qué datos recoge de los huéspedes. El contrato de encargo del tratamiento forma parte de nuestras condiciones del servicio y se acepta al registrarse.

Qué datos tratamos

• Cuentas del equipo del hotel: nombre, dirección de correo electrónico, contraseña (guardada solo como hash), idioma de la interfaz, ajustes del segundo factor, horas de inicio de sesión y la dirección IP de los inicios de sesión.
• Pedidos de los huéspedes: número de habitación, productos pedidos, comentario, hora del pedido, idioma de la carta, número de personas y el apellido del huésped si el hotel lo solicita.
• Verificación del check-in, si el hotel la activa: el apellido que recepción introduce al hacer el check-in y la hora de entrada y salida de la habitación.
• Protección contra spam: un identificador del dispositivo cifrado con hash y una dirección IP cifrada con hash. Guardamos el hash, no la dirección.
• Estadísticas de la carta para el hotel: escaneos del QR, visitas a la carta y a los platos, pasos del carrito y pedidos, con la habitación, el idioma de la carta y la hora. Cada registro lleva solo un código corto que cambia cada día, de modo que se puede contar a los huéspedes pero no seguirlos de un día a otro. Sin dirección IP, sin datos del navegador, sin datos personales. Los registros se eliminan a los 400 días.
• Telegram: el ID y el nombre del chat del personal que conecta el hotel.
• Estadísticas del sitio web, solo con su consentimiento: consulte el apartado sobre cookies y estadísticas.

Los huéspedes no crean cuentas. No pedimos a los huéspedes correo electrónico, número de teléfono ni tarjeta de pago.

Por qué los tratamos

• Para prestar el servicio al hotel en virtud del contrato (artículo 6, apartado 1, letra b del RGPD).
• Para la seguridad, la protección contra spam y el registro de actividad, sobre la base de nuestro interés legítimo en un servicio seguro (artículo 6, apartado 1, letra f del RGPD).
• Para las estadísticas del sitio web, sobre la base de su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a del RGPD), que puede retirar en cualquier momento.
• Para facturas y contabilidad, porque lo exige la ley (artículo 6, apartado 1, letra c del RGPD).

No vendemos datos, no mostramos publicidad y no usamos los datos de los huéspedes para ningún fin propio.

Dónde y durante cuánto tiempo los guardamos

Todos los datos se guardan en servidores de centros de datos de la Unión Europea. Las copias de seguridad están cifradas y también se quedan en la UE.

Por defecto, los pedidos de los huéspedes se anonimizan automáticamente a los 90 días: se eliminan el apellido, el comentario y los hashes del dispositivo, mientras que los productos y los importes se mantienen para los informes del hotel. El hotel puede acortar o ampliar este plazo en sus ajustes.

Las cuentas de los hoteles se eliminan en los 30 días siguientes al fin del contrato. Las facturas se conservan 7 años, como exige la legislación fiscal austriaca.

Cookies y estadísticas

Las cartas para huéspedes, el tablero de pedidos del personal y los paneles de administración no usan analítica de terceros. La carta del huésped cuenta las visitas de forma anónima en nuestros propios servidores (ver arriba), sin ninguna cookie adicional. Solo usan las cookies necesarias para funcionar: la sesión, el dispositivo, el carrito y el idioma elegido.

Este sitio web y las páginas de inicio de sesión y registro usan Google Analytics 4, pero solo después de que usted lo acepte en el banner de cookies. Hasta entonces no se carga ningún script de analítica ni se instala ninguna cookie de estadística. Usamos Consent Mode v2 con todas las señales publicitarias desactivadas y no usamos los datos con fines publicitarios.

Su elección se guarda en su navegador (localStorage) y puede cambiarla en cualquier momento con el enlace "Configuración de cookies" al pie de cada página. Si retira su consentimiento, eliminamos las cookies de Google Analytics (_ga, _ga_*).

Además, contamos nosotros mismos las visitas a este sitio web, en nuestros propios servidores y sin cookies: la página, de dónde viene, el país, el tipo de dispositivo, el navegador, el tiempo en la página, el desplazamiento y los clics. No se guarda nada en su navegador y su dirección IP no se almacena, por eso no hace falta consentimiento. Las visitas solo se pueden distinguir dentro de un mismo día mediante un código anónimo que cambia cada día. La base jurídica es nuestro interés legítimo en saber qué páginas son útiles (artículo 6, apartado 1, letra f del RGPD). Estos registros se eliminan a los 90 días.

Este sitio web también guarda una cookie con el idioma elegido (rf_lang) durante un año.

Proveedores de servicios

• Alojamiento y copias de seguridad: centros de datos en la UE.
• Envío de correos con códigos de acceso e invitaciones: un proveedor en la UE.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): solo en este sitio web y en las páginas de inicio de sesión y registro, y solo con consentimiento. Google puede transferir datos a EE. UU. al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• Telegram: solo si el hotel lo conecta. Los avisos al personal contienen el número de habitación y el pedido. Telegram puede tratar datos fuera de la UE, por lo que el hotel decide si lo usa.
• Traducción automática de la carta: recibe solo los textos de la carta, nunca datos de los huéspedes.

Le enviaremos la lista actual de proveedores si la solicita.

Sus derechos

Tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos y suprimirlos, a limitar el tratamiento u oponerse a él y a recibir sus datos en un formato portátil.

Los huéspedes deben dirigirse primero al hotel, porque el hotel es el responsable de los datos de los pedidos. Ayudamos al hotel a responder a cada solicitud en un plazo de 30 días.

También puede presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos: en Austria, la Datenschutzbehörde, o la autoridad de su país.

Seguridad

Todas las conexiones usan TLS. Las contraseñas se guardan como hashes. Propietarios y responsables deben usar el inicio de sesión en dos pasos. Cada hotel ve solo sus propios datos, y las acciones importantes quedan anotadas en un registro de actividad.

Cambios en esta política

Si cambiamos esta política de forma relevante, informaremos a los hoteles por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. Preguntas: [email protected].