Privaatsuspoliitika

Kes me oleme ja milline on meie roll

Roomtray on tarkvara hotellidele: külalised tellivad toas oleva QR-koodi kaudu toitu ja teenuseid ning hotelli meeskond tegeleb tellimustega.

Hotelli omanike, juhatajate ja personali kontode puhul oleme vastutav töötleja.

Külaliste tellimuste puhul tegutseme hotelli nimel volitatud töötlejana GDPR-i artikli 28 alusel. Vastutav töötleja on hotell, kes otsustab, milliseid andmeid ta külalistelt kogub. Andmetöötlusleping on osa meie kasutustingimustest ja sellega nõustutakse registreerumisel.

Milliseid andmeid me töötleme

• Hotelli meeskonna kontod: nimi, e-posti aadress, parool (salvestatud ainult räsina), liidese keel, kaheastmelise sisselogimise seaded, sisselogimise ajad ja sisselogimise IP-aadress.
• Külaliste tellimused: toa number, tellitud tooted, kommentaar, tellimuse aeg, menüü keel, inimeste arv ja külalise perekonnanimi, kui hotell seda küsib.
• Sisseregistreerimise kontroll, kui hotell selle sisse lülitab: perekonnanimi, mille vastuvõtt sisestab sisseregistreerimisel, ning toa sisse- ja väljaregistreerimise aeg.
• Kaitse rämpsu eest: seadme räsitud identifikaator ja räsitud IP-aadress. Hoiame räsi, mitte aadressi ennast.
• Menüü statistika hotellile: QR-koodi skannimised, menüü ja roogade vaatamised, ostukorvi sammud ja tellimused koos toa, menüü keele ja ajaga. Igal kirjel on ainult lühike kood, mis muutub iga päev, nii et külalisi saab loendada, kuid mitte päevast päeva jälgida. Ei mingit IP-aadressi, brauseri andmeid ega isikuandmeid. Kirjed kustutatakse 400 päeva pärast.
• Telegram: personali vestluse ID ja nimi, mille hotell ühendab.
• Veebisaidi statistika, ainult teie nõusolekul: vaadake jaotist küpsiste ja statistika kohta.

Külalised kontot ei loo. Me ei küsi külalistelt e-posti aadressi, telefoninumbrit ega maksekaarti.

Miks me neid töötleme

• Teenuse osutamiseks hotellile lepingu alusel (GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt b).
• Turvalisuse, rämpsu eest kaitsmise ja tegevuslogi jaoks, tuginedes meie õigustatud huvile turvalise teenuse vastu (GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt f).
• Veebisaidi statistika jaoks teie nõusoleku alusel (GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt a), mille saate igal ajal tagasi võtta.
• Arvete ja raamatupidamise jaoks, sest seadus seda nõuab (GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt c).

Me ei müü andmeid, ei näita reklaami ega kasuta külaliste andmeid ühelgi oma eesmärgil.

Kus ja kui kaua me andmeid hoiame

Kõiki andmeid hoitakse Euroopa Liidu andmekeskuste serverites. Varukoopiad on krüpteeritud ja jäävad samuti ELi.

Külaliste tellimused muudetakse vaikimisi automaatselt anonüümseks 90 päeva pärast: perekonnanimi, kommentaar ja seadme räsid eemaldatakse, tooted ja summad jäävad hotelli aruannete jaoks alles. Hotell saab seda perioodi oma seadetes lühendada või pikendada.

Hotellide kontod kustutatakse 30 päeva jooksul pärast lepingu lõppu. Arveid säilitatakse 7 aastat, nagu nõuab Austria maksuseadus.

Küpsised ja statistika

Külaliste menüüd, personali tellimuste tahvel ja halduspaneelid ei kasuta kolmandate osapoolte analüütikat. Külalise menüü loendab külastusi anonüümselt meie enda serverites (vt eespool) ilma ühegi lisaküpsiseta. Need seavad ainult toimimiseks vajalikud küpsised: seanss, seade, ostukorv ja valitud keel.

See veebisait ning sisselogimise ja registreerumise lehed kasutavad Google Analytics 4, kuid ainult pärast seda, kui olete küpsiste ribal nõustunud. Seni ei laadita ühtegi analüütikaskripti ega seata ühtegi statistikaküpsist. Kasutame Consent Mode v2 ja kõik reklaamisignaalid on välja lülitatud. Andmeid reklaamiks ei kasuta.

Teie valik salvestatakse teie brauserisse (localStorage) ja seda saab igal ajal muuta iga lehe allosas oleva lingi "Küpsiste seaded" kaudu. Kui võtate nõusoleku tagasi, kustutame Google Analyticsi küpsised (_ga, _ga_*).

Lisaks loendame selle veebisaidi külastusi ise, oma serverites ja ilma küpsisteta: lehe, kust te tulite, riigi, seadme tüübi, brauseri, lehel veedetud aja, kerimise ja klikid. Teie brauserisse ei salvestata midagi ja teie IP-aadressi ei säilitata, seega pole nõusolekut vaja. Külastusi saab eristada ainult ühe päeva piires anonüümse koodi järgi, mis muutub iga päev. Õiguslik alus on meie õigustatud huvi teada, millised lehed on kasulikud (GDPR-i artikli 6 lõike 1 punkt f). Need andmed kustutatakse 90 päeva pärast.

See veebisait salvestab ka ühe küpsise teie valitud keelega (rf_lang) üheks aastaks.

Teenusepakkujad

• Majutus ja varukoopiad: andmekeskused ELis.
• Sisselogimiskoodide ja kutsete e-kirjade saatmine: teenusepakkuja ELis.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): ainult sellel veebisaidil ning sisselogimise ja registreerumise lehtedel ja ainult nõusolekul. Google võib edastada andmeid USA-sse ELi-USA andmekaitseraamistiku alusel.
• Telegram: ainult siis, kui hotell selle ühendab. Teavitused personalile sisaldavad toa numbrit ja tellimust. Telegram võib töödelda andmeid väljaspool ELi, seega otsustab hotell, kas seda kasutada.
• Menüü masintõlge: saab ainult menüü tekste, mitte kunagi külaliste andmeid.

Teenusepakkujate kehtiva nimekirja saadame soovi korral.

Teie õigused

Teil on õigus oma andmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada, piirata nende töötlemist või esitada selle vastu vastuväide ning saada oma andmed ülekantavas vormingus.

Külalised peaksid esmalt pöörduma hotelli poole, sest tellimuste andmete vastutav töötleja on hotell. Aitame hotellil igale taotlusele vastata 30 päeva jooksul.

Samuti võite esitada kaebuse andmekaitseasutusele: Austrias on selleks Datenschutzbehörde, Eestis Andmekaitse Inspektsioon, või pöörduda oma riigi asutuse poole.

Turvalisus

Kõik ühendused kasutavad TLS-i. Paroolid salvestatakse räsidena. Omanikud ja juhatajad peavad kasutama kaheastmelist sisselogimist. Iga hotell näeb ainult oma andmeid ja olulised toimingud kirjutatakse tegevuslogisse.

Selle poliitika muudatused

Kui muudame seda poliitikat olulisel määral, teavitame hotelle e-posti teel vähemalt 30 päeva ette. Küsimused: [email protected].