Zásady ochrany osobních údajů

Kdo jsme a jaká je naše role

Roomtray je software pro hotely: hosté si přes QR kód na pokoji objednávají jídlo a služby a tým hotelu objednávky vyřizuje.

U účtů majitelů, manažerů a personálu hotelu jsme správcem údajů.

U objednávek hostů jednáme jako zpracovatel jménem hotelu podle článku 28 GDPR. Správcem je hotel a rozhoduje, jaké údaje od hostů sbírá. Smlouva o zpracování osobních údajů je součástí obchodních podmínek a přijímá se při registraci.

Jaké údaje zpracováváme

• Účty týmu hotelu: jméno, e-mail, heslo (uložené jen jako hash), jazyk rozhraní, nastavení dvoufázového přihlášení, časy a IP adresy přihlášení.
• Objednávky hostů: číslo pokoje, objednané položky, poznámka, čas objednávky, jazyk menu, počet osob a příjmení hosta, pokud ho hotel vyžaduje.
• Ověření při ubytování, pokud ho hotel zapne: příjmení, které recepce zadá při ubytování, a čas ubytování a odjezdu z pokoje.
• Ochrana proti spamu: hash identifikátoru zařízení a hash IP adresy. Ukládáme hash, ne samotnou adresu.
• Statistika menu pro hotel: skeny QR, zobrazení menu a jídel, kroky v košíku a objednávky, s číslem pokoje, jazykem menu a časem. Každý záznam nese jen krátký kód, který se každý den mění, takže hosty lze spočítat, ale ne sledovat ze dne na den. Žádná IP adresa, žádné údaje o prohlížeči, žádné osobní údaje. Záznamy mažeme po 400 dnech.
• Telegram: ID a název chatu personálu, který hotel připojí.
• Statistiky webu, jen s vaším souhlasem: viz oddíl o cookies a statistikách.

Hosté si nezakládají účty. Po hostech nechceme e-mail, telefon ani platební kartu.

Proč je zpracováváme

• Abychom hotelu poskytovali službu podle smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
• Kvůli bezpečnosti, ochraně proti spamu a protokolu činností na základě oprávněného zájmu na bezpečné službě (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
• Kvůli statistikám webu na základě vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), který můžete kdykoli odvolat.
• Kvůli fakturám a účetnictví, protože to vyžaduje zákon (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR).

Údaje neprodáváme, nezobrazujeme reklamu a údaje hostů nepoužíváme pro vlastní účely.

Kde a jak dlouho je uchováváme

Všechna data jsou uložena na serverech v datových centrech Evropské unie. Zálohy jsou šifrované a zůstávají také v EU.

Objednávky hostů se ve výchozím nastavení po 90 dnech automaticky anonymizují: příjmení, poznámka a hashe zařízení se smažou, položky a částky zůstanou pro přehledy hotelu. Hotel může tuto lhůtu v nastavení zkrátit nebo prodloužit.

Účty hotelu mažeme do 30 dnů po skončení smlouvy. Faktury uchováváme 7 let, jak vyžaduje rakouské daňové právo.

Cookies a statistiky

Menu pro hosty, obrazovka objednávek pro personál a administrace nepoužívají žádnou analytiku třetích stran. Menu pro hosty počítá návštěvy anonymně na našich vlastních serverech (viz výše) bez dalších cookies. Ukládají jen cookies nutné pro provoz: relaci, zařízení, košík a zvolený jazyk.

Tento web a stránky přihlášení a registrace používají Google Analytics 4, ale až poté, co v cookie liště dáte souhlas. Do té doby se nenačte žádný analytický skript a neuloží se žádná statistická cookie. Používáme Consent Mode v2 se všemi reklamními signály vypnutými a data nepoužíváme k reklamě.

Vaše volba se ukládá v prohlížeči (localStorage) a můžete ji kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce každé stránky. Pokud souhlas odvoláte, cookies Google Analytics (_ga, _ga_*) smažeme.

Návštěvy tohoto webu navíc počítáme sami na vlastních serverech a bez cookies: stránku, odkud jste přišli, zemi, typ zařízení, prohlížeč, čas na stránce, posouvání a kliknutí. Ve vašem prohlížeči se nic neukládá a vaše IP adresa se nezaznamenává, proto není potřeba souhlas. Návštěvy lze rozlišit jen v rámci jednoho dne podle anonymního kódu, který se každý den mění. Právním základem je náš oprávněný zájem vědět, které stránky jsou užitečné (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Tyto záznamy se mažou po 90 dnech.

Tento web navíc ukládá jednu cookie se zvoleným jazykem (rf_lang) na jeden rok.

Poskytovatelé služeb

• Hosting a zálohy: datová centra v EU.
• Odesílání e-mailů s přihlašovacími kódy a pozvánkami: poskytovatel v EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): jen na tomto webu a na stránkách přihlášení a registrace, a jen se souhlasem. Google může údaje předávat do USA v rámci EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: jen pokud ho hotel připojí. Upozornění pro personál obsahují číslo pokoje a objednávku. Telegram může údaje zpracovávat mimo EU, proto o jeho použití rozhoduje hotel.
• Strojový překlad menu: dostává jen texty menu, nikdy údaje o hostech.

Aktuální seznam poskytovatelů zašleme na vyžádání.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu a výmaz, na omezení zpracování, námitku proti zpracování a na přenositelnost údajů.

Hosté se nejprve obracejí na hotel, protože ten je správcem údajů o objednávkách. Hotelu pomáháme odpovědět na každou žádost do 30 dnů.

Můžete také podat stížnost u dozorového úřadu, v Rakousku je to Datenschutzbehörde, v Česku Úřad pro ochranu osobních údajů.

Zabezpečení

Všechna spojení používají TLS. Hesla ukládáme jako hashe. Majitelé a manažeři musí používat dvoufázové přihlášení. Každý hotel vidí jen svá data a důležité činnosti se zapisují do protokolu.

Změny těchto zásad

Pokud zásady podstatně změníme, informujeme hotely e-mailem nejméně 30 dnů předem. Otázky: [email protected].