Политика за поверителност

Кои сме ние и каква е ролята ни

Roomtray е софтуер за хотели: гостите поръчват храна и услуги чрез QR код в стаята, а екипът на хотела обработва поръчките.

За акаунтите на собствениците, управителите и персонала на хотела ние сме администратор на данни.

За поръчките на гостите действаме като обработващ данни от името на хотела съгласно член 28 от GDPR. Хотелът е администраторът и решава какви данни събира от гостите. Договорът за обработване на данни е част от нашите общи условия и се приема при регистрация.

Какви данни обработваме

• Акаунти на екипа на хотела: име, имейл адрес, парола (съхранявана само като хеш), език на интерфейса, настройки за двуфакторен вход, часове на влизане и IP адрес при влизане.
• Поръчки на гости: номер на стаята, поръчани артикули, коментар, час на поръчката, език на менюто, брой лица и фамилията на госта, ако хотелът я изисква.
• Проверка при настаняване, ако хотелът я включи: фамилията, която рецепцията въвежда при настаняване, и часовете на настаняване и напускане на стаята.
• Защита от спам: хеширан идентификатор на устройството и хеширан IP адрес. Пазим хеша, а не самия адрес.
• Статистика на менюто за хотела: сканирания на QR кодове, прегледи на менюто и ястията, стъпки в количката и поръчки, със стаята, езика на менюто и часа. Всеки запис носи само кратък код, който се сменя всеки ден, така че гостите могат да бъдат преброени, но не и проследени от ден на ден. Без IP адрес, без данни за браузъра, без лични данни. Записите се изтриват след 400 дни.
• Telegram: ID и име на чата на персонала, който хотелът свърже.
• Статистика на уебсайта, само с Вашето съгласие: вижте раздела за бисквитките и статистиката.

Гостите не създават акаунти. Не искаме от гостите имейл адрес, телефонен номер или платежна карта.

Защо ги обработваме

• За да предоставяме услугата на хотела по договора (член 6, параграф 1, буква „б“ от GDPR).
• За сигурност, защита от спам и дневник на действията, на основание нашия легитимен интерес от сигурна услуга (член 6, параграф 1, буква „е“ от GDPR).
• За статистика на уебсайта, на основание Вашето съгласие (член 6, параграф 1, буква „а“ от GDPR), което можете да оттеглите по всяко време.
• За фактури и счетоводство, защото законът го изисква (член 6, параграф 1, буква „в“ от GDPR).

Не продаваме данни, не показваме реклами и не използваме данните на гостите за собствени цели.

Къде и колко дълго ги пазим

Всички данни се съхраняват на сървъри в центрове за данни в Европейския съюз. Резервните копия са криптирани и също остават в ЕС.

Поръчките на гостите се анонимизират автоматично след 90 дни по подразбиране: фамилията, коментарът и хешовете на устройствата се премахват, а артикулите и сумите остават за отчетите на хотела. Хотелът може да скъси или удължи този срок в настройките си.

Акаунтите на хотелите се изтриват в рамките на 30 дни след прекратяване на договора. Фактурите се пазят 7 години, както изисква австрийското данъчно законодателство.

Бисквитки и статистика

Менютата за гости, таблото за поръчки на персонала и административните панели не използват анализи на трети страни. Менюто за гости брои посещенията анонимно на нашите собствени сървъри (вижте по-горе), без допълнителна бисквитка. Те поставят само бисквитките, нужни за работата: сесията, устройството, количката и избрания език.

Този уебсайт и страниците за вход и регистрация използват Google Analytics 4, но само след като се съгласите в банера за бисквитки. Дотогава не се зарежда скрипт за анализи и не се поставя бисквитка за статистика. Използваме Consent Mode v2 с изключени рекламни сигнали и не използваме данните за реклама.

Изборът Ви се пази в браузъра (localStorage) и може да бъде променен по всяко време чрез връзката „Настройки за бисквитки“ в долната част на всяка страница. Ако оттеглите съгласието си, изтриваме бисквитките на Google Analytics (_ga, _ga_*).

Освен това сами броим посещенията на този уебсайт, на собствените си сървъри и без бисквитки: страницата, откъде идвате, държавата, вида устройство, браузъра, времето на страницата, превъртането и кликванията. Във Вашия браузър не се записва нищо, а IP адресът Ви не се съхранява, затова не е нужно съгласие. Посещенията могат да се различат само в рамките на един ден по анонимен код, който се сменя всеки ден. Правното основание е нашият легитимен интерес да знаем кои страници са полезни (член 6, параграф 1, буква „е“ от GDPR). Тези записи се изтриват след 90 дни.

Този уебсайт съхранява и една бисквитка с избрания от Вас език (rf_lang) за една година.

Доставчици на услуги

• Хостинг и резервни копия: центрове за данни в ЕС.
• Изпращане на имейли с кодове за вход и покани: доставчик в ЕС.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): само на този уебсайт и на страниците за вход и регистрация, и само със съгласие. Google може да прехвърля данни в САЩ съгласно Рамката за поверителност на данните между ЕС и САЩ.
• Telegram: само ако хотелът го свърже. Известията до персонала съдържат номера на стаята и поръчката. Telegram може да обработва данни извън ЕС, затова хотелът решава дали да го използва.
• Машинен превод на менюто: получава само текстовете на менюто, никога данни на гости.

При поискване ще Ви изпратим актуалния списък с доставчици.

Вашите права

Имате право на достъп, коригиране и изтриване на данните си, на ограничаване на обработването или възражение срещу него и на получаване на данните си в преносим формат.

Гостите трябва първо да се обърнат към хотела, защото хотелът е администратор на данните за поръчките. Помагаме на хотела да отговори на всяко искане в рамките на 30 дни.

Можете също да подадете жалба до орган за защита на данните: в Австрия това е Datenschutzbehörde, в България Комисията за защита на личните данни, или съответният орган във Вашата държава.

Сигурност

Всички връзки използват TLS. Паролите се съхраняват като хешове. Собствениците и управителите трябва да използват двуфакторен вход. Всеки хотел вижда само своите данни, а важните действия се записват в дневник.

Промени в тази политика

Ако променим тази политика по съществен начин, уведомяваме хотелите по имейл поне 30 дни предварително. Въпроси: [email protected].