Politika zasebnosti

Kdo smo in kakšna je naša vloga

Roomtray je programska oprema za hotele: gostje naročajo hrano in storitve prek QR kode v sobi, hotelska ekipa pa naročila obdela.

Za uporabniške račune lastnikov, vodij in osebja hotelov smo upravljavec.

Za naročila gostov delujemo kot obdelovalec v imenu hotela po členu 28 GDPR. Hotel je upravljavec in odloča, katere podatke zbira od gostov. Pogodba o obdelavi podatkov je del naših pogojev uporabe in se sprejme ob registraciji.

Katere podatke obdelujemo

• Računi hotelske ekipe: ime, e-poštni naslov, geslo (shranjeno samo kot zgoščena vrednost), jezik vmesnika, nastavitve dvostopenjske prijave, časi prijav in IP-naslov prijav.
• Naročila gostov: številka sobe, naročene postavke, opomba, čas naročila, jezik menija, število oseb in priimek gosta, če ga hotel zahteva.
• Preverjanje prijave, če ga hotel vklopi: priimek, ki ga recepcija vnese ob prijavi, ter čas prijave in odjave za sobo.
• Zaščita pred zlorabo: zgoščeni identifikator naprave in zgoščeni IP-naslov. Hranimo zgoščeno vrednost, ne samega naslova.
• Statistika menija za hotel: skeniranja QR kode, ogledi menija in jedi, koraki v košarici in naročila, s sobo, jezikom menija in časom. Vsak zapis nosi samo kratko kodo, ki se vsak dan spremeni, zato je goste mogoče prešteti, ne pa slediti iz dneva v dan. Brez IP-naslova, brez podatkov o brskalniku, brez osebnih podatkov. Zapisi se izbrišejo po 400 dneh.
• Telegram: ID in ime klepeta osebja, ki ga poveže hotel.
• Statistika spletnega mesta, samo z vašo privolitvijo: glejte razdelek o piškotkih in statistiki.

Gostje ne ustvarjajo uporabniških računov. Od gostov ne zahtevamo e-poštnega naslova, telefonske številke ali plačilne kartice.

Zakaj jih obdelujemo

• Za zagotavljanje storitve hotelu na podlagi pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR).
• Za varnost, zaščito pred zlorabo in dnevnik dejavnosti, na podlagi našega zakonitega interesa za varno storitev (člen 6(1)(f) GDPR).
• Za statistiko spletnega mesta, na podlagi vaše privolitve (člen 6(1)(a) GDPR), ki jo lahko kadarkoli prekličete.
• Za račune in računovodstvo, ker to zahteva zakon (člen 6(1)(c) GDPR).

Podatkov ne prodajamo, ne prikazujemo oglasov in podatkov gostov ne uporabljamo za nobene lastne namene.

Kje in kako dolgo jih hranimo

Vsi podatki so shranjeni na strežnikih v podatkovnih centrih v Evropski uniji. Varnostne kopije so šifrirane in prav tako ostanejo v EU.

Naročila gostov se privzeto samodejno anonimizirajo po 90 dneh: priimek, opomba in zgoščene vrednosti naprave se odstranijo, postavke in zneski pa ostanejo za poročila hotela. Hotel lahko to obdobje v nastavitvah skrajša ali podaljša.

Računi hotelov se izbrišejo v 30 dneh po koncu pogodbe. Izdani računi se hranijo 7 let, kot zahteva avstrijska davčna zakonodaja.

Piškotki in statistika

Meniji za goste, tabla naročil za osebje in administracija ne uporabljajo analitike tretjih oseb. Meni za goste obiske šteje anonimno na naših strežnikih (glejte zgoraj), brez dodatnega piškotka. Nastavijo samo piškotke, ki so potrebni za delovanje: sejo, napravo, košarico in izbrani jezik.

To spletno mesto ter strani za prijavo in registracijo uporabljajo Google Analytics 4, vendar šele, ko se strinjate v pasici za piškotke. Do takrat se ne naloži noben analitični skript in ne nastavi noben statistični piškotek. Uporabljamo Consent Mode v2 z izklopljenimi vsemi oglaševalskimi signali in podatkov ne uporabljamo za oglaševanje.

Vaša izbira je shranjena v vašem brskalniku (localStorage) in jo lahko kadarkoli spremenite s povezavo „Nastavitve piškotkov“ na dnu vsake strani. Če privolitev prekličete, izbrišemo piškotke Google Analytics (_ga, _ga_*).

Obiske tega spletnega mesta štejemo tudi sami, na lastnih strežnikih in brez piškotkov: stran, od kod ste prišli, državo, vrsto naprave, brskalnik, čas na strani, pomikanje in klike. V vašem brskalniku se nič ne shrani in vaš IP naslov se ne hrani, zato privolitev ni potrebna. Obiske je mogoče ločiti le znotraj enega dne po anonimni kodi, ki se vsak dan spremeni. Pravna podlaga je naš zakoniti interes vedeti, katere strani so koristne (člen 6(1)(f) GDPR). Ti zapisi se izbrišejo po 90 dneh.

To spletno mesto shrani tudi en piškotek z izbranim jezikom (rf_lang) za eno leto.

Ponudniki storitev

• Gostovanje in varnostne kopije: podatkovni centri v EU.
• Pošiljanje e-pošte za prijavne kode in povabila: ponudnik v EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): samo na tem spletnem mestu ter na straneh za prijavo in registracijo, in samo s privolitvijo. Google lahko podatke prenese v ZDA v okviru okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov (Data Privacy Framework).
• Telegram: samo če ga hotel poveže. Obvestila osebju vsebujejo številko sobe in naročilo. Telegram lahko podatke obdeluje zunaj EU, zato o njegovi uporabi odloči hotel.
• Strojno prevajanje menija: prejme samo besedila menija, nikoli podatkov gostov.

Trenutni seznam ponudnikov vam na zahtevo pošljemo.

Vaše pravice

Imate pravico do dostopa do svojih podatkov, njihovega popravka in izbrisa, do omejitve obdelave ali ugovora zoper njo ter do prejema podatkov v prenosljivi obliki.

Gostje naj se najprej obrnejo na hotel, ker je hotel upravljavec podatkov o naročilih. Hotelu pomagamo odgovoriti na vsako zahtevo v 30 dneh.

Pritožbo lahko vložite tudi pri organu za varstvo podatkov, v Avstriji je to Datenschutzbehörde, v Sloveniji Informacijski pooblaščenec, ali pri organu v vaši državi.

Varnost

Vse povezave uporabljajo TLS. Gesla so shranjena kot zgoščene vrednosti. Lastniki in vodje morajo uporabljati dvostopenjsko prijavo. Vsak hotel vidi samo svoje podatke, pomembna dejanja pa se zapisujejo v dnevnik dejavnosti.

Spremembe te politike

Če to politiko bistveno spremenimo, hotele o tem obvestimo po e-pošti vsaj 30 dni vnaprej. Vprašanja: [email protected].