Privacybeleid

Wie we zijn en onze rol

Roomtray is software voor hotels: gasten bestellen eten en diensten via een QR-code op de kamer, en het hotelteam handelt de bestellingen af.

Voor de accounts van hoteleigenaren, managers en personeel zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor bestellingen van gasten treden wij op als verwerker namens het hotel volgens artikel 28 AVG. Het hotel is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens het van gasten verzamelt. De verwerkersovereenkomst is onderdeel van onze gebruiksvoorwaarden en wordt bij de registratie geaccepteerd.

Welke gegevens we verwerken

• Accounts van het hotelteam: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als hash opgeslagen), taal van de interface, instellingen voor tweestapsverificatie, inlogtijden en het IP-adres bij het inloggen.
• Bestellingen van gasten: kamernummer, bestelde producten, opmerking, tijd van de bestelling, menutaal, aantal personen en de achternaam van de gast als het hotel daarom vraagt.
• Incheckcontrole, als het hotel die aanzet: de achternaam die de receptie bij het inchecken invult, en de tijd van in- en uitchecken van de kamer.
• Bescherming tegen spam: een gehashte apparaat-ID en een gehasht IP-adres. We bewaren de hash, niet het adres zelf.
• Menustatistieken voor het hotel: QR-scans, weergaven van het menu en van gerechten, stappen in de winkelmand en bestellingen, met de kamer, de menutaal en de tijd. Elk record bevat alleen een korte code die elke dag verandert, zodat gasten wel te tellen zijn maar niet van dag tot dag te volgen. Geen IP-adres, geen browsergegevens, geen persoonsgegevens. Records worden na 400 dagen verwijderd.
• Telegram: de chat-ID en de naam van de personeelschat die het hotel koppelt.
• Websitestatistieken, alleen met je toestemming: zie het onderdeel over cookies en statistieken.

Gasten maken geen account aan. We vragen gasten niet om een e-mailadres, telefoonnummer of betaalkaart.

Waarom we ze verwerken

• Om de dienst aan het hotel te leveren volgens de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b AVG).
• Voor beveiliging, bescherming tegen spam en het activiteitenlogboek, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
• Voor websitestatistieken, op basis van je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG), die je op elk moment kunt intrekken.
• Voor facturen en boekhouding, omdat de wet dat vereist (artikel 6, lid 1, onder c AVG).

We verkopen geen gegevens, tonen geen advertenties en gebruiken gastgegevens niet voor eigen doeleinden.

Waar en hoe lang we ze bewaren

Alle gegevens staan op servers in datacenters in de Europese Unie. Back-ups zijn versleuteld en blijven ook in de EU.

Bestellingen van gasten worden standaard na 90 dagen automatisch geanonimiseerd: de achternaam, de opmerking en de apparaathashes worden verwijderd, terwijl producten en bedragen blijven staan voor de rapporten van het hotel. Het hotel kan deze termijn in de instellingen korter of langer maken.

Hotelaccounts worden binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst verwijderd. Facturen bewaren we 7 jaar, zoals de Oostenrijkse belastingwet voorschrijft.

Cookies en statistieken

Gastenmenu's, het bestelbord en de beheeromgevingen gebruiken geen analysediensten van derden. Het gastenmenu telt bezoeken anoniem op onze eigen servers (zie hierboven), zonder extra cookie. Ze plaatsen alleen de cookies die nodig zijn om te werken: de sessie, het apparaat, de winkelmand en de gekozen taal.

Deze website en de pagina's voor inloggen en registreren gebruiken Google Analytics 4, maar pas nadat je in de cookiebanner toestemming geeft. Tot die tijd wordt er geen analysescript geladen en geen statistiekcookie geplaatst. We gebruiken Consent Mode v2 met alle advertentiesignalen uitgeschakeld, en we gebruiken de gegevens niet voor advertenties.

Je keuze wordt in je browser opgeslagen (localStorage) en kun je op elk moment wijzigen via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we de cookies van Google Analytics (_ga, _ga_*).

Daarnaast tellen we bezoeken aan deze website zelf, op onze eigen servers en zonder cookies: de pagina, waar je vandaan kwam, land, type apparaat, browser, tijd op de pagina, scrollen en klikken. Er wordt niets in je browser opgeslagen en je IP-adres wordt niet bewaard, daarom is geen toestemming nodig. Bezoeken zijn alleen binnen één dag van elkaar te onderscheiden via een anonieme code die elke dag verandert. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina's nuttig zijn (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Deze gegevens worden na 90 dagen verwijderd.

Deze website slaat ook één cookie op met je gekozen taal (rf_lang), voor één jaar.

Dienstverleners

• Hosting en back-ups: datacenters in de EU.
• Verzending van e-mails voor inlogcodes en uitnodigingen: een aanbieder in de EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): alleen op deze website en de pagina's voor inloggen en registreren, en alleen met toestemming. Google kan gegevens doorgeven aan de VS op basis van het EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: alleen als het hotel het koppelt. Meldingen aan het personeel bevatten het kamernummer en de bestelling. Telegram kan gegevens buiten de EU verwerken, dus het hotel beslist zelf of het Telegram gebruikt.
• Machinevertaling van het menu: ontvangt alleen menuteksten, nooit gastgegevens.

Op verzoek sturen we de actuele lijst met dienstverleners.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, en op het ontvangen van je gegevens in een overdraagbaar formaat.

Gasten nemen eerst contact op met het hotel, omdat het hotel verwerkingsverantwoordelijke is voor de bestelgegevens. We helpen het hotel elk verzoek binnen 30 dagen te beantwoorden.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder, in Oostenrijk de Datenschutzbehörde, of bij de toezichthouder in je eigen land.

Beveiliging

Alle verbindingen gebruiken TLS. Wachtwoorden worden als hash opgeslagen. Eigenaren en managers moeten tweestapsverificatie gebruiken. Elk hotel ziet alleen zijn eigen gegevens, en belangrijke handelingen worden vastgelegd in een activiteitenlogboek.

Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid op een belangrijk punt wijzigen, laten we het hotels minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Vragen: [email protected].