Politique de confidentialité

Qui nous sommes et notre rôle

Roomtray est un logiciel pour les hôtels : les clients commandent repas et services depuis un QR code dans la chambre, et l'équipe de l'hôtel traite les commandes.

Pour les comptes des propriétaires, responsables et membres de l'équipe de l'hôtel, nous sommes responsable du traitement.

Pour les commandes des clients, nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte de l'hôtel au sens de l'article 28 du RGPD. L'hôtel est responsable du traitement et décide des données qu'il collecte auprès de ses clients. L'accord de traitement des données fait partie de nos conditions d'utilisation et est accepté lors de l'inscription.

Quelles données nous traitons

• Comptes de l'équipe de l'hôtel : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme de hachage), langue de l'interface, réglages de double authentification, heures de connexion et adresse IP des connexions.
• Commandes des clients : numéro de chambre, articles commandés, commentaire, heure de la commande, langue de la carte, nombre de personnes et nom du client si l'hôtel le demande.
• Vérification à l'arrivée, si l'hôtel l'active : le nom saisi par la réception à l'arrivée, ainsi que l'heure d'arrivée et de départ de la chambre.
• Protection contre les abus : un identifiant d'appareil haché et une adresse IP hachée. Nous conservons le hachage, pas l'adresse elle-même.
• Statistiques de la carte pour l'hôtel : scans de QR code, consultations de la carte et des plats, étapes du panier et commandes, avec la chambre, la langue de la carte et l'heure. Chaque enregistrement ne porte qu'un code court qui change chaque jour : on peut compter les clients, mais pas les suivre d'un jour à l'autre. Aucune adresse IP, aucune information sur le navigateur, aucune donnée personnelle. Les enregistrements sont supprimés après 400 jours.
• Telegram : l'identifiant et le nom du groupe de l'équipe que l'hôtel connecte.
• Statistiques du site, uniquement avec votre consentement : voir la section sur les cookies et les statistiques.

Les clients ne créent pas de compte. Nous ne leur demandons ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone, ni carte bancaire.

Pourquoi nous les traitons

• Pour fournir le service à l'hôtel en exécution du contrat (article 6(1)(b) du RGPD).
• Pour la sécurité, la protection contre les abus et le journal d'activité, sur la base de notre intérêt légitime à offrir un service sûr (article 6(1)(f) du RGPD).
• Pour les statistiques du site, sur la base de votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.
• Pour la facturation et la comptabilité, parce que la loi l'exige (article 6(1)(c) du RGPD).

Nous ne vendons pas de données, n'affichons pas de publicité et n'utilisons les données des clients à aucune fin qui nous serait propre.

Où et combien de temps nous les conservons

Toutes les données sont stockées sur des serveurs situés dans des centres de données de l'Union européenne. Les sauvegardes sont chiffrées et restent elles aussi dans l'UE.

Par défaut, les commandes des clients sont anonymisées automatiquement après 90 jours : le nom, le commentaire et les hachages d'appareil sont supprimés, tandis que les articles et les montants restent pour les rapports de l'hôtel. L'hôtel peut raccourcir ou allonger ce délai dans ses réglages.

Les comptes des hôtels sont supprimés dans les 30 jours suivant la fin du contrat. Les factures sont conservées 7 ans, comme l'exige le droit fiscal autrichien.

Cookies et statistiques

Les cartes clients, le tableau des commandes de l'équipe et les espaces d'administration n'utilisent aucun outil d'analyse tiers. La carte client compte les visites de façon anonyme sur nos propres serveurs (voir ci-dessus), sans cookie supplémentaire. Ils ne déposent que les cookies nécessaires à leur fonctionnement : la session, l'appareil, le panier et la langue choisie.

Ce site et les pages de connexion et d'inscription utilisent Google Analytics 4, mais seulement après votre accord dans le bandeau cookies. D'ici là, aucun script d'analyse n'est chargé et aucun cookie de statistiques n'est déposé. Nous utilisons le Consent Mode v2 avec tous les signaux publicitaires désactivés, et nous n'utilisons pas les données à des fins publicitaires.

Votre choix est enregistré dans votre navigateur (localStorage) et peut être modifié à tout moment via le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Si vous retirez votre consentement, nous supprimons les cookies Google Analytics (_ga, _ga_*).

Nous comptons aussi nous-mêmes les visites de ce site, sur nos propres serveurs et sans cookies : la page, d'où vous venez, le pays, le type d'appareil, le navigateur, le temps passé sur la page, le défilement et les clics. Rien n'est enregistré dans votre navigateur et votre adresse IP n'est pas conservée, aucun consentement n'est donc nécessaire. Les visites ne peuvent être distinguées que sur une seule journée grâce à un code anonyme qui change chaque jour. La base juridique est notre intérêt légitime à savoir quelles pages sont utiles (article 6(1)(f) du RGPD). Ces données sont supprimées après 90 jours.

Ce site enregistre aussi un cookie avec la langue choisie (rf_lang) pendant un an.

Prestataires

• Hébergement et sauvegardes : centres de données dans l'UE.
• Envoi des e-mails pour les codes de connexion et les invitations : un prestataire dans l'UE.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) : uniquement sur ce site et les pages de connexion et d'inscription, et uniquement avec consentement. Google peut transférer des données vers les États-Unis dans le cadre du EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram : uniquement si l'hôtel le connecte. Les notifications à l'équipe contiennent le numéro de chambre et la commande. Telegram peut traiter des données hors de l'UE, c'est donc à l'hôtel de décider s'il l'utilise.
• Traduction automatique de la carte : reçoit uniquement les textes de la carte, jamais de données clients.

Nous envoyons la liste à jour des prestataires sur demande.

Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les rectifier et de les effacer, de limiter leur traitement ou de vous y opposer, et de les recevoir dans un format portable.

Les clients doivent d'abord s'adresser à l'hôtel, car l'hôtel est responsable du traitement des données de commande. Nous aidons l'hôtel à répondre à chaque demande dans un délai de 30 jours.

Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès d'une autorité de protection des données : en Autriche la Datenschutzbehörde, ou l'autorité de votre pays (en France, la CNIL).

Sécurité

Toutes les connexions utilisent TLS. Les mots de passe sont stockés sous forme de hachage. Les propriétaires et les responsables doivent utiliser la connexion à deux facteurs. Chaque hôtel ne voit que ses propres données, et les actions importantes sont inscrites dans un journal d'activité.

Modifications de cette politique

Si nous modifions cette politique de manière importante, nous en informons les hôtels par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Questions : [email protected].