Πολιτική απορρήτου

Ποιοι είμαστε και ποιος είναι ο ρόλος μας

Το Roomtray είναι λογισμικό για ξενοδοχεία: οι επισκέπτες παραγγέλνουν φαγητό και υπηρεσίες από έναν κωδικό QR στο δωμάτιο και η ομάδα του ξενοδοχείου διεκπεραιώνει τις παραγγελίες.

Για τους λογαριασμούς ιδιοκτητών, υπευθύνων και προσωπικού ξενοδοχείων είμαστε υπεύθυνοι επεξεργασίας.

Για τις παραγγελίες των επισκεπτών ενεργούμε ως εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό του ξενοδοχείου σύμφωνα με το άρθρο 28 του GDPR. Το ξενοδοχείο είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και αποφασίζει ποια δεδομένα συλλέγει από τους επισκέπτες. Η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων είναι μέρος των όρων χρήσης μας και γίνεται αποδεκτή κατά την εγγραφή.

Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

• Λογαριασμοί της ομάδας του ξενοδοχείου: όνομα, διεύθυνση email, κωδικός πρόσβασης (αποθηκεύεται μόνο ως hash), γλώσσα περιβάλλοντος, ρυθμίσεις δύο παραγόντων, ώρες σύνδεσης και η διεύθυνση IP των συνδέσεων.
• Παραγγελίες επισκεπτών: αριθμός δωματίου, παραγγελθέντα είδη, σχόλιο, ώρα παραγγελίας, γλώσσα μενού, αριθμός ατόμων και το επώνυμο του επισκέπτη, αν το ζητά το ξενοδοχείο.
• Επαλήθευση check-in, αν την ενεργοποιήσει το ξενοδοχείο: το επώνυμο που καταχωρεί η ρεσεψιόν στο check-in και η ώρα check-in και check-out του δωματίου.
• Προστασία από spam: ένα hash του αναγνωριστικού της συσκευής και ένα hash της διεύθυνσης IP. Κρατάμε το hash, όχι την ίδια τη διεύθυνση.
• Στατιστικά μενού για το ξενοδοχείο: σκαναρίσματα QR, προβολές μενού και πιάτων, βήματα στο καλάθι και παραγγελίες, με το δωμάτιο, τη γλώσσα του μενού και την ώρα. Κάθε εγγραφή φέρει μόνο έναν σύντομο κωδικό που αλλάζει κάθε μέρα, ώστε οι επισκέπτες να μετρώνται αλλά να μην παρακολουθούνται από μέρα σε μέρα. Καμία διεύθυνση IP, κανένα στοιχείο του browser, κανένα προσωπικό δεδομένο. Οι εγγραφές διαγράφονται μετά από 400 ημέρες.
• Telegram: το ID και το όνομα της συνομιλίας προσωπικού που συνδέει το ξενοδοχείο.
• Στατιστικά ιστότοπου, μόνο με τη συγκατάθεσή σας: δείτε την ενότητα για τα cookies και τα στατιστικά.

Οι επισκέπτες δεν δημιουργούν λογαριασμούς. Δεν ζητάμε από τους επισκέπτες διεύθυνση email, αριθμό τηλεφώνου ή κάρτα πληρωμής.

Γιατί τα επεξεργαζόμαστε

• Για να παρέχουμε την υπηρεσία στο ξενοδοχείο βάσει της σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β του GDPR).
• Για την ασφάλεια, την προστασία από spam και το αρχείο δραστηριότητας, βάσει του έννομου συμφέροντός μας για μια ασφαλή υπηρεσία (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ του GDPR).
• Για τα στατιστικά του ιστότοπου, βάσει της συγκατάθεσής σας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α του GDPR), την οποία μπορείτε να ανακαλέσετε οποιαδήποτε στιγμή.
• Για τιμολόγια και λογιστική, επειδή το απαιτεί ο νόμος (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ του GDPR).

Δεν πουλάμε δεδομένα, δεν προβάλλουμε διαφημίσεις και δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα επισκεπτών για δικούς μας σκοπούς.

Πού και για πόσο τα κρατάμε

Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε διακομιστές σε κέντρα δεδομένων εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι κρυπτογραφημένα και μένουν επίσης στην ΕΕ.

Οι παραγγελίες των επισκεπτών ανωνυμοποιούνται αυτόματα μετά από 90 ημέρες από προεπιλογή: αφαιρούνται το επώνυμο, το σχόλιο και τα hash της συσκευής, ενώ τα είδη και τα ποσά μένουν για τις αναφορές του ξενοδοχείου. Το ξενοδοχείο μπορεί να μικρύνει ή να επεκτείνει αυτό το διάστημα στις ρυθμίσεις του.

Οι λογαριασμοί ξενοδοχείων διαγράφονται εντός 30 ημερών από τη λήξη της σύμβασης. Τα τιμολόγια φυλάσσονται για 7 χρόνια, όπως απαιτεί η αυστριακή φορολογική νομοθεσία.

Cookies και στατιστικά

Τα μενού επισκεπτών, ο πίνακας παραγγελιών του προσωπικού και οι πίνακες διαχείρισης δεν χρησιμοποιούν αναλυτικά εργαλεία τρίτων. Το μενού επισκέπτη μετρά τις επισκέψεις ανώνυμα στους δικούς μας διακομιστές (βλ. παραπάνω) χωρίς επιπλέον cookie. Ορίζουν μόνο τα cookies που χρειάζονται για να λειτουργήσουν: τη συνεδρία, τη συσκευή, το καλάθι και την επιλεγμένη γλώσσα.

Αυτός ο ιστότοπος και οι σελίδες σύνδεσης και εγγραφής χρησιμοποιούν το Google Analytics 4, αλλά μόνο αφού συμφωνήσετε στο banner των cookies. Μέχρι τότε δεν φορτώνεται κανένα script ανάλυσης και δεν ορίζεται κανένα cookie στατιστικών. Χρησιμοποιούμε το Consent Mode v2 με όλα τα διαφημιστικά σήματα απενεργοποιημένα και δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα για διαφήμιση.

Η επιλογή σας αποθηκεύεται στον browser σας (localStorage) και μπορείτε να την αλλάξετε οποιαδήποτε στιγμή από τον σύνδεσμο «Ρυθμίσεις cookies» στο κάτω μέρος κάθε σελίδας. Αν ανακαλέσετε τη συγκατάθεση, διαγράφουμε τα cookies του Google Analytics (_ga, _ga_*).

Επιπλέον μετράμε μόνοι μας τις επισκέψεις σε αυτόν τον ιστότοπο, στους δικούς μας διακομιστές και χωρίς cookies: τη σελίδα, από πού ήρθατε, τη χώρα, τον τύπο συσκευής, τον browser, τον χρόνο στη σελίδα, την κύλιση και τα κλικ. Στον browser σας δεν αποθηκεύεται τίποτα και η διεύθυνση IP σας δεν αποθηκεύεται, γι' αυτό δεν χρειάζεται συγκατάθεση. Οι επισκέψεις ξεχωρίζουν μόνο μέσα στην ίδια ημέρα με έναν ανώνυμο κωδικό που αλλάζει κάθε μέρα. Νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον μας να γνωρίζουμε ποιες σελίδες είναι χρήσιμες (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ του GDPR). Τα στοιχεία αυτά διαγράφονται μετά από 90 ημέρες.

Ο ιστότοπος αποθηκεύει επίσης ένα cookie με τη γλώσσα που επιλέξατε (rf_lang) για έναν χρόνο.

Πάροχοι υπηρεσιών

• Φιλοξενία και αντίγραφα ασφαλείας: κέντρα δεδομένων στην ΕΕ.
• Αποστολή email για κωδικούς σύνδεσης και προσκλήσεις: πάροχος στην ΕΕ.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): μόνο σε αυτόν τον ιστότοπο και στις σελίδες σύνδεσης και εγγραφής, και μόνο με συγκατάθεση. Η Google μπορεί να διαβιβάζει δεδομένα στις ΗΠΑ βάσει του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ (EU-US Data Privacy Framework).
• Telegram: μόνο αν το συνδέσει το ξενοδοχείο. Οι ειδοποιήσεις προς το προσωπικό περιέχουν τον αριθμό δωματίου και την παραγγελία. Το Telegram μπορεί να επεξεργάζεται δεδομένα εκτός ΕΕ, οπότε το ξενοδοχείο αποφασίζει αν θα το χρησιμοποιήσει.
• Αυτόματη μετάφραση του μενού: λαμβάνει μόνο τα κείμενα του μενού, ποτέ δεδομένα επισκεπτών.

Θα σας στείλουμε την τρέχουσα λίστα παρόχων αν τη ζητήσετε.

Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής των δεδομένων σας, περιορισμού της επεξεργασίας ή εναντίωσης σε αυτήν, καθώς και λήψης των δεδομένων σας σε φορητή μορφή.

Οι επισκέπτες πρέπει να απευθύνονται πρώτα στο ξενοδοχείο, γιατί το ξενοδοχείο είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων των παραγγελιών. Βοηθάμε το ξενοδοχείο να απαντά σε κάθε αίτημα εντός 30 ημερών.

Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία σε αρχή προστασίας δεδομένων, στην Αυστρία στην Datenschutzbehörde, ή στην αρχή της χώρας σας.

Ασφάλεια

Όλες οι συνδέσεις χρησιμοποιούν TLS. Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται ως hash. Ιδιοκτήτες και υπεύθυνοι πρέπει να χρησιμοποιούν σύνδεση δύο παραγόντων. Κάθε ξενοδοχείο βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα, και οι σημαντικές ενέργειες καταγράφονται σε αρχείο δραστηριότητας.

Αλλαγές στην πολιτική

Αν αλλάξουμε την πολιτική αυτή με τρόπο που έχει σημασία, ενημερώνουμε τα ξενοδοχεία με email τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα. Ερωτήσεις: [email protected].