Polityka prywatności

Kim jesteśmy i jaka jest nasza rola

Roomtray to oprogramowanie dla hoteli: goście zamawiają jedzenie i usługi przez kod QR w pokoju, a zespół hotelu realizuje zamówienia.

W przypadku kont właścicieli, menedżerów i pracowników hotelu jesteśmy administratorem danych.

W przypadku zamówień gości działamy jako podmiot przetwarzający w imieniu hotelu zgodnie z art. 28 RODO. Administratorem jest hotel, który decyduje, jakie dane zbiera od gości. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest częścią naszego regulaminu i jest akceptowana przy rejestracji.

Jakie dane przetwarzamy

• Konta zespołu hotelu: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako hash), język interfejsu, ustawienia logowania dwuetapowego, czas logowań i adres IP, z którego się logowano.
• Zamówienia gości: numer pokoju, zamówione pozycje, uwagi, czas zamówienia, język menu, liczba osób oraz nazwisko gościa, jeśli hotel o nie prosi.
• Weryfikacja zameldowania, jeśli hotel ją włączy: nazwisko wpisane przez recepcję przy zameldowaniu oraz czas zameldowania i wymeldowania w pokoju.
• Ochrona przed spamem: zahashowany identyfikator urządzenia i zahashowany adres IP. Przechowujemy hash, a nie sam adres.
• Statystyki menu dla hotelu: skany QR, wyświetlenia menu i dań, kroki w koszyku i zamówienia, z pokojem, językiem menu i czasem. Każdy wpis ma tylko krótki kod, który zmienia się codziennie, więc gości można policzyć, ale nie można śledzić z dnia na dzień. Bez adresu IP, bez danych przeglądarki, bez danych osobowych. Wpisy są usuwane po 400 dniach.
• Telegram: identyfikator i nazwa czatu obsługi, który hotel podłącza.
• Statystyki strony internetowej, tylko za Twoją zgodą: zobacz sekcję o plikach cookie i statystykach.

Goście nie zakładają kont. Nie prosimy gości o adres e-mail, numer telefonu ani kartę płatniczą.

W jakim celu przetwarzamy dane

• Aby świadczyć usługę dla hotelu na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Dla bezpieczeństwa, ochrony przed spamem i dziennika aktywności, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w bezpiecznej usłudze (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Do statystyk strony internetowej, na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać.
• Do faktur i księgowości, ponieważ wymaga tego prawo (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Nie sprzedajemy danych, nie wyświetlamy reklam i nie wykorzystujemy danych gości do żadnych własnych celów.

Gdzie i jak długo przechowujemy dane

Wszystkie dane są przechowywane na serwerach w centrach danych w Unii Europejskiej. Kopie zapasowe są szyfrowane i również pozostają w UE.

Zamówienia gości są domyślnie automatycznie anonimizowane po 90 dniach: usuwamy nazwisko, uwagi i hashe urządzeń, a pozycje i kwoty zostają na potrzeby raportów hotelu. Hotel może skrócić lub wydłużyć ten okres w ustawieniach.

Konta hoteli usuwamy w ciągu 30 dni od zakończenia umowy. Faktury przechowujemy przez 7 lat, zgodnie z austriackim prawem podatkowym.

Pliki cookie i statystyki

Menu dla gości, tablica zamówień i panele administracyjne nie korzystają z zewnętrznej analityki. Menu dla gości liczy wizyty anonimowo na naszych własnych serwerach (patrz wyżej), bez dodatkowego pliku cookie. Ustawiają tylko pliki cookie niezbędne do działania: sesję, urządzenie, koszyk i wybrany język.

Ta strona oraz strony logowania i rejestracji korzystają z Google Analytics 4, ale dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie. Do tego czasu nie ładuje się żaden skrypt analityczny i nie jest ustawiany żaden statystyczny plik cookie. Używamy Consent Mode v2 z wyłączonymi wszystkimi sygnałami reklamowymi i nie wykorzystujemy danych do reklam.

Twój wybór jest zapisany w przeglądarce (localStorage) i możesz go w każdej chwili zmienić linkiem „Ustawienia cookie” na dole każdej strony. Jeśli wycofasz zgodę, usuwamy pliki cookie Google Analytics (_ga, _ga_*).

Wizyty na tej stronie liczymy też sami, na własnych serwerach i bez plików cookie: stronę, skąd przychodzisz, kraj, typ urządzenia, przeglądarkę, czas na stronie, przewijanie i kliknięcia. W przeglądarce nic nie jest zapisywane, a adres IP nie jest przechowywany, dlatego zgoda nie jest potrzebna. Wizyty można rozróżnić tylko w ramach jednego dnia dzięki anonimowemu kodowi, który zmienia się codziennie. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes, aby wiedzieć, które strony są przydatne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Te dane usuwamy po 90 dniach.

Ta strona zapisuje też jeden plik cookie z wybranym językiem (rf_lang) na rok.

Dostawcy usług

• Hosting i kopie zapasowe: centra danych w UE.
• Wysyłka e-maili z kodami logowania i zaproszeniami: dostawca w UE.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): tylko na tej stronie oraz na stronach logowania i rejestracji, i tylko za zgodą. Google może przekazywać dane do USA w ramach EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: tylko jeśli hotel go podłączy. Powiadomienia dla obsługi zawierają numer pokoju i zamówienie. Telegram może przetwarzać dane poza UE, dlatego to hotel decyduje, czy z niego korzystać.
• Tłumaczenie maszynowe menu: otrzymuje wyłącznie teksty menu, nigdy dane gości.

Aktualną listę dostawców prześlemy na życzenie.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania i usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu oraz otrzymania danych w przenośnym formacie.

Goście powinni najpierw zwrócić się do hotelu, ponieważ to hotel jest administratorem danych z zamówień. Pomagamy hotelowi odpowiedzieć na każde żądanie w ciągu 30 dni.

Możesz też złożyć skargę do organu ochrony danych: w Austrii do Datenschutzbehörde, w Polsce do Prezesa UODO, albo do organu w swoim kraju.

Bezpieczeństwo

Wszystkie połączenia są szyfrowane przez TLS. Hasła są przechowywane jako hashe. Właściciele i menedżerowie muszą korzystać z logowania dwuetapowego. Każdy hotel widzi tylko swoje dane, a ważne działania są zapisywane w dzienniku aktywności.

Zmiany tej polityki

Jeśli zmienimy tę politykę w istotny sposób, poinformujemy hotele e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Pytania: [email protected].