Informativa sulla privacy

Chi siamo e qual è il nostro ruolo

Roomtray è un software per hotel: gli ospiti ordinano cibo e servizi da un codice QR in camera, e lo staff dell'hotel gestisce gli ordini.

Per gli account di titolari, manager e staff degli hotel siamo titolari del trattamento.

Per gli ordini degli ospiti agiamo come responsabile del trattamento per conto dell'hotel ai sensi dell'articolo 28 del GDPR. L'hotel è il titolare del trattamento e decide quali dati raccogliere dagli ospiti. L'accordo sul trattamento dei dati fa parte delle nostre condizioni di servizio e viene accettato al momento della registrazione.

Quali dati trattiamo

• Account dello staff dell'hotel: nome, indirizzo email, password (conservata solo come hash), lingua dell'interfaccia, impostazioni a due fattori, orari di accesso e indirizzo IP degli accessi.
• Ordini degli ospiti: numero di camera, articoli ordinati, nota, orario dell'ordine, lingua del menu, numero di persone e cognome dell'ospite se l'hotel lo richiede.
• Verifica al check-in, se l'hotel la attiva: il cognome che la reception inserisce al check-in e gli orari di check-in e check-out della camera.
• Protezione dallo spam: un identificativo del dispositivo e un indirizzo IP, entrambi sotto forma di hash. Conserviamo l'hash, non l'indirizzo.
• Statistiche del menu per l'hotel: scansioni dei QR, visualizzazioni del menu e dei piatti, passaggi nel carrello e ordini, con camera, lingua del menu e orario. Ogni record contiene solo un breve codice che cambia ogni giorno: gli ospiti si possono contare ma non seguire da un giorno all'altro. Nessun indirizzo IP, nessun dato del browser, nessun dato personale. I record vengono cancellati dopo 400 giorni.
• Telegram: l'ID e il nome della chat dello staff che l'hotel collega.
• Statistiche del sito, solo con il vostro consenso: vedere la sezione su cookie e statistiche.

Gli ospiti non creano account. Non chiediamo agli ospiti indirizzo email, numero di telefono o carta di pagamento.

Perché li trattiamo

• Per fornire il servizio all'hotel in base al contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR).
• Per la sicurezza, la protezione dallo spam e il registro delle attività, sulla base del nostro legittimo interesse a un servizio sicuro (articolo 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR).
• Per le statistiche del sito, sulla base del vostro consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a del GDPR), che potete revocare in qualsiasi momento.
• Per fatture e contabilità, perché lo impone la legge (articolo 6, paragrafo 1, lettera c del GDPR).

Non vendiamo dati, non mostriamo pubblicità e non usiamo i dati degli ospiti per scopi nostri.

Dove e per quanto tempo li conserviamo

Tutti i dati sono conservati su server in data center nell'Unione europea. I backup sono cifrati e restano anch'essi nell'UE.

Per impostazione predefinita gli ordini degli ospiti vengono anonimizzati automaticamente dopo 90 giorni: cognome, nota e hash del dispositivo vengono rimossi, mentre articoli e importi restano per i report dell'hotel. L'hotel può accorciare o allungare questo periodo nelle impostazioni.

Gli account degli hotel vengono cancellati entro 30 giorni dalla fine del contratto. Le fatture sono conservate per 7 anni, come richiesto dalla normativa fiscale austriaca.

Cookie e statistiche

I menu degli ospiti, la bacheca degli ordini dello staff e i pannelli di amministrazione non usano strumenti di analisi di terze parti. Il menu degli ospiti conta le visite in forma anonima sui nostri server (vedi sopra), senza cookie aggiuntivi. Impostano solo i cookie necessari al funzionamento: sessione, dispositivo, carrello e lingua scelta.

Questo sito e le pagine di accesso e registrazione usano Google Analytics 4, ma solo dopo che avete dato il consenso nel banner dei cookie. Fino ad allora non viene caricato alcuno script di analisi e non viene impostato alcun cookie statistico. Usiamo Consent Mode v2 con tutti i segnali pubblicitari disattivati, e non usiamo i dati a fini pubblicitari.

La vostra scelta viene salvata nel browser (localStorage) e si può cambiare in qualsiasi momento con il link "Impostazioni cookie" in fondo a ogni pagina. Se revocate il consenso, cancelliamo i cookie di Google Analytics (_ga, _ga_*).

Contiamo inoltre da soli le visite a questo sito, sui nostri server e senza cookie: la pagina, da dove arrivate, il paese, il tipo di dispositivo, il browser, il tempo sulla pagina, lo scorrimento e i clic. Nel vostro browser non viene salvato nulla e l'indirizzo IP non viene conservato, quindi non serve il consenso. Le visite si possono distinguere solo nell'arco di un giorno grazie a un codice anonimo che cambia ogni giorno. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a sapere quali pagine sono utili (articolo 6, paragrafo 1, lettera f del GDPR). Questi dati vengono cancellati dopo 90 giorni.

Questo sito salva inoltre un cookie con la lingua scelta (rf_lang) per un anno.

Fornitori di servizi

• Hosting e backup: data center nell'UE.
• Invio delle email per codici di accesso e inviti: un fornitore nell'UE.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): solo su questo sito e sulle pagine di accesso e registrazione, e solo con il consenso. Google può trasferire dati negli USA nell'ambito dell'EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: solo se l'hotel lo collega. Le notifiche allo staff contengono il numero di camera e l'ordine. Telegram può trattare dati fuori dall'UE, quindi è l'hotel a decidere se usarlo.
• Traduzione automatica del menu: riceve solo i testi del menu, mai dati degli ospiti.

Su richiesta inviamo l'elenco aggiornato dei fornitori.

I vostri diritti

Avete il diritto di accedere ai vostri dati, rettificarli e cancellarli, di limitare il trattamento o di opporvi, e di ricevere i dati in un formato portabile.

Gli ospiti devono rivolgersi prima all'hotel, perché l'hotel è il titolare dei dati degli ordini. Aiutiamo l'hotel a rispondere a ogni richiesta entro 30 giorni.

Potete anche presentare reclamo a un'autorità per la protezione dei dati: in Austria la Datenschutzbehörde, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, oppure l'autorità del vostro paese.

Sicurezza

Tutte le connessioni usano TLS. Le password sono conservate come hash. Titolari e manager devono usare l'accesso a due fattori. Ogni hotel vede solo i propri dati, e le azioni importanti vengono registrate in un registro delle attività.

Modifiche a questa informativa

Se modifichiamo questa informativa in modo rilevante, informiamo gli hotel via email almeno 30 giorni prima. Domande: [email protected].