Privatlivspolitik

Hvem vi er og vores rolle

Roomtray er software til hoteller: gæster bestiller mad og services via en QR-kode på værelset, og hotellets team håndterer bestillingerne.

For konti tilhørende hotelejere, managere og personale er vi dataansvarlige.

For gæsternes bestillinger er vi databehandler på vegne af hotellet efter artikel 28 i GDPR. Hotellet er dataansvarligt og bestemmer, hvilke data det indsamler fra gæster. Databehandleraftalen er en del af vores betingelser og accepteres ved registreringen.

Hvilke data vi behandler

• Konti for hotellets team: navn, e-mailadresse, adgangskode (gemmes kun som hash), sprog i brugerfladen, indstillinger for to-faktor-login, tidspunkter for login og IP-adressen ved login.
• Gæsters bestillinger: værelsesnummer, bestilte varer, kommentar, tidspunkt, menusprog, antal personer og gæstens efternavn, hvis hotellet beder om det.
• Check-in-kontrol, hvis hotellet slår den til: det efternavn, receptionen skriver ved check-in, samt tidspunkt for værelsets check-in og check-ud.
• Beskyttelse mod spam: et hashet enheds-id og en hashet IP-adresse. Vi gemmer hashen, ikke selve adressen.
• Menustatistik til hotellet: QR-scanninger, visninger af menu og retter, trin i kurven og bestillinger, med værelse, menusprog og tidspunkt. Hver post har kun en kort kode, der skifter hver dag, så gæster kan tælles, men ikke følges fra dag til dag. Ingen IP-adresse, ingen browseroplysninger, ingen personoplysninger. Posterne slettes efter 400 dage.
• Telegram: chat-id og navn på den personalechat, hotellet forbinder.
• Statistik for hjemmesiden, kun med dit samtykke: se afsnittet om cookies og statistik.

Gæster opretter ingen konti. Vi beder ikke gæster om e-mailadresse, telefonnummer eller betalingskort.

Hvorfor vi behandler dem

• For at levere tjenesten til hotellet efter kontrakten (artikel 6, stk. 1, litra b, i GDPR).
• For sikkerhed, spambeskyttelse og aktivitetslog, ud fra vores legitime interesse i en sikker tjeneste (artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR).
• For statistik på hjemmesiden, ud fra dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a, i GDPR), som du til enhver tid kan trække tilbage.
• For fakturaer og bogføring, fordi loven kræver det (artikel 6, stk. 1, litra c, i GDPR).

Vi sælger ikke data, viser ikke reklamer og bruger ikke gæsters data til egne formål.

Hvor og hvor længe vi opbevarer dem

Alle data opbevares på servere i datacentre i Den Europæiske Union. Sikkerhedskopier er krypterede og bliver også i EU.

Gæsters bestillinger anonymiseres som standard automatisk efter 90 dage: efternavn, kommentar og enhedshashes fjernes, mens varer og beløb bliver til hotellets rapporter. Hotellet kan forkorte eller forlænge perioden i sine indstillinger.

Hotelkonti slettes inden for 30 dage efter kontraktens ophør. Fakturaer gemmes i 7 år, som østrigsk skattelovgivning kræver.

Cookies og statistik

Gæstemenuer, personalets ordretavle og administrationen bruger ingen analyseværktøjer fra tredjepart. Gæstemenuen tæller besøg anonymt på vores egne servere (se ovenfor) uden ekstra cookies. De sætter kun de cookies, der er nødvendige for at fungere: session, enhed, kurv og valgt sprog.

Denne hjemmeside og siderne til login og registrering bruger Google Analytics 4, men først når du har sagt ja i cookiebanneret. Indtil da indlæses intet analysescript, og der sættes ingen statistikcookie. Vi bruger Consent Mode v2 med alle reklamesignaler slået fra, og vi bruger ikke dataene til reklame.

Dit valg gemmes i din browser (localStorage) og kan til enhver tid ændres via linket "Cookieindstillinger" nederst på hver side. Trækker du samtykket tilbage, sletter vi Google Analytics-cookies (_ga, _ga_*).

Vi tæller også selv besøg på denne hjemmeside, på vores egne servere og uden cookies: siden, hvor du kom fra, land, enhedstype, browser, tid på siden, scrolling og klik. Der gemmes intet i din browser, og din IP-adresse gemmes ikke, derfor kræves der intet samtykke. Besøg kan kun skelnes inden for én dag ved hjælp af en anonym kode, der skifter hver dag. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at vide, hvilke sider der er nyttige (artikel 6, stk. 1, litra f, i GDPR). Disse data slettes efter 90 dage.

Denne hjemmeside gemmer desuden én cookie med dit valgte sprog (rf_lang) i et år.

Leverandører

• Hosting og sikkerhedskopier: datacentre i EU.
• Afsendelse af e-mails med loginkoder og invitationer: en leverandør i EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): kun på denne hjemmeside og siderne til login og registrering, og kun med samtykke. Google kan overføre data til USA under EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: kun hvis hotellet forbinder det. Notifikationer til personalet indeholder værelsesnummer og bestilling. Telegram kan behandle data uden for EU, så hotellet afgør, om det vil bruge det.
• Maskinoversættelse af menuen: modtager kun menutekster, aldrig gæstedata.

Vi sender den aktuelle liste over leverandører på forespørgsel.

Dine rettigheder

Du har ret til indsigt i, berigtigelse og sletning af dine data, til at begrænse eller gøre indsigelse mod behandlingen og til at modtage dine data i et overførbart format.

Gæster bør først kontakte hotellet, fordi hotellet er dataansvarligt for bestillingsdata. Vi hjælper hotellet med at besvare hver anmodning inden for 30 dage.

Du kan også klage til en databeskyttelsesmyndighed, i Østrig Datenschutzbehörde, eller til myndigheden i dit land, i Danmark Datatilsynet.

Sikkerhed

Alle forbindelser bruger TLS. Adgangskoder gemmes som hashes. Ejere og managere skal bruge login med to faktorer. Hvert hotel ser kun sine egne data, og vigtige handlinger skrives i en aktivitetslog.

Ændringer i denne politik

Ændrer vi politikken på en måde, der har betydning, informerer vi hotellerne pr. e-mail mindst 30 dage i forvejen. Spørgsmål: [email protected].