Integritetspolicy

Vilka vi är och vår roll

Roomtray är programvara för hotell: gästerna beställer mat och tjänster via en QR-kod i rummet, och hotellets personal hanterar beställningarna.

För konton som tillhör hotellägare, chefer och personal är vi personuppgiftsansvariga.

För gästernas beställningar är vi personuppgiftsbiträde för hotellets räkning enligt artikel 28 i GDPR. Hotellet är personuppgiftsansvarigt och bestämmer vilka uppgifter det samlar in om gästerna. Personuppgiftsbiträdesavtalet är en del av våra användarvillkor och godkänns vid registreringen.

Vilka uppgifter vi behandlar

• Konton för hotellets personal: namn, e-postadress, lösenord (lagras endast som hash), gränssnittsspråk, inställningar för tvåstegsverifiering, inloggningstider och IP-adress vid inloggning.
• Gästbeställningar: rumsnummer, beställda artiklar, kommentar, beställningstid, menyspråk, antal personer och gästens efternamn om hotellet ber om det.
• Kontroll vid incheckning, om hotellet slår på den: efternamnet som receptionen skriver in vid incheckningen samt tid för in- och utcheckning för rummet.
• Skydd mot spam: en hashad enhetsidentifierare och en hashad IP-adress. Vi sparar hashen, inte själva adressen.
• Menystatistik för hotellet: QR-skanningar, visningar av menyn och rätter, steg i varukorgen och beställningar, med rum, menyspråk och tid. Varje post har bara en kort kod som byts varje dag, så att gäster kan räknas men inte följas från dag till dag. Ingen IP-adress, inga webbläsaruppgifter, inga personuppgifter. Posterna raderas efter 400 dagar.
• Telegram: chatt-ID och namn på den personalchatt som hotellet kopplar.
• Statistik för webbplatsen, endast med ert samtycke: se avsnittet om cookies och statistik.

Gäster skapar inga konton. Vi ber inte gäster om e-postadress, telefonnummer eller betalkort.

Varför vi behandlar dem

• För att leverera tjänsten till hotellet enligt avtalet (artikel 6.1 b i GDPR).
• För säkerhet, skydd mot spam och aktivitetsloggen, baserat på vårt berättigade intresse av en säker tjänst (artikel 6.1 f i GDPR).
• För statistik på webbplatsen, baserat på ert samtycke (artikel 6.1 a i GDPR), som ni kan återkalla när som helst.
• För fakturor och bokföring, eftersom lagen kräver det (artikel 6.1 c i GDPR).

Vi säljer inga uppgifter, visar ingen reklam och använder inte gästernas uppgifter för några egna syften.

Var och hur länge vi sparar dem

All data lagras på servrar i datacenter inom Europeiska unionen. Säkerhetskopior är krypterade och stannar också inom EU.

Gästbeställningar anonymiseras automatiskt efter 90 dagar som standard: efternamn, kommentar och enhetshashar tas bort, medan artiklar och belopp sparas för hotellets rapporter. Hotellet kan förkorta eller förlänga perioden i sina inställningar.

Hotellkonton raderas inom 30 dagar efter att avtalet upphört. Fakturor sparas i 7 år enligt österrikisk skattelagstiftning.

Cookies och statistik

Gästmenyerna, personalens beställningstavla och adminpanelerna använder ingen analys från tredje part. Gästmenyn räknar besök anonymt på våra egna servrar (se ovan) utan någon extra cookie. De sätter bara de cookies som behövs för att fungera: session, enhet, varukorg och valt språk.

Den här webbplatsen samt sidorna för inloggning och registrering använder Google Analytics 4, men först efter att ni godkänt det i cookiebannern. Innan dess laddas inget analysskript och ingen statistikcookie sätts. Vi använder Consent Mode v2 med alla annonssignaler avstängda, och vi använder inte uppgifterna för reklam.

Ert val sparas i er webbläsare (localStorage) och kan ändras när som helst via länken "Cookieinställningar" längst ner på varje sida. Om ni återkallar samtycket raderar vi Google Analytics-cookies (_ga, _ga_*).

Vi räknar också själva besöken på den här webbplatsen, på våra egna servrar och utan cookies: sidan, varifrån ni kom, land, typ av enhet, webbläsare, tid på sidan, scrollning och klick. Inget sparas i er webbläsare och er IP-adress lagras inte, därför behövs inget samtycke. Besök kan bara skiljas åt inom en och samma dag med hjälp av en anonym kod som byts varje dag. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att veta vilka sidor som är användbara (artikel 6.1 f i GDPR). Uppgifterna raderas efter 90 dagar.

Den här webbplatsen sparar också en cookie med ert valda språk (rf_lang) i ett år.

Tjänsteleverantörer

• Drift och säkerhetskopior: datacenter inom EU.
• E-postutskick av inloggningskoder och inbjudningar: en leverantör inom EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): endast på den här webbplatsen och sidorna för inloggning och registrering, och endast med samtycke. Google kan överföra uppgifter till USA enligt EU-US Data Privacy Framework.
• Telegram: endast om hotellet kopplar det. Aviseringar till personalen innehåller rumsnummer och beställning. Telegram kan behandla uppgifter utanför EU, så hotellet avgör om det ska användas.
• Maskinöversättning av menyn: tar bara emot menytexter, aldrig gästuppgifter.

Vi skickar den aktuella listan över leverantörer på begäran.

Era rättigheter

Ni har rätt att få tillgång till, rätta och radera era uppgifter, att begränsa eller invända mot behandlingen och att få ut era uppgifter i ett portabelt format.

Gäster bör först kontakta hotellet, eftersom hotellet är personuppgiftsansvarigt för beställningsdata. Vi hjälper hotellet att besvara varje begäran inom 30 dagar.

Ni kan också klaga hos en dataskyddsmyndighet, i Österrike Datenschutzbehörde, eller hos myndigheten i ert land.

Säkerhet

Alla anslutningar använder TLS. Lösenord lagras som hashar. Ägare och chefer måste använda inloggning i två steg. Varje hotell ser bara sina egna data, och viktiga åtgärder skrivs till en aktivitetslogg.

Ändringar i policyn

Om vi ändrar policyn på ett sätt som har betydelse informerar vi hotellen via e-post minst 30 dagar i förväg. Frågor: [email protected].