Pravila privatnosti

Tko smo i koja je naša uloga

Roomtray je softver za hotele: gosti naručuju hranu i usluge putem QR koda u sobi, a hotelski tim obrađuje narudžbe.

Za korisničke račune vlasnika, voditelja i osoblja hotela mi smo voditelj obrade.

Za narudžbe gostiju djelujemo kao izvršitelj obrade u ime hotela prema članku 28. GDPR-a. Hotel je voditelj obrade i odlučuje koje podatke prikuplja od gostiju. Ugovor o obradi podataka dio je naših uvjeta korištenja i prihvaća se pri registraciji.

Koje podatke obrađujemo

• Korisnički računi hotelskog tima: ime, adresa e-pošte, lozinka (pohranjena samo kao hash), jezik sučelja, postavke prijave u dva koraka, vremena prijava i IP adresa prijave.
• Narudžbe gostiju: broj sobe, naručene stavke, napomena, vrijeme narudžbe, jezik jelovnika, broj osoba i prezime gosta ako ga hotel traži.
• Provjera prijave, ako je hotel uključi: prezime koje recepcija upiše pri prijavi te vrijeme prijave i odjave sobe.
• Zaštita od neželjenih narudžbi: hash identifikatora uređaja i hash IP adrese. Čuvamo hash, a ne samu adresu.
• Statistika jelovnika za hotel: skeniranja QR koda, pregledi jelovnika i jela, koraci u košarici i narudžbe, sa sobom, jezikom jelovnika i vremenom. Svaki zapis nosi samo kratki kod koji se mijenja svaki dan, pa se goste može prebrojiti, ali ne i pratiti iz dana u dan. Bez IP adrese, bez podataka o pregledniku, bez osobnih podataka. Zapisi se brišu nakon 400 dana.
• Telegram: ID i naziv chata osoblja koji hotel poveže.
• Statistika web-stranice, samo uz vašu privolu: pogledajte odjeljak o kolačićima i statistici.

Gosti ne otvaraju korisničke račune. Od gostiju ne tražimo adresu e-pošte, broj telefona ni platnu karticu.

Zašto ih obrađujemo

• Kako bismo hotelu pružali uslugu prema ugovoru (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a).
• Radi sigurnosti, zaštite od neželjenih narudžbi i dnevnika aktivnosti, na temelju našeg legitimnog interesa za sigurnu uslugu (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a).
• Za statistiku web-stranice, na temelju vaše privole (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a), koju možete povući u bilo kojem trenutku.
• Za račune i knjigovodstvo, jer to propisuje zakon (članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a).

Ne prodajemo podatke, ne prikazujemo oglase i ne koristimo podatke gostiju ni u kakve vlastite svrhe.

Gdje i koliko dugo ih čuvamo

Svi podaci pohranjuju se na poslužiteljima u podatkovnim centrima u Europskoj uniji. Sigurnosne kopije su šifrirane i također ostaju u EU.

Narudžbe gostiju prema zadanim postavkama automatski se anonimiziraju nakon 90 dana: uklanjaju se prezime, napomena i hashevi uređaja, a stavke i iznosi ostaju za izvještaje hotela. Hotel može to razdoblje skratiti ili produljiti u postavkama.

Korisnički računi hotela brišu se u roku od 30 dana od prestanka ugovora. Računi se čuvaju 7 godina, kako to traži austrijski porezni zakon.

Kolačići i statistika

Jelovnici za goste, ploča narudžbi za osoblje i administracija ne koriste analitiku trećih strana. Jelovnik za goste anonimno broji posjete na našim poslužiteljima (vidi gore), bez dodatnog kolačića. Postavljaju samo kolačiće potrebne za rad: sesiju, uređaj, košaricu i odabrani jezik.

Ova web-stranica te stranice za prijavu i registraciju koriste Google Analytics 4, ali tek nakon što pristanete u natpisu o kolačićima. Do tada se ne učitava nikakva analitička skripta niti postavlja kolačić za statistiku. Koristimo Consent Mode v2 sa svim oglašivačkim signalima isključenima i podatke ne koristimo za oglašavanje.

Vaš se izbor sprema u vašem pregledniku (localStorage) i možete ga promijeniti u bilo kojem trenutku putem poveznice "Postavke kolačića" na dnu svake stranice. Ako povučete privolu, brišemo kolačiće Google Analyticsa (_ga, _ga_*).

Posjete ovoj web-stranici također brojimo sami, na vlastitim poslužiteljima i bez kolačića: stranicu, odakle ste došli, državu, vrstu uređaja, preglednik, vrijeme na stranici, pomicanje i klikove. U vašem pregledniku ništa se ne sprema, a IP adresa se ne pohranjuje, pa privola nije potrebna. Posjete se mogu razlikovati samo unutar jednog dana prema anonimnom kodu koji se mijenja svaki dan. Pravna osnova je naš legitimni interes da znamo koje su stranice korisne (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a). Ti se zapisi brišu nakon 90 dana.

Ova web-stranica također sprema jedan kolačić s odabranim jezikom (rf_lang) na godinu dana.

Pružatelji usluga

• Hosting i sigurnosne kopije: podatkovni centri u EU.
• Slanje e-pošte s kodovima za prijavu i pozivnicama: pružatelj u EU.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): samo na ovoj web-stranici te stranicama za prijavu i registraciju, i samo uz privolu. Google može prenositi podatke u SAD u okviru Okvira za privatnost podataka EU-a i SAD-a.
• Telegram: samo ako ga hotel poveže. Obavijesti osoblju sadrže broj sobe i narudžbu. Telegram može obrađivati podatke izvan EU, pa hotel odlučuje hoće li ga koristiti.
• Strojno prevođenje jelovnika: prima samo tekstove jelovnika, nikad podatke o gostima.

Aktualni popis pružatelja poslat ćemo na zahtjev.

Vaša prava

Imate pravo na pristup, ispravak i brisanje svojih podataka, na ograničenje obrade ili prigovor na obradu te na primanje podataka u prenosivom obliku.

Gosti se najprije trebaju obratiti hotelu, jer je hotel voditelj obrade podataka o narudžbama. Hotelu pomažemo odgovoriti na svaki zahtjev u roku od 30 dana.

Pritužbu možete podnijeti i nadzornom tijelu za zaštitu podataka, u Austriji Datenschutzbehörde, ili tijelu u svojoj zemlji.

Sigurnost

Sve veze koriste TLS. Lozinke se pohranjuju kao hashevi. Vlasnici i voditelji moraju koristiti prijavu u dva koraka. Svaki hotel vidi samo svoje podatke, a važne radnje bilježe se u dnevnik aktivnosti.

Izmjene ovih pravila

Ako ova pravila izmijenimo na bitan način, hotele obavještavamo e-poštom najmanje 30 dana unaprijed. Pitanja: [email protected].