Menu QR o menu cartaceo in camera: un confronto onesto
Menu QR o stampato in camera d'hotel: costi reali, aggiornamento prezzi, igiene, lingue, esperienza dell'ospite e i casi in cui la carta ha ancora senso.
Dal team di Roomtray 6 min di lettura
Scegliere tra un menu QR e un menu cartaceo nelle camere d'hotel sembra una questione di design, ma riguarda soprattutto soldi e tempo. Chi aggiorna i prezzi, quanto spesso ristampate, quanti ospiti rinunciano perché non riescono a leggere il menu e quante telefonate riceve la reception per questo. Questo articolo confronta le due opzioni sui punti che contano per un piccolo hotel e mostra quando un menu stampato è ancora la scelta giusta.
Quanto costa davvero un menu stampato in camera
Il conto della tipografia è la parte visibile. Una cartella in pelle o similpelle per ogni camera, inserti su carta di qualità, plastificazione o buste trasparenti, e un grafico per l'impaginazione. Per un hotel da 40 camere sono alcune centinaia di euro la prima volta, di più se scegliete cartelle di qualità.
La parte nascosta arriva dopo:
- Ogni cambio di prezzo significa una ristampa. I fornitori aumentano i prezzi, aggiungete un piatto, cambia l'IVA. O ristampate tutti i 40 inserti o convivete con prezzi cancellati a penna.
- Usura e perdite. Le copertine si macchiano di caffè, gli angoli si piegano, gli inserti spariscono nelle valigie.
- Tempo del personale. L'housekeeping controlla che il menu sia in camera, lo sistema, sostituisce le copie rovinate.
- Lingue. Un menu completo in tre o quattro lingue diventa un libretto. Molti hotel stampano solo la lingua locale e l'inglese, e tutti gli altri ospiti devono indovinare.
Nulla di tutto questo è drammatico in una settimana. In un anno si accumula, e il risultato di solito è un menu un po' superato per la maggior parte del tempo.
Quanto costa un menu QR
Un menu QR richiede un sistema per il menu (gratuito per i piccoli hotel in alcuni strumenti, a canone mensile in altri), cartoline QR o adesivi stampati per ogni camera e qualche ora per inserire menu e foto. Dopo, un cambio di prezzo sono pochi clic ed è attivo in tutte le camere contemporaneamente.
I costi aggiuntivi sono di altro tipo: qualcuno deve tenere corretto il menu online, i codici QR vanno posizionati in modo che gli ospiti li trovino e gli ospiti hanno bisogno di una connessione funzionante. Parliamo del posizionamento nel nostro articolo su dove mettere i codici QR in camera.
Fianco a fianco
| Menu stampato | Menu QR | |
|---|---|---|
| Costo iniziale | Cartelle, stampa, grafica | Tempo di configurazione, cartoline QR |
| Cambio di prezzo | Ristampare tutte le copie | Modificare una volta, attivo ovunque |
| Piatto esaurito | L'ospite ordina, la cucina dice di no | Nascondere il piatto in pochi secondi |
| Lingue | Di solito 1 o 2 | Tutte quelle che traducete |
| Allergeni | Spesso una nota a piè di pagina o assenti | Indicati per piatto, filtrabili |
| Foto | Costose da stampare bene | Facili da aggiungere e cambiare |
| Ordinazione | L'ospite telefona alla reception | L'ospite ordina dalla pagina |
| Igiene | Oggetto condiviso, va pulito | L'ospite usa il proprio telefono |
| Funziona senza telefono o internet | Sì | No |
| Comodità per gli ospiti anziani | Alta | Dipende dall'ospite |
Aggiornamenti: dove la carta perde di più
Nella cucina di un piccolo hotel il menu cambia più spesso di quanto si pensi. Una zuppa di stagione, un fornitore che ha finito il salmone, una voce della colazione che non vale la pena tenere. Con la carta queste modifiche arrivano all'ospite in ritardo o mai. Un ospite ordina il salmone, la reception richiama dieci minuti dopo per dire che non è disponibile e la serata comincia male.
Con un menu digitale potete nascondere un piatto per la sera, cambiare un prezzo prima della colazione o aprire la sezione notturna solo nel weekend. Contano anche gli orari per categoria: un ospite alle 23:00 vede solo ciò che si può davvero servire alle 23:00.
Igiene e housekeeping
Alcuni ospiti preferiscono non toccare oggetti condivisi in camera, e molti ci si sono abituati durante la pandemia. Una cartella del menu passa per molte mani e raramente viene pulita bene. Se tenete la carta, usate copertine lavabili e aggiungetele alla checklist dell'housekeeping. Una cartolina QR o un adesivo sulla scrivania o sul comodino si pulisce più facilmente e costa poco sostituirlo quando si rovina.
Esperienza dell'ospite: lingua e ordinazione
È l'argomento più forte a favore del menu QR in un hotel di città con ospiti internazionali. L'ospite apre il menu nella sua lingua sul suo telefono, vede cosa c'è in ogni piatto e quali allergeni contiene, e ordina senza telefonare. Per una coppia polacca in un hotel di Praga o una famiglia ucraina a Vienna, questo elimina il motivo principale per cui non ordinerebbero affatto.
Anche la carta può essere accogliente: è visibile, non ha bisogno di batteria e ad alcuni ospiti piace semplicemente tenere in mano un menu. Una bella cartolina stampata sulla scrivania invita comunque a ordinare.
Quando la carta ha ancora senso
Un menu stampato resta una buona scelta in questi casi:
- Guest house molto piccole con un menu colazione fisso che cambia una volta l'anno.
- Ospiti per lo più anziani e meno a loro agio con gli smartphone, per esempio in alcuni hotel termali.
- Camere con scarsa copertura mobile e Wi-Fi, come edifici in pietra o località di montagna. Leggete il nostro articolo sui menu QR con Wi-Fi lento per le soluzioni.
- Come riserva quando la batteria del telefono è scarica o l'ospite non vuole scansionare nulla.
La soluzione ibrida che funziona per la maggior parte degli hotel
Per la maggior parte degli hotel piccoli e medi la risposta pratica è entrambi, con compiti diversi:
- Una piccola cartolina stampata o un cartoncino a tenda in ogni camera con codice QR, nome e password del Wi-Fi, numero della reception e tre o quattro piatti più venduti con i prezzi.
- Il menu completo, in più lingue, con allergeni e disponibilità aggiornata, dietro il codice QR.
- Uno o due menu completi stampati alla reception per gli ospiti che li chiedono.
Così i costi di stampa restano bassi, il menu completo resta aggiornato e nessuno resta escluso.
Checklist per passare al menu QR
- Inserite tutti i piatti con brevi descrizioni, prezzi e allergeni.
- Impostate gli orari per categoria (colazione, tutto il giorno, notte).
- Traducete nelle lingue che i vostri ospiti parlano davvero.
- Stampate cartoline QR con una frase chiara, per esempio "Scansiona per ordinare in camera".
- Mettete la cartolina dove gli ospiti stanno seduti o sdraiati: comodino o scrivania, non dentro un cassetto.
- Fate una prova da tre camere con i dati mobili e con il Wi-Fi dell'hotel.
- Dite agli ospiti al check-in che possono ordinare dal codice QR.
Come lo gestisce Roomtray
In Roomtray ogni camera riceve il proprio codice QR che apre il menu già collegato a quella camera. L'ospite sceglie la lingua, ordina e l'importo va sul conto della camera. Potete cambiare prezzi, nascondere piatti e impostare gli orari dal pannello di amministrazione, e la modifica è subito attiva. Il menu multilingue è incluso nel piano gratuito fino a 15 camere.
