Carte QR ou carte papier en chambre : comparaison honnête
Carte QR ou carte imprimée en chambre d'hôtel : vrais coûts, mises à jour des prix, hygiène, langues, expérience client et cas où le papier reste utile.
Par l'équipe Roomtray 6 min de lecture
Choisir entre une carte QR et une carte papier en chambre ressemble à une question de design, mais c'est surtout une question d'argent et de temps. Qui met à jour les prix, à quelle fréquence vous réimprimez, combien de clients renoncent parce qu'ils ne peuvent pas lire la carte, et combien d'appels la réception reçoit à cause de cela. Cet article compare les deux options sur les points qui comptent pour un petit hôtel et montre quand une carte imprimée reste le bon choix.
Ce que coûte vraiment une carte imprimée en chambre
La facture d'imprimerie est la partie visible. Un protège-carte en cuir ou en simili pour chaque chambre, des feuillets sur du beau papier, une plastification ou des pochettes, et un graphiste pour la mise en page. Pour un hôtel de 40 chambres, cela fait quelques centaines d'euros la première fois, davantage si vous choisissez des protège-cartes de qualité.
La partie cachée vient ensuite :
- Chaque changement de prix impose une réimpression. Les fournisseurs augmentent leurs prix, vous ajoutez un plat, la TVA change. Soit vous réimprimez les 40 feuillets, soit vous vivez avec des prix barrés.
- Usure et pertes. Les couvertures se tachent de café, les coins se cornent, les feuillets disparaissent dans les valises.
- Temps de l'équipe. Le service des étages vérifie que la carte est dans la chambre, la remet en place, remplace les exemplaires abîmés.
- Langues. Une carte complète en trois ou quatre langues devient un livret. Beaucoup d'hôtels n'impriment que la langue locale et l'anglais, et tous les autres clients doivent deviner.
Rien de tout cela n'est dramatique sur une semaine. Sur un an, cela s'additionne, et le résultat est en général une carte un peu dépassée la plupart du temps.
Ce que coûte une carte QR
Une carte QR demande un outil de gestion de carte (gratuit pour les petits hôtels dans certains outils, avec un abonnement mensuel dans d'autres), des cartes ou autocollants QR imprimés pour chaque chambre, et quelques heures pour saisir la carte et les photos. Ensuite, un changement de prix se fait en quelques clics et s'applique dans toutes les chambres à la fois.
Les coûts supplémentaires sont d'une autre nature : quelqu'un doit garder la carte en ligne exacte, les QR codes doivent être placés pour que les clients les trouvent, et les clients ont besoin d'une connexion qui fonctionne. Nous parlons du placement dans notre article sur l'emplacement des QR codes en chambre.
Côte à côte
| Carte imprimée | Carte QR | |
|---|---|---|
| Coût de départ | Protège-cartes, impression, design | Temps de mise en place, cartes QR |
| Changement de prix | Réimprimer tous les exemplaires | Modifier une fois, actif partout |
| Plat épuisé | Le client commande, la cuisine dit non | Masquer le plat en quelques secondes |
| Langues | En général 1 à 2 | Autant que vous en traduisez |
| Allergènes | Souvent une note de bas de page, ou absents | Affichés par plat, filtrables |
| Photos | Chères à bien imprimer | Faciles à ajouter et à changer |
| Commande | Le client appelle la réception | Le client commande depuis la page |
| Hygiène | Objet partagé, à essuyer | Le client utilise son propre téléphone |
| Fonctionne sans téléphone ni internet | Oui | Non |
| Confort des clients âgés | Élevé | Dépend du client |
Les mises à jour : là où le papier perd le plus
Dans la cuisine d'un petit hôtel, la carte change plus souvent qu'on ne le croit. Une soupe de saison, un fournisseur à court de saumon, un article du petit-déjeuner qui ne vaut pas la peine d'être gardé. Avec le papier, ces changements arrivent au client tard ou jamais. Un client commande le saumon, la réception rappelle dix minutes plus tard pour dire qu'il n'y en a plus, et la soirée commence mal.
Avec une carte digitale, vous pouvez masquer un plat pour la soirée, changer un prix avant le petit-déjeuner ou n'ouvrir la carte de nuit que le week-end. Les horaires par catégorie comptent aussi : un client à 23h00 ne voit que ce qui peut réellement être servi à 23h00.
Hygiène et service des étages
Certains clients préfèrent ne pas toucher les objets partagés d'une chambre, et beaucoup en ont pris l'habitude pendant la pandémie. Un protège-carte passe entre de nombreuses mains et il est rarement bien nettoyé. Si vous gardez le papier, utilisez des couvertures lavables et ajoutez-les à la checklist du service des étages. Une carte QR ou un autocollant sur le bureau ou la table de chevet est plus facile à essuyer et ne coûte presque rien à remplacer quand il est abîmé.
Expérience client : langue et commande
C'est l'argument le plus fort en faveur d'une carte QR dans un hôtel urbain avec une clientèle internationale. Le client ouvre la carte dans sa propre langue sur son propre téléphone, voit ce que contient chaque plat et quels allergènes il comporte, et commande sans appeler. Pour un couple polonais dans un hôtel de Prague ou une famille ukrainienne à Vienne, cela supprime la principale raison pour laquelle ils ne commanderaient pas du tout.
Le papier peut aussi être convivial : il est visible, il n'a pas besoin de batterie, et certains clients aiment simplement tenir une carte en main. Une belle carte imprimée sur le bureau donne toujours envie de commander.
Quand le papier reste pertinent
Une carte imprimée reste un bon choix dans ces cas :
- Les très petites maisons d'hôtes avec une carte de petit-déjeuner fixe qui change une fois par an.
- Une clientèle surtout âgée, moins à l'aise avec les smartphones, par exemple dans certains hôtels thermaux.
- Les chambres mal couvertes en réseau mobile et en Wi-Fi, comme dans les bâtiments en pierre ou en montagne. Voir notre article sur les cartes QR avec un Wi-Fi lent pour des solutions.
- En secours, quand la batterie du téléphone est vide ou que le client ne veut rien scanner.
La formule hybride qui convient à la plupart des hôtels
Pour la plupart des petits et moyens hôtels, la réponse pratique est d'avoir les deux, avec des rôles différents :
- Une petite carte ou un chevalet dans chaque chambre avec un QR code, le nom et le mot de passe du Wi-Fi, le numéro de la réception et trois ou quatre best-sellers avec leurs prix.
- La carte complète, en plusieurs langues, avec les allergènes et la disponibilité en temps réel, derrière le QR code.
- Un ou deux exemplaires complets imprimés à la réception pour les clients qui les demandent.
Cela garde des coûts d'impression bas, une carte complète à jour, et n'exclut personne.
Checklist pour passer à une carte QR
- Saisissez tous les plats avec de courtes descriptions, les prix et les allergènes.
- Définissez les horaires par catégorie (petit-déjeuner, toute la journée, nuit).
- Traduisez dans les langues que vos clients parlent vraiment.
- Imprimez des cartes QR avec une phrase claire, par exemple « Scannez pour commander en chambre ».
- Placez la carte là où les clients sont assis ou allongés : table de chevet ou bureau, pas dans un tiroir.
- Testez depuis trois chambres en données mobiles et sur le Wi-Fi de l'hôtel.
- Dites aux clients au check-in qu'ils peuvent commander via le QR code.
Comment Roomtray s'en charge
Dans Roomtray, chaque chambre reçoit son propre QR code, qui ouvre la carte déjà rattachée à cette chambre. Le client choisit une langue, commande, et le montant va sur la note de la chambre. Vous pouvez changer les prix, masquer des plats et définir les horaires depuis l'espace d'administration, et le changement est actif immédiatement. La carte multilingue est incluse dans l'offre gratuite jusqu'à 15 chambres.
