Carta QR o carta de papel en la habitación: comparativa
Carta QR frente a carta impresa en la habitación: costes reales, cambios de precio, higiene, idiomas, experiencia del huésped y cuándo conviene el papel.
Por el equipo de Roomtray 6 min de lectura
Elegir entre una carta QR y una carta de papel en las habitaciones parece una cuestión de diseño, pero sobre todo es una cuestión de dinero y de tiempo. Quién actualiza los precios, cada cuánto reimprimes, cuántos huéspedes se rinden porque no entienden la carta y cuántas llamadas recibe recepción por ello. Este artículo compara las dos opciones en los puntos que importan a un hotel pequeño y muestra cuándo la carta impresa sigue siendo la elección correcta.
Lo que cuesta de verdad una carta impresa en la habitación
La factura de imprenta es la parte visible. Una carpeta de piel o polipiel para cada habitación, hojas de buen papel, plastificado o fundas, y un diseñador para la maquetación. Para un hotel de 40 habitaciones son unos cientos de euros la primera vez, más si eliges carpetas de calidad.
La parte oculta llega después:
- Cada cambio de precio implica reimprimir. Los proveedores suben precios, añades un plato, cambia el IVA. O reimprimes las 40 hojas o convives con precios tachados.
- Desgaste y pérdidas. Las tapas se manchan de café, las esquinas se doblan, las hojas desaparecen en las maletas.
- Tiempo del equipo. El personal de pisos comprueba que la carta esté en la habitación, la coloca y cambia los ejemplares estropeados.
- Idiomas. Una carta completa en tres o cuatro idiomas se convierte en un cuadernillo. Muchos hoteles imprimen solo el idioma local y el inglés, y el resto de huéspedes tiene que adivinar.
Nada de esto es dramático en una semana. En un año se acumula, y el resultado suele ser una carta que está un poco desfasada la mayor parte del tiempo.
Lo que cuesta una carta QR
Una carta QR necesita un sistema de carta (gratuito para hoteles pequeños en algunas herramientas, con cuota mensual en otras), tarjetas o pegatinas QR impresas para cada habitación y unas horas para introducir la carta y las fotos. A partir de ahí, un cambio de precio son unos cuantos clics y se aplica en todas las habitaciones a la vez.
Los costes extra son de otro tipo: alguien tiene que mantener correcta la carta online, los códigos QR deben colocarse donde el huésped los encuentre y el huésped necesita una conexión que funcione. Hablamos de la colocación en nuestro artículo sobre dónde poner los códigos QR en las habitaciones.
Comparación directa
| Carta impresa | Carta QR | |
|---|---|---|
| Coste inicial | Carpetas, impresión, diseño | Tiempo de configuración, tarjetas QR |
| Cambio de precio | Reimprimir todos los ejemplares | Se edita una vez y se aplica en todas partes |
| Plato agotado | El huésped lo pide y la cocina dice que no | Ocultas el plato en segundos |
| Idiomas | Normalmente 1 o 2 | Tantos como traduzcas |
| Alérgenos | A menudo en una nota al pie o ausentes | Indicados en cada plato, con filtro |
| Fotos | Caras de imprimir bien | Fáciles de añadir y cambiar |
| Pedidos | El huésped llama a recepción | El huésped pide desde la página |
| Higiene | Objeto compartido, hay que limpiarlo | El huésped usa su propio móvil |
| Funciona sin móvil ni internet | Sí | No |
| Comodidad para huéspedes mayores | Alta | Depende del huésped |
Actualizaciones: donde más pierde el papel
En la cocina de un hotel pequeño, la carta cambia más a menudo de lo que se cree. Una sopa de temporada, un proveedor que se ha quedado sin salmón, un plato del desayuno que no compensa mantener. Con papel, estos cambios llegan tarde al huésped o no llegan nunca. Un huésped pide el salmón, recepción le vuelve a llamar diez minutos después para decirle que no hay, y la noche empieza mal.
Con una carta digital puedes ocultar un plato para esa noche, cambiar un precio antes del desayuno o abrir la sección de madrugada solo los fines de semana. El horario por categoría también importa: un huésped a las 23:00 solo ve lo que de verdad se puede servir a las 23:00.
Higiene y limpieza
Algunos huéspedes prefieren no tocar objetos compartidos en la habitación, y muchos se acostumbraron a ello durante la pandemia. Una carpeta de carta pasa por muchas manos y rara vez se limpia bien. Si mantienes el papel, usa tapas que se puedan limpiar y añádelas a la lista de comprobación de pisos. Una tarjeta QR o una pegatina en el escritorio o la mesilla es más fácil de limpiar y barata de sustituir si se estropea.
Experiencia del huésped: idioma y pedidos
Es el argumento más fuerte a favor de la carta QR en un hotel urbano con huéspedes internacionales. El huésped abre la carta en su idioma y en su propio móvil, ve qué lleva cada plato y qué alérgenos contiene, y pide sin llamar. Para una pareja polaca en un hotel de Praga o una familia ucraniana en Viena, eso elimina el principal motivo por el que no pedirían nada.
El papel también puede ser amable: está a la vista, no necesita batería y a algunos huéspedes simplemente les gusta tener una carta en la mano. Una tarjeta impresa bonita sobre el escritorio también invita a pedir.
Cuándo sigue teniendo sentido el papel
Una carta impresa sigue siendo buena opción en estos casos:
- Casas de huéspedes muy pequeñas con una carta de desayuno fija que cambia una vez al año.
- Huéspedes mayoritariamente de edad avanzada y menos cómodos con el smartphone, por ejemplo en algunos hoteles balneario.
- Habitaciones con mala cobertura móvil y de wifi, como edificios de piedra o ubicaciones de montaña. Consulta nuestro artículo sobre cartas QR con wifi lento para ver soluciones.
- Como respaldo cuando el móvil se ha quedado sin batería o el huésped no quiere escanear nada.
La fórmula mixta que funciona en la mayoría de los hoteles
Para la mayoría de los hoteles pequeños y medianos, la respuesta práctica es tener las dos, cada una con su función:
- Una pequeña tarjeta impresa o tarjeta de mesa en cada habitación con un código QR, el nombre y la contraseña del wifi, el número de recepción y tres o cuatro platos más vendidos con precio.
- La carta completa, en varios idiomas, con alérgenos y disponibilidad actualizada, detrás del código QR.
- Una o dos cartas completas impresas en recepción para los huéspedes que las pidan.
Así los costes de impresión se mantienen bajos, la carta completa está al día y no se deja fuera a nadie.
Lista de comprobación para pasar a la carta QR
- Introduce todos los platos con descripciones breves, precios y alérgenos.
- Fija el horario de cada categoría (desayuno, todo el día, madrugada).
- Traduce a los idiomas que de verdad hablan tus huéspedes.
- Imprime tarjetas QR con una frase clara, por ejemplo "Escanea para pedir a tu habitación".
- Coloca la tarjeta donde el huésped se sienta o se tumba: mesilla o escritorio, no dentro de un cajón.
- Haz pruebas desde tres habitaciones con datos móviles y con el wifi del hotel.
- Avisa a los huéspedes en el check-in de que pueden pedir desde el código QR.
Cómo lo resuelve Roomtray
En Roomtray cada habitación tiene su propio código QR, que abre la carta ya vinculada a esa habitación. El huésped elige idioma, pide, y el importe va a la cuenta de la habitación. Puedes cambiar precios, ocultar platos y fijar horarios desde el panel de administración, y el cambio se aplica al momento. La carta multilingüe está incluida en el plan gratuito para hasta 15 habitaciones.
