QR-Speisekarte oder gedruckte Karte im Hotelzimmer?
QR-Speisekarte oder gedruckte Zimmerkarte im Hotel: echte Kosten, Preisänderungen, Hygiene, Sprachen, Gästeerlebnis und wann Papier weiterhin sinnvoll ist.
Vom Roomtray-Team 6 Min. Lesezeit
Die Wahl zwischen QR-Speisekarte und gedruckter Karte im Hotelzimmer wirkt wie eine Designfrage, ist aber vor allem eine Frage von Geld und Zeit. Wer pflegt die Preise, wie oft wird nachgedruckt, wie viele Gäste bestellen nicht, weil sie die Karte nicht lesen können, und wie viele Anrufe hat die Rezeption deswegen. Dieser Artikel vergleicht beide Varianten in den Punkten, auf die es in einem kleinen Hotel ankommt, und zeigt, wann die gedruckte Karte trotzdem die richtige Wahl ist.
Was eine gedruckte Zimmerkarte wirklich kostet
Die Druckrechnung ist der sichtbare Teil. Eine Mappe aus Leder oder Kunstleder pro Zimmer, Einlagen auf gutem Papier, Laminierung oder Klarsichthüllen und ein Grafiker für das Layout. Bei 40 Zimmern sind das beim ersten Mal einige hundert Euro, mit hochwertigen Mappen mehr.
Der versteckte Teil kommt später:
- Jede Preisänderung bedeutet Nachdruck. Lieferanten erhöhen die Preise, ein Gericht kommt dazu, die Mehrwertsteuer ändert sich. Entweder alle 40 Einlagen neu drucken oder mit durchgestrichenen Preisen leben.
- Verschleiß und Verlust. Kaffeeflecken auf der Mappe, Eselsohren, Einlagen verschwinden im Koffer.
- Personalzeit. Das Housekeeping prüft, ob die Karte da ist, legt sie gerade hin und ersetzt beschädigte Exemplare.
- Sprachen. Eine vollständige Karte in drei oder vier Sprachen wird zum Heft. Viele Hotels drucken nur Deutsch und Englisch, alle anderen Gäste raten.
In einer Woche ist das nicht dramatisch. Über ein Jahr summiert es sich, und das Ergebnis ist meist eine Karte, die fast immer ein bisschen veraltet ist.
Was eine QR-Speisekarte kostet
Für eine QR-Speisekarte brauchen Sie ein Menüsystem (bei manchen Anbietern für kleine Hotels kostenlos, sonst mit Monatsgebühr), gedruckte QR-Karten oder Aufkleber pro Zimmer und ein paar Stunden, um Gerichte und Fotos einzupflegen. Danach ist eine Preisänderung eine Sache von wenigen Klicks und sofort in allen Zimmern aktiv.
Die laufenden Aufwände sind anderer Art: Jemand muss die Online-Karte aktuell halten, die QR-Codes müssen so platziert sein, dass Gäste sie finden, und der Gast braucht eine funktionierende Verbindung. Zur Platzierung gibt es einen eigenen Artikel, wo QR-Codes im Zimmer hingehören.
Direkter Vergleich
| Gedruckte Karte | QR-Speisekarte | |
|---|---|---|
| Startkosten | Mappen, Druck, Grafik | Einrichtungszeit, QR-Karten |
| Preisänderung | Alle Exemplare neu drucken | Einmal ändern, überall aktiv |
| Gericht ausverkauft | Gast bestellt, Küche sagt ab | Gericht in Sekunden ausblenden |
| Sprachen | Meist 1 bis 2 | So viele, wie Sie übersetzen |
| Allergene | Oft Fußnote oder gar nicht | Pro Gericht, filterbar |
| Fotos | Guter Druck ist teuer | Leicht hinzuzufügen und zu tauschen |
| Bestellung | Gast ruft die Rezeption an | Gast bestellt direkt auf der Seite |
| Hygiene | Gemeinsamer Gegenstand, muss gewischt werden | Gast nutzt eigenes Handy |
| Funktioniert ohne Handy und Internet | Ja | Nein |
| Komfort für ältere Gäste | Hoch | Hängt vom Gast ab |
Aktualität: Hier verliert Papier am meisten
In der Küche eines kleinen Hotels ändert sich die Karte öfter, als man denkt. Eine Saisonsuppe, ein Lieferant ohne Lachs, ein Frühstücksartikel, der sich nicht lohnt. Mit Papier erreichen diese Änderungen den Gast spät oder nie. Der Gast bestellt den Lachs, die Rezeption ruft zehn Minuten später zurück, dass er aus ist, und der Abend beginnt schlecht.
In einer digitalen Karte blenden Sie ein Gericht für den Abend aus, ändern einen Preis vor dem Frühstück oder öffnen die Spätabend-Rubrik nur am Wochenende. Auch Öffnungszeiten pro Kategorie zählen: Wer um 23:00 Uhr bestellt, sieht nur, was um 23:00 Uhr tatsächlich serviert werden kann.
Hygiene und Housekeeping
Manche Gäste fassen im Zimmer ungern gemeinsam genutzte Gegenstände an, viele haben sich das in der Pandemie angewöhnt. Eine Speisekarten-Mappe geht durch viele Hände und wird selten gründlich gereinigt. Wenn Sie bei Papier bleiben, wählen Sie abwischbare Hüllen und nehmen Sie sie in die Checkliste des Housekeepings auf. Eine QR-Karte oder ein Aufkleber auf Schreibtisch oder Nachttisch ist leicht abzuwischen und günstig zu ersetzen.
Gästeerlebnis: Sprache und Bestellung
Das ist das stärkste Argument für die QR-Speisekarte in einem Stadthotel mit internationalen Gästen. Der Gast öffnet die Karte in seiner Sprache auf seinem eigenen Handy, sieht, was in jedem Gericht steckt und welche Allergene es enthält, und bestellt ohne Anruf. Für ein tschechisches Paar in einem Wiener Hotel oder eine ukrainische Familie in München fällt damit der Hauptgrund weg, gar nicht zu bestellen.
Papier kann ebenfalls gastfreundlich sein: Es ist sichtbar, braucht keinen Akku, und manche Gäste halten einfach gern eine Karte in der Hand. Eine schöne gedruckte Karte auf dem Schreibtisch lädt auch zum Bestellen ein.
Wann Papier weiterhin sinnvoll ist
Die gedruckte Karte bleibt eine gute Wahl in diesen Fällen:
- Sehr kleine Pensionen mit fester Frühstückskarte, die sich einmal im Jahr ändert.
- Überwiegend ältere Gäste, die mit dem Smartphone weniger vertraut sind, etwa in manchen Kurhotels.
- Zimmer mit schwachem Mobilfunk und WLAN, zum Beispiel in alten Steinhäusern oder in den Bergen. Lösungen dafür beschreibt unser Artikel zur QR-Speisekarte bei langsamem WLAN.
- Als Rückfallebene, wenn der Akku leer ist oder der Gast nichts scannen möchte.
Die Kombination, die für die meisten Hotels passt
Für die meisten kleinen und mittleren Hotels lautet die praktische Antwort: beides, aber mit unterschiedlichen Aufgaben.
- Eine kleine gedruckte Karte oder ein Tischaufsteller in jedem Zimmer mit QR-Code, WLAN-Name und Passwort, Telefonnummer der Rezeption und drei oder vier Bestsellern mit Preis.
- Die vollständige Karte in mehreren Sprachen, mit Allergenen und aktueller Verfügbarkeit, hinter dem QR-Code.
- Ein oder zwei vollständige gedruckte Karten an der Rezeption für Gäste, die danach fragen.
So bleiben die Druckkosten niedrig, die vollständige Karte aktuell, und niemand wird ausgeschlossen.
Checkliste für den Umstieg auf die QR-Speisekarte
- Alle Gerichte mit kurzer Beschreibung, Preis und Allergenen erfassen.
- Öffnungszeiten pro Kategorie festlegen (Frühstück, ganztags, Spätabend).
- In die Sprachen übersetzen, die Ihre Gäste tatsächlich sprechen.
- QR-Karten mit klarem Text drucken, etwa „Scannen und aufs Zimmer bestellen“.
- Die Karte dort platzieren, wo der Gast sitzt oder liegt: Nachttisch oder Schreibtisch, nicht in der Schublade.
- Aus drei Zimmern testen, mit mobilen Daten und mit dem Hotel-WLAN.
- Gäste beim Check-in darauf hinweisen, dass sie per QR-Code bestellen können.
So löst es Roomtray
Bei Roomtray bekommt jedes Zimmer einen eigenen QR-Code, der die bereits mit diesem Zimmer verknüpfte Karte öffnet. Der Gast wählt seine Sprache, bestellt, und der Betrag geht auf die Zimmerrechnung. Preise, ausgeblendete Gerichte und Öffnungszeiten ändern Sie im Verwaltungsbereich, die Änderung ist sofort aktiv. Die mehrsprachige Speisekarte ist im kostenlosen Tarif für Hotels bis 15 Zimmer enthalten.
