Pedidos desde la habitación en una tarde: lista de control

Poner en marcha los pedidos desde la habitación suena a proyecto con reuniones, un proveedor y una semana de formación. Para un hostal o un hotel pequeño puede ser una tarde de trabajo concentrado. Necesitas una lista de habitaciones, una carta corta, unas cuantas fotos con el móvil, códigos QR impresos y una persona del equipo que sepa qué hacer cuando llegue el primer pedido.

Esta lista parte de un alojamiento de 10 a 60 habitaciones, con desayuno o una cocina pequeña (o un socio que cocina), y una persona que hace la configuración. Los horarios son un plan de ejemplo para una tarde tranquila, digamos de 13:00 a 18:00.

Antes de empezar: decide tres cosas

Dedica 15 minutos a esto antes de tocar ningún software. Condiciona todo lo demás.

1. ¿Qué pueden pedir los huéspedes? Desayuno en la habitación, snacks y bebidas, platos calientes sencillos, peticiones de limpieza (toallas, almohada extra, limpieza). Empieza por lo que ya sirves.
2. ¿Cuándo? Apunta el horario de cada categoría. Por ejemplo: desayuno de 7:00 a 10:30, cocina de 12:00 a 21:00, bebidas y snacks hasta las 23:00, peticiones las 24 horas.
3. ¿Quién acepta y quién entrega? En un alojamiento pequeño suele aceptar el recepcionista y entregar la cocina o el conserje de noche. Un nombre por turno, no "el que esté libre".

13:00 - Habitaciones y ajustes básicos (30 minutos)

• Crea el alojamiento y configura la moneda, la zona horaria y el idioma principal.
• Añade las habitaciones exactamente con la numeración de las puertas. Incluye suites, habitaciones del anexo y apartamentos. Una habitación que falta en la lista es un huésped que no puede pedir.
• Agrupa las habitaciones por planta o edificio si tu ruta de reparto depende de ello.
• Decide si quieres verificación de check-in desde el primer día (recepción introduce el apellido del huésped y solo pasan los pedidos con un apellido que coincida). En un hostal pequeño se puede empezar sin ella y activarla más adelante.

13:30 - Escribe una carta corta (60 minutos)

El error más habitual al empezar es copiar la carta completa del restaurante. El room service necesita menos platos y que aguanten bien el transporte.

• Empieza con 15 a 30 productos. Cinco de desayuno, de cinco a ocho platos calientes o snacks, bebidas y cinco peticiones de limpieza es más que suficiente.
• Usa categorías que el huésped entienda: Desayuno, Platos calientes, Snacks, Bebidas, Peticiones.
• Escribe descripciones de una línea con los ingredientes principales y el tamaño de la ración. "Sopa de pollo con fideos, 350 ml" funciona mejor que "La sopa de la abuela".
• Marca los alérgenos de cada plato. Si tienes dudas, pregunta ahora a cocina, no cuando pregunte el primer huésped.
• Fija los precios incluido el cargo por servicio a la habitación que quieras cobrar. Que el cargo esté a la vista, nunca como sorpresa en la cuenta.
• Añade el horario de disponibilidad a cada categoría para que no se pueda pedir nada con la cocina cerrada.

Escribe la carta primero en tu idioma principal. Tradúcela a los idiomas que de verdad hablan tus huéspedes, normalmente inglés y dos o tres más. Si puedes, pide a un nativo que revise los nombres de los platos.

14:30 - Fotos con el móvil (45 minutos)

No necesitas un fotógrafo. Pide a cocina que emplate una vez los 8 a 10 platos principales, llévalos junto a una ventana y fotografíalos con el móvil.

• Luz natural, sin flash, con un ángulo de unos 45 grados.
• Fondo neutro: una tabla de madera, un plato blanco, una bandeja lisa.
• El mismo ángulo y fondo para todos los platos, para que la carta se vea coherente.
• No hace falta foto para el agua, los refrescos habituales ni las peticiones. Basta con el texto.

Si quieres más detalle, tenemos una guía aparte sobre fotos de la carta con el móvil. Después el equipo puede comerse los platos, un buen extra para el día del lanzamiento.

15:15 - Genera e imprime los códigos QR (45 minutos)

• Genera un código QR por habitación. Cada código debe abrir la carta ya vinculada a esa habitación, para que el huésped no tenga que escribir el número.
• Imprime primero una página de prueba y escanéala a unos 40 cm con dos móviles distintos, un Android antiguo y un iPhone.
• Un código impreso de al menos 3 a 4 cm de ancho es un mínimo razonable para escanearlo con el brazo extendido.
• Elige un soporte que aguante la limpieza: una tarjeta plastificada, un expositor de metacrilato o una pegatina sobre una superficie dura. Evita el papel brillante bajo una lámpara de escritorio, porque refleja.
• Escribe el número de habitación en pequeño en el reverso de cada tarjeta para que el personal de pisos la ponga en la habitación correcta.

Junto al código, añade una línea breve en dos o tres idiomas, como "Pida el desayuno y el room service. Escanee con la cámara." y "Se carga a la cuenta de su habitación".

16:00 - Conecta e informa al personal (40 minutos)

• Pon la pantalla de pedidos en una tablet en recepción o en cocina. Déjala siempre enchufada y desactiva el bloqueo automático.
• Conecta los móviles del personal a las notificaciones de Telegram para que un pedido nuevo se oiga aunque nadie esté mirando la tablet.
• Enseña a cada persona del turno el ciclo completo: llega un pedido nuevo, se acepta con un toque, se prepara, se entrega, se marca como entregado.
• Acordad tiempos de respuesta. Por ejemplo: aceptar en 3 minutos y dar al huésped un tiempo de entrega realista.
• Explica cómo van los cargos a la cuenta de la habitación y quién los revisa en el check-out.
• Escribe media página de instrucciones para el turno de noche y pégala junto a la tablet.

16:40 - Coloca los códigos en las habitaciones (30 minutos)

El personal de pisos puede hacerlo en la ronda de la tarde. Pon el código donde el huésped se sienta o se tumba: en el escritorio o en la mesilla de noche, no dentro de un cajón ni detrás de la puerta. Para empezar, basta con un código por habitación.

17:10 - Pedidos de prueba (30 minutos)

Es el paso que la gente se salta, y el que salva la primera noche.

• Escanea el código en dos o tres habitaciones distintas, una en cada planta.
• Haz un pedido real desde cada una: un desayuno para mañana, un plato caliente, una petición de toallas.
• Comprueba que el pedido muestra la habitación correcta, los productos correctos y el idioma correcto para el personal.
• Acéptalo en la tablet, revisa el mensaje de Telegram, entrégalo en la habitación y cierra el pedido.
• Comprueba que el importe ha ido a la cuenta de la habitación correcta.
• Intenta pedir de una categoría cerrada. Debería estar bloqueada.

Corrige lo que encuentres y vuelve a probar.

17:40 - Cuéntaselo a los huéspedes

• Recepción lo menciona en el check-in con una frase: "Puede pedir el desayuno y bebidas desde su móvil, el código está en el escritorio."
• Añade una línea al email previo a la llegada y a la tarjeta de bienvenida.
• Cuenta los pedidos de la primera semana y pregunta a dos o tres huéspedes qué les resultó confuso.

Lista de control para el día del lanzamiento

Si estás dudando entre una carta QR y una carpeta impresa, nuestra comparativa de carta QR frente a carta en papel repasa las ventajas e inconvenientes.

Roomtray está pensado justo para este tipo de lanzamiento en una tarde. El plan gratuito cubre hasta 15 habitaciones, y Pro cuesta 19 € al mes para hasta 200 habitaciones, con el primer mes gratis y sin tarjeta. Puedes crear una cuenta y seguir esta lista el mismo día.