Objednávky na pokoj za jedno odpoledne: checklist

Spuštění objednávek na pokoj zní jako projekt s poradami, dodavatelem a týdnem školení. V penzionu nebo malém hotelu to ale může být jedno soustředěné odpoledne. Potřebujete seznam pokojů, krátké menu, pár fotek z mobilu, vytištěné QR kódy a člověka, který ví, co dělat, až přijde první objednávka.

Checklist počítá s ubytováním o 10 až 60 pokojích, kde už se podávají snídaně nebo funguje malá kuchyně (případně partner, který vaří), a s jedním člověkem, který vše nastaví. Časy níže jsou příklad plánu na klidné odpoledne, třeba od 13:00 do 18:00.

Než začnete: rozhodněte tři věci

Věnujte jim 15 minut ještě předtím, než otevřete jakýkoli software. Všechno ostatní se od nich odvíjí.

1. Co si hosté mohou objednat? Snídani na pokoj, svačiny a nápoje, jednoduchá teplá jídla, požadavky na úklid (ručníky, polštář navíc, úklid pokoje). Začněte tím, co už podáváte.
2. Kdy? Zapište si časy pro každou kategorii. Například: snídaně 7:00-10:30, kuchyně 12:00-21:00, nápoje a svačiny do 23:00, požadavky nonstop.
3. Kdo přijímá a kdo roznáší? V malém hotelu často objednávku přijme recepční a roznese kuchyně nebo noční recepční. Jedno konkrétní jméno na směnu, ne „kdo bude zrovna volný“.

13:00 - Pokoje a základní nastavení (30 minut)

• Založte ubytování, nastavte měnu, časové pásmo a hlavní jazyk.
• Přidejte pokoje přesně tak, jak jsou očíslované na dveřích. Nezapomeňte na apartmá, pokoje v přístavku a apartmány. Pokoj, který v seznamu chybí, je host, který si nic neobjedná.
• Seskupte pokoje podle pater nebo budov, pokud na tom závisí trasa roznášky.
• Rozhodněte, zda chcete od prvního dne ověření při check-inu (recepce zadá příjmení hosta a objednávka projde jen se shodným příjmením). V malém penzionu klidně začněte bez něj a zapněte ho později.

13:30 - Napište krátké menu (60 minut)

Nejčastější chyba při spuštění je zkopírovat celý jídelní lístek restaurace. Room service potřebuje méně položek, které snesou přenos.

• Začněte s 15 až 30 položkami. Pět snídaňových položek, pět až osm teplých jídel nebo svačin, nápoje a pět požadavků na úklid úplně stačí.
• Používejte srozumitelné kategorie: Snídaně, Teplá jídla, Svačiny, Nápoje, Požadavky.
• Pište popis na jeden řádek s hlavními surovinami a velikostí porce. „Kuřecí vývar s nudlemi, 350 ml“ funguje lépe než „Babiččina polévka“.
• Označte alergeny u každého jídla. Pokud si nejste jistí, zeptejte se kuchyně hned, ne až po dotazu prvního hosta.
• Nastavte ceny včetně případného poplatku za donášku. Poplatek musí být vidět, nikdy ne jako překvapení na účtu.
• Přidejte časy dostupnosti ke každé kategorii, aby nešlo nic objednat, když má kuchyně zavřeno.

Menu napište nejdřív v hlavním jazyce. Pak ho přeložte do jazyků, kterými vaši hosté opravdu mluví, obvykle angličtina a dva až tři další. Pokud to jde, nechte názvy jídel zkontrolovat rodilého mluvčího.

14:30 - Fotky z mobilu (45 minut)

Fotografa nepotřebujete. Požádejte kuchyni, ať jednou naservíruje 8 až 10 hlavních jídel, odneste je k oknu a vyfoťte telefonem.

• Denní světlo, bez blesku, úhel zhruba 45 stupňů.
• Jednoduché pozadí: dřevěné prkénko, bílý talíř, neutrální tác.
• Stejný úhel a pozadí u všech jídel, menu pak působí jednotně.
• Vodu, běžné limonády a požadavky fotit nemusíte, stačí text.

Podrobněji to rozebíráme v článku o fotkách jídel z mobilu. Jídla pak sní personál, což je v den spuštění příjemný bonus.

15:15 - Vygenerujte a vytiskněte QR kódy (45 minut)

• Vygenerujte QR kód pro každý pokoj. Kód musí otevřít menu už propojené s daným pokojem, aby host nemusel číslo pokoje zadávat.
• Nejdřív vytiskněte zkušební stránku a naskenujte ji ze vzdálenosti asi 40 cm dvěma různými telefony, starším Androidem a iPhonem.
• Rozumné minimum pro skenování z délky paže je kód široký alespoň 3 až 4 cm.
• Zvolte držák, který vydrží úklid: zalaminovanou kartičku, akrylový stojánek nebo samolepku na pevném povrchu. Lesklý papír pod stolní lampou odráží světlo.
• Na zadní stranu každé kartičky drobně napište číslo pokoje, aby ji pokojská dala do správného pokoje.

Vedle kódu přidejte jeden krátký řádek ve dvou až třech jazycích, třeba „Objednejte si snídani a room service. Naskenujte fotoaparátem telefonu.“ a „Připíše se na účet pokoje“.

16:00 - Připojte a zaškolte personál (40 minut)

• Obrazovku objednávek dejte na tablet na recepci nebo v kuchyni. Nechte ho trvale v nabíječce a vypněte automatické zamykání.
• Připojte telefony personálu k upozorněním v Telegramu, aby nová objednávka byla slyšet, i když se na tablet nikdo nedívá.
• Ukažte každému na směně celý cyklus: přijde objednávka, přijmout jedním klepnutím, připravit, donést, označit jako doručené.
• Domluvte se na reakční době. Například: přijmout do 3 minut a říct hostovi reálný čas doručení.
• Vysvětlete, jak se částky dostávají na účet pokoje a kdo je kontroluje při odjezdu.
• Napište půlstránkový návod pro noční směnu a nalepte ho vedle tabletu.

16:40 - Rozmístěte kódy na pokoje (30 minut)

To zvládnou pokojské při odpolední obchůzce. Kód dejte tam, kde host sedí nebo leží: na psací stůl nebo noční stolek, ne do šuplíku ani na vnitřní stranu dveří. Na začátek stačí jeden kód na pokoj.

17:10 - Testovací objednávky (30 minut)

Tento krok se nejčastěji vynechává, a právě on zachrání první večer.

• Naskenujte kód ve dvou až třech různých pokojích, na každém patře v jednom.
• Z každého pošlete skutečnou objednávku: snídani na zítřek, teplé jídlo, požadavek na ručníky.
• Zkontrolujte, že objednávka ukazuje správný pokoj, správné položky a jazyk srozumitelný personálu.
• Přijměte ji na tabletu, ověřte zprávu v Telegramu, doneste na pokoj, uzavřete objednávku.
• Zkontrolujte, že částka skončila na účtu správného pokoje.
• Zkuste objednat ze zavřené kategorie. Systém to musí zablokovat.

Opravte, co najdete, a otestujte ještě jednou.

17:40 - Řekněte to hostům

• Recepce to při check-inu zmíní jednou větou: „Snídani a nápoje si můžete objednat z mobilu, kód máte na stole.“
• Přidejte jeden řádek do e-mailu před příjezdem a na uvítací kartičku.
• Spočítejte objednávky za první týden a zeptejte se dvou nebo tří hostů, co jim nebylo jasné.

Checklist dne spuštění

Pokud se ještě rozhodujete mezi QR menu a tištěnými deskami, srovnání QR menu a papírového menu shrnuje výhody i nevýhody.

Roomtray je stavěný přesně na takové spuštění za jedno odpoledne. Bezplatný tarif pokryje až 15 pokojů, Pro stojí 19 € měsíčně pro až 200 pokojů a první měsíc je zdarma bez zadání karty. Můžete si založit účet a projít tento checklist ještě dnes.