Заказы в номер за один день: пошаговый чек-лист

Запуск заказов в номер звучит как проект с совещаниями, подрядчиком и неделей обучения. Для гостевого дома или небольшого отеля это может быть одна вторая половина дня сосредоточенной работы. Вам нужны список номеров, короткое меню, несколько фото с телефона, распечатанные QR-коды и сотрудник, который знает, что делать, когда придет первый заказ.

Этот чек-лист рассчитан на объект на 10-60 номеров, где уже есть завтрак или небольшая кухня (или партнер, который готовит), и на одного человека, который все настраивает. Время указано как пример плана на спокойный день, скажем с 13:00 до 18:00.

Перед началом: решите три вопроса

Потратьте на них 15 минут, прежде чем открывать какую-либо программу. От них зависит все остальное.

1. Что гости могут заказать? Завтрак в номер, снеки и напитки, простые горячие блюда, запросы в хаускипинг (полотенца, дополнительная подушка, уборка). Начните с того, что вы уже подаете.
2. Когда? Запишите часы для каждой категории. Например: завтрак 7:00-10:30, кухня 12:00-21:00, напитки и снеки до 23:00, запросы круглосуточно.
3. Кто принимает и кто доставляет? В небольшом объекте обычно принимает администратор, а доставляет кухня или ночной портье. Одно имя на смену, а не «кто свободен».

13:00 - Номера и базовые настройки (30 минут)

• Создайте объект, укажите валюту, часовой пояс и основной язык.
• Добавьте номера точно так, как они пронумерованы на дверях. Включите люксы, номера во флигеле и апартаменты. Номер, которого нет в списке, означает гостя, который не может сделать заказ.
• Сгруппируйте номера по этажам или корпусам, если от этого зависит маршрут доставки.
• Решите, нужна ли проверка заселения с первого дня (ресепшен вводит фамилию гостя, и заказы проходят только при совпадении фамилии). Небольшому гостевому дому вполне можно начать без нее и включить позже.

13:30 - Напишите короткое меню (60 минут)

Самая частая ошибка при запуске: скопировать полное меню ресторана. Для рум-сервиса нужно меньше позиций, и все они должны хорошо переносить дорогу.

• Начните с 15-30 позиций. Пять позиций завтрака, пять-восемь горячих блюд или снеков, напитки и пять запросов в хаускипинг более чем достаточно.
• Используйте понятные гостям категории: Завтрак, Горячие блюда, Снеки, Напитки, Запросы.
• Пишите описание в одну строку с основными ингредиентами и размером порции. «Куриный суп с лапшой, 350 мл» работает лучше, чем «Бабушкин суп».
• Отметьте аллергены для каждого блюда. Если не уверены, спросите кухню сейчас, а не после вопроса первого гостя.
• Установите цены с учетом платы за доставку, если вы хотите ее брать. Сделайте эту плату заметной, она никогда не должна стать сюрпризом в счете.
• Добавьте часы доступности для каждой категории, чтобы ничего нельзя было заказать, когда кухня закрыта.

Сначала напишите меню на основном языке. Затем переведите его на языки, на которых действительно говорят ваши гости, обычно английский плюс еще два-три. Если есть возможность, попросите носителя языка взглянуть на названия блюд.

14:30 - Фото на телефон (45 минут)

Фотограф не нужен. Попросите кухню один раз красиво разложить 8-10 самых популярных блюд, отнесите их к окну и снимите на телефон.

• Дневной свет, без вспышки, съемка примерно под углом 45 градусов.
• Простой фон: деревянная доска, белая тарелка, нейтральный поднос.
• Один и тот же ракурс и фон для всех блюд, чтобы меню выглядело единообразно.
• Воду, стандартные газированные напитки и запросы можно не фотографировать. Достаточно текста.

Если нужны подробности, у нас есть отдельное руководство о фото для меню на телефон. А блюда потом может съесть персонал, приятный бонус в день запуска.

15:15 - Создайте и распечатайте QR-коды (45 минут)

• Создайте отдельный QR-код для каждого номера. Каждый код должен открывать меню, уже привязанное к этому номеру, чтобы гостю не пришлось вводить номер комнаты.
• Сначала распечатайте тестовую страницу и отсканируйте ее примерно с 40 см двумя разными телефонами: старым Android и iPhone.
• Ширина распечатанного кода не менее 3-4 см будет разумным минимумом для сканирования с расстояния вытянутой руки.
• Выберите держатель, который переживет уборку: ламинированную карточку, акриловую подставку или наклейку на твердой поверхности. Избегайте глянцевой бумаги под настольной лампой: она бликует.
• Мелко напишите номер комнаты на обороте каждой карточки, чтобы горничная поставила ее в нужный номер.

Рядом с кодом добавьте одну короткую строку на двух-трех языках, например «Закажите завтрак и рум-сервис. Отсканируйте камерой телефона.» и «Сумма записывается на счет номера».

16:00 - Подключите и проинструктируйте персонал (40 минут)

• Выведите экран заказов на планшет на ресепшене или на кухне. Подключите его к зарядке постоянно и отключите автоблокировку.
• Подключите телефоны сотрудников к уведомлениям в Telegram, чтобы новый заказ услышали, даже если на планшет никто не смотрит.
• Покажите каждому сотруднику смены полный цикл: приходит новый заказ, принять одним нажатием, приготовить, доставить, отметить как доставленный.
• Договоритесь о времени реакции. Например: принять заказ в течение 3 минут и сообщить гостю реальное время доставки.
• Объясните, как суммы попадают на счет номера и кто проверяет их при выезде.
• Напишите памятку на полстраницы для ночной смены и приклейте ее рядом с планшетом.

16:40 - Разместите коды в номерах (30 минут)

Это могут сделать горничные во время дневного обхода. Ставьте код там, где гости сидят или лежат: на столе или прикроватной тумбочке, а не в ящике или на обратной стороне двери. Для начала достаточно одного кода на номер.

17:10 - Тестовые заказы (30 минут)

Этот шаг обычно пропускают, и именно он спасает первый вечер.

• Отсканируйте код в двух-трех разных номерах, по одному на каждом этаже.
• Сделайте из каждого настоящий заказ: один завтрак на завтра, одно горячее блюдо, один запрос полотенец.
• Проверьте, что в заказе правильный номер, правильные позиции и правильный язык для персонала.
• Примите заказ на планшете, проверьте сообщение в Telegram, доставьте в номер, закройте заказ.
• Проверьте, что сумма попала на счет нужного номера.
• Попробуйте заказать из закрытой категории. Заказ должен быть заблокирован.

Исправьте то, что нашли, и протестируйте еще раз.

17:40 - Расскажите гостям

• Ресепшен при заселении говорит об этом одной фразой: «Завтрак и напитки можно заказать с телефона, код стоит у вас на столе».
• Добавьте одну строку в письмо перед заездом и в приветственную карточку.
• Посчитайте заказы за первую неделю и спросите двух-трех гостей, что им показалось непонятным.

Чек-лист дня запуска

Если вы выбираете между QR-меню и печатной папкой, плюсы и минусы разобраны в нашем сравнении QR-меню и бумажного меню.

Roomtray создан как раз для такого запуска за полдня. Бесплатный тариф подходит для объектов до 15 номеров, а Pro стоит €19 в месяц для объектов до 200 номеров, первый месяц бесплатно, карта не нужна. Вы можете создать аккаунт и пройти этот чек-лист в тот же день.