Замовлення в номер за один день: покроковий чекліст

Запуск замовлень у номер звучить як проєкт із нарадами, підрядником і тижнем навчання. Для міні-готелю чи гостьового будинку це може бути один зосереджений день. Вам потрібні список номерів, коротке меню, кілька фото з телефона, надруковані QR-коди і працівник, який знає, що робити, коли прийде перше замовлення.

Чекліст розрахований на об'єкт на 10-60 номерів, де вже є сніданки або невелика кухня (чи партнер, який готує), і одну людину, яка все налаштовує. Час нижче наведено як приклад плану на спокійну другу половину дня, скажімо з 13:00 до 18:00.

Перед стартом: вирішіть три речі

Приділіть цьому 15 хвилин ще до того, як відкриєте будь-яку програму. Від цих рішень залежить усе інше.

1. Що гості можуть замовити? Сніданок у номер, перекуси й напої, прості гарячі страви, прохання до покоївок (рушники, додаткова подушка, прибирання). Почніть із того, що ви вже подаєте.
2. Коли? Запишіть години для кожної категорії. Наприклад: сніданок 7:00-10:30, кухня 12:00-21:00, напої та перекуси до 23:00, прохання цілодобово.
3. Хто приймає і хто доставляє? У малому готелі замовлення часто приймає адміністратор, а відносить кухня або нічний портьє. Одне конкретне ім'я на зміну, а не «хто буде вільний».

13:00. Номери і базові налаштування (30 хвилин)

• Створіть об'єкт, вкажіть валюту, часовий пояс і основну мову.
• Додайте номери точно так, як вони пронумеровані на дверях. Не забудьте люкси, номери у флігелі та апартаменти. Номер, якого немає у списку, означає гостя, який не зможе нічого замовити.
• Згрупуйте номери за поверхами чи корпусами, якщо від цього залежить маршрут доставки.
• Вирішіть, чи вмикати перевірку при заселенні з першого дня (рецепція вводить прізвище гостя, замовлення проходить лише з правильним прізвищем). Для невеликого гостьового будинку можна почати без неї і ввімкнути пізніше.

13:30. Напишіть коротке меню (60 хвилин)

Найчастіша помилка на старті - скопіювати все меню ресторану. Для рум-сервісу потрібно менше позицій, які добре переносять дорогу.

• Почніть із 15-30 позицій. П'яти страв на сніданок, 5-8 гарячих страв чи перекусів, напоїв і п'яти побутових прохань цілком достатньо.
• Використовуйте зрозумілі категорії: Сніданок, Гарячі страви, Перекуси, Напої, Прохання.
• Пишіть опис в один рядок з основними інгредієнтами і розміром порції. «Курячий суп з локшиною, 350 мл» працює краще, ніж «Суп від бабусі».
• Позначте алергени для кожної страви. Якщо не впевнені, спитайте кухню зараз, а не після запитання першого гостя.
• Встановіть ціни, враховуючи плату за доставку, якщо вона є. Плата має бути видимою, а не сюрпризом у рахунку.
• Додайте години доступності для кожної категорії, щоб нічого не можна було замовити, коли кухня зачинена.

Спочатку напишіть меню основною мовою. Потім перекладіть мовами, якими справді говорять ваші гості: зазвичай англійська плюс ще дві-три. Якщо є змога, попросіть носія мови переглянути назви страв.

14:30. Фото з телефона (45 хвилин)

Фотограф не потрібен. Попросіть кухню один раз подати 8-10 головних страв, піднесіть їх до вікна і зніміть на телефон.

• Денне світло, без спалаху, кут приблизно 45 градусів.
• Простий фон: дерев'яна дошка, біла тарілка, нейтральна таця.
• Однаковий кут і фон для всіх страв, тоді меню виглядає цілісно.
• Воду, стандартні напої і прохання можна не фотографувати, тексту достатньо.

Якщо хочете деталей, у нас є окремий матеріал про фото страв на телефон. А страви потім з'їсть персонал, приємний бонус у день запуску.

15:15. Створіть і надрукуйте QR-коди (45 хвилин)

• Створіть окремий QR-код для кожного номера. Код має одразу відкривати меню, прив'язане до цього номера, щоб гість не вводив номер вручну.
• Спершу надрукуйте тестову сторінку і відскануйте її з відстані близько 40 см двома різними телефонами: старішим Android та iPhone.
• Розумний мінімум для сканування з відстані витягнутої руки: код шириною хоча б 3-4 см.
• Оберіть тримач, який переживе прибирання: заламінована картка, акрилова підставка чи наліпка на твердій поверхні. Глянцевий папір під настільною лампою відблискує, краще його уникати.
• Дрібно напишіть номер кімнати на звороті кожної картки, щоб покоївка поставила її в правильний номер.

Біля коду додайте один короткий рядок двома-трьома мовами, наприклад «Замовте сніданок і рум-сервіс. Відскануйте камерою телефона.» та «Сума додається до рахунку за номер».

16:00. Підключіть і проінструктуйте персонал (40 хвилин)

• Поставте екран замовлень на планшет на рецепції або на кухні. Тримайте його постійно на зарядці і вимкніть автоблокування.
• Підключіть телефони працівників до сповіщень у Telegram, щоб нове замовлення почули, навіть коли на планшет ніхто не дивиться.
• Покажіть кожному на зміні повний цикл: надходить замовлення, прийняти одним дотиком, приготувати, віднести, позначити доставленим.
• Домовтеся про час реакції. Наприклад: прийняти протягом 3 хвилин і назвати гостю реальний час доставки.
• Поясніть, як суми потрапляють на рахунок номера і хто перевіряє їх при виїзді.
• Напишіть інструкцію на пів сторінки для нічної зміни і приклейте біля планшета.

16:40. Розставте коди в номерах (30 хвилин)

Покоївки можуть зробити це під час денного обходу. Ставте код там, де гість сидить чи лежить: на письмовий стіл або приліжкову тумбу, а не в шухляду чи на двері зсередини. Для старту одного коду на номер достатньо.

17:10. Тестові замовлення (30 хвилин)

Цей крок найчастіше пропускають, і саме він рятує перший вечір.

• Відскануйте код у двох-трьох різних номерах, по одному на кожному поверсі.
• З кожного зробіть справжнє замовлення: сніданок на завтра, гарячу страву, прохання про рушники.
• Перевірте, що замовлення показує правильний номер, правильні позиції і зрозумілу персоналу мову.
• Прийміть на планшеті, перевірте повідомлення в Telegram, віднесіть у номер, закрийте замовлення.
• Перевірте, що сума потрапила на рахунок саме цього номера.
• Спробуйте замовити з закритої категорії. Система має це заблокувати.

Виправте знайдене і протестуйте ще раз.

17:40. Розкажіть гостям

• Рецепція згадує про це при заселенні одним реченням: «Сніданок і напої можна замовити з телефона, код на столі в номері».
• Додайте один рядок у лист перед приїздом і на вітальну картку.
• Порахуйте замовлення за перший тиждень і спитайте двох-трьох гостей, що їм було незрозуміло.

Чекліст дня запуску

Якщо ви ще обираєте між QR-меню і друкованою папкою, порівняння QR-меню і паперового меню допоможе зважити плюси й мінуси.

Roomtray створений саме для такого запуску за один день. Безкоштовний тариф покриває до 15 номерів, Pro коштує €19 на місяць для об'єктів до 200 номерів, перший місяць безкоштовно і без картки. Можна зареєструватися і пройти цей чекліст того ж дня.