Zimmerbestellung an einem Nachmittag starten: Checkliste

Die Zimmerbestellung einzuführen klingt nach einem Projekt mit Meetings, Dienstleister und einer Schulungswoche. In einer Pension oder einem kleinen Hotel reicht oft ein konzentrierter Nachmittag. Sie brauchen eine Zimmerliste, eine kurze Karte, ein paar Handyfotos, gedruckte QR-Codes und eine Person im Dienst, die weiß, was bei der ersten Bestellung zu tun ist.

Diese Checkliste geht von einem Haus mit 10 bis 60 Zimmern aus, mit Frühstück oder kleiner Küche (oder einem Partner, der kocht), und von einer Person, die alles einrichtet. Die Uhrzeiten sind ein Beispielplan für einen ruhigen Nachmittag, etwa von 13 bis 18 Uhr.

Vor dem Start: drei Dinge entscheiden

Nehmen Sie sich dafür 15 Minuten, bevor Sie irgendeine Software öffnen. Alles andere baut darauf auf.

1. Was können Gäste bestellen? Frühstück aufs Zimmer, Snacks und Getränke, einfache warme Gerichte, Wünsche an das Housekeeping (Handtücher, extra Kissen, Reinigung). Fangen Sie mit dem an, was Sie ohnehin anbieten.
2. Wann? Notieren Sie Zeiten je Kategorie. Zum Beispiel: Frühstück 7:00-10:30, Küche 12:00-21:00, Getränke und Snacks bis 23:00, Wünsche rund um die Uhr.
3. Wer nimmt an, wer liefert? Im kleinen Haus nimmt oft die Rezeption an, und Küche oder Nachtportier bringen die Bestellung aufs Zimmer. Ein Name pro Schicht, nicht „wer gerade Zeit hat“.

13:00 Uhr: Zimmer und Grundeinstellungen (30 Minuten)

• Legen Sie das Haus an, stellen Sie Währung, Zeitzone und Hauptsprache ein.
• Erfassen Sie die Zimmer genau so, wie sie an den Türen nummeriert sind. Denken Sie an Suiten, Zimmer im Nebenhaus und Apartments. Ein fehlendes Zimmer bedeutet einen Gast, der nicht bestellen kann.
• Gruppieren Sie die Zimmer nach Etage oder Gebäude, wenn Ihre Lieferwege davon abhängen.
• Entscheiden Sie, ob Sie die Prüfung beim Check-in von Anfang an nutzen wollen (die Rezeption trägt den Nachnamen des Gastes ein, Bestellungen gehen nur mit passendem Nachnamen durch). In einer kleinen Pension können Sie auch ohne starten und sie später aktivieren.

13:30 Uhr: Eine kurze Karte schreiben (60 Minuten)

Der häufigste Fehler beim Start ist, die komplette Restaurantkarte zu übernehmen. Zimmerservice braucht weniger Gerichte, die den Weg aufs Zimmer gut überstehen.

• Starten Sie mit 15 bis 30 Positionen. Fünf Frühstücksartikel, fünf bis acht warme Gerichte oder Snacks, Getränke und fünf Housekeeping-Wünsche reichen völlig.
• Nutzen Sie verständliche Kategorien: Frühstück, Warme Gerichte, Snacks, Getränke, Wünsche.
• Schreiben Sie einzeilige Beschreibungen mit Hauptzutaten und Portionsgröße. „Hühnersuppe mit Nudeln, 350 ml“ funktioniert besser als „Omas Suppe“.
• Kennzeichnen Sie Allergene bei jedem Gericht. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie die Küche jetzt und nicht erst, wenn der erste Gast fragt.
• Legen Sie Preise fest, inklusive einer eventuellen Servicegebühr. Die Gebühr muss sichtbar sein und darf keine Überraschung auf der Rechnung werden.
• Hinterlegen Sie Verfügbarkeitszeiten je Kategorie, damit nichts bestellt werden kann, wenn die Küche zu hat.

Schreiben Sie die Karte zuerst in Ihrer Hauptsprache. Übersetzen Sie sie dann in die Sprachen, die Ihre Gäste tatsächlich sprechen, meist Englisch plus zwei oder drei weitere. Lassen Sie die Gerichtnamen nach Möglichkeit von Muttersprachlern gegenlesen.

14:30 Uhr: Fotos mit dem Handy (45 Minuten)

Sie brauchen keinen Fotografen. Bitten Sie die Küche, die 8 bis 10 wichtigsten Gerichte einmal anzurichten, stellen Sie sie ans Fenster und fotografieren Sie mit dem Handy.

• Tageslicht, kein Blitz, aus etwa 45 Grad.
• Ruhiger Hintergrund: Holzbrett, weißer Teller, neutrales Tablett.
• Gleicher Winkel und Hintergrund für alle Gerichte, dann wirkt die Karte einheitlich.
• Wasser, Standardgetränke und Housekeeping-Wünsche brauchen kein Foto, Text reicht.

Mehr Details finden Sie in unserem Beitrag zu Speisekartenfotos mit dem Handy. Die Gerichte isst danach das Team, ein netter Nebeneffekt am Starttag.

15:15 Uhr: QR-Codes erzeugen und drucken (45 Minuten)

• Erzeugen Sie einen QR-Code pro Zimmer. Jeder Code muss die Karte bereits mit dem richtigen Zimmer verknüpft öffnen, damit der Gast keine Zimmernummer eintippt.
• Drucken Sie zuerst eine Testseite und scannen Sie sie aus etwa 40 cm mit zwei verschiedenen Handys, einem älteren Android und einem iPhone.
• Als sinnvolles Minimum für das Scannen auf Armlänge gilt eine Codebreite von 3 bis 4 cm.
• Wählen Sie einen Halter, der die Reinigung übersteht: laminierte Karte, Acrylaufsteller oder Aufkleber auf fester Fläche. Glänzendes Papier unter der Schreibtischlampe spiegelt.
• Schreiben Sie die Zimmernummer klein auf die Rückseite jeder Karte, damit das Housekeeping sie ins richtige Zimmer stellt.

Neben den Code gehört eine kurze Zeile in zwei oder drei Sprachen, etwa „Frühstück und Zimmerservice bestellen. Mit der Handykamera scannen.“ und „Wird auf Ihre Zimmerrechnung gebucht“.

16:00 Uhr: Team verbinden und einweisen (40 Minuten)

• Stellen Sie die Bestellübersicht auf einem Tablet an der Rezeption oder in der Küche bereit. Dauerhaft am Ladekabel, automatische Sperre aus.
• Verbinden Sie die Handys der Mitarbeiter mit Benachrichtigungen in Telegram, damit eine neue Bestellung auch gehört wird, wenn niemand aufs Tablet schaut.
• Zeigen Sie jeder Person im Dienst den ganzen Ablauf: Bestellung kommt, mit einem Tipp annehmen, zubereiten, liefern, als geliefert markieren.
• Vereinbaren Sie Reaktionszeiten. Zum Beispiel: innerhalb von 3 Minuten annehmen und dem Gast eine realistische Lieferzeit nennen.
• Erklären Sie, wie Beträge auf die Zimmerrechnung kommen und wer sie beim Check-out prüft.
• Schreiben Sie eine halbe Seite für den Nachtdienst und kleben Sie sie neben das Tablet.

16:40 Uhr: Codes in die Zimmer bringen (30 Minuten)

Das kann das Housekeeping bei der Nachmittagsrunde erledigen. Der Code gehört dorthin, wo der Gast sitzt oder liegt: auf den Schreibtisch oder den Nachttisch, nicht in eine Schublade und nicht an die Innenseite der Tür. Ein Code pro Zimmer reicht für den Anfang.

17:10 Uhr: Testbestellungen (30 Minuten)

Diesen Schritt lassen viele aus, und genau er rettet den ersten Abend.

• Scannen Sie den Code in zwei oder drei verschiedenen Zimmern, möglichst auf jeder Etage eins.
• Geben Sie aus jedem eine echte Bestellung auf: ein Frühstück für morgen, ein warmes Gericht, einen Handtuchwunsch.
• Prüfen Sie, dass die Bestellung das richtige Zimmer, die richtigen Artikel und eine für das Team verständliche Sprache zeigt.
• Auf dem Tablet annehmen, Telegram-Nachricht prüfen, aufs Zimmer bringen, Bestellung abschließen.
• Prüfen Sie, dass der Betrag auf der richtigen Zimmerrechnung gelandet ist.
• Versuchen Sie, aus einer geschlossenen Kategorie zu bestellen. Das muss blockiert sein.

Beheben Sie, was auffällt, und testen Sie noch einmal.

17:40 Uhr: Gäste informieren

• Die Rezeption erwähnt es beim Check-in in einem Satz: „Frühstück und Getränke können Sie per Handy bestellen, der Code steht auf dem Schreibtisch.“
• Ergänzen Sie eine Zeile in der Mail vor Anreise und auf der Willkommenskarte.
• Zählen Sie die Bestellungen der ersten Woche und fragen Sie zwei oder drei Gäste, was unklar war.

Checkliste für den Starttag

Wenn Sie noch zwischen QR-Karte und gedruckter Mappe abwägen, hilft unser Vergleich QR-Speisekarte oder Papierkarte.

Roomtray ist genau für so einen Start an einem Nachmittag gebaut. Der kostenlose Tarif reicht für bis zu 15 Zimmer, Pro kostet 19 € im Monat für bis zu 200 Zimmer, der erste Monat ist kostenlos und ohne Karte. Sie können ein Konto anlegen und diese Checkliste noch heute abarbeiten.